Cópia de segurança dos dados das PME

A perda de dados, seja relacionada a clientes, colaboradores ou fornecedores, pode causar danos profundos e duradouros aos processos empresariais. Por esse motivo, é fundamental definir um conceito de backup de dados adequado e implementar a melhor estratégia de backup possível para a sua empresa desde o início, garantindo sua execução regular. Como responsável pela área de TI ou, especialmente, como diretor-geral, a gestão do armazenamento de dados está sob a sua responsabilidade. A seguir, apresentamos tudo o que precisa saber para desenvolver um conceito de backup eficiente, além de fornecer um modelo prático (exemplo em PDF disponível no link abaixo).

O caminho para uma estratégia de backup eficiente

Se deseja implementar uma nova estratégia de backup em sua empresa, é necessário, primeiramente, responder a algumas questões essenciais. É importante esclarecer quais dados devem ser armazenados, por quanto tempo e qual o nível de perda de dados aceitável. Para isso, recomenda-se realizar um inventário e categorizar os dados de acordo com sua relevância. Além disso, é fundamental compreender as possíveis consequências financeiras e jurídicas em caso de perda, bem como identificar os suportes de armazenamento mais adequados para a realização dos backups. A decisão depende, sobretudo, da classificação de segurança dos dados a serem protegidos.

Ao selecionar a tecnologia de armazenamento apropriada, considere o período de retenção das informações, a necessidade de legibilidade visual ou de reprodução dos dados, a portabilidade do suporte e o espaço necessário. Também é importante avaliar a sensibilidade do suporte a influências externas e a lógica de armazenamento utilizada. Em outras palavras: trata-se de um sistema de arquivos ou de um banco de dados? Com que frequência os dados podem ser gravados e qual a capacidade de armazenamento disponível? Naturalmente, o custo do suporte de armazenamento também é um fator decisivo.

Os custos potenciais em caso de perda de dados devem ser ponderados em relação aos investimentos necessários para a implementação do conceito de backup e para o armazenamento seguro dos dados. Para isso, é imprescindível escolher um local adequado e seguro para o armazenamento dos backups.

Recomenda-se sempre realizar uma análise prévia da relação custo-benefício. Siga a seguinte regra de ouro: dados e informações de alto valor devem ser protegidos em suportes de armazenamento especialmente seguros — e, portanto, geralmente mais caros — enquanto dados menos críticos podem ser armazenados em suportes de segurança intermediária, que tendem a ser mais acessíveis. Além disso, é importante definir quando e com que frequência os dados devem estar disponíveis e por quanto tempo o acesso à informação pode ser negado, considerando a frequência de uso dos dados.

A estratégia de backup também deve definir claramente o tipo de backup a ser realizado: será um backup completo, incremental ou diferencial? Nesse contexto, com que frequência a funcionalidade dos suportes de backup e a integridade dos dados devem ser verificadas? É fundamental nomear um ou mais responsáveis para implementar os processos definidos e garantir que estejam sempre atualizados quanto às regulamentações legais aplicáveis, pois a estratégia de backup deve estar em conformidade com a legislação vigente.

Perigos na ausência de uma estratégia de backup

Diversos riscos podem ameaçar os dados corporativos. Em caso de falha do sistema, sabotagem, ataques de hackers, vírus ou worms, todos os dados armazenados podem ser perdidos. Fatores ambientais, como raios, incêndios ou inundações, também podem causar grandes perdas de informação. Para proteger a sua empresa contra a paralisação causada por tais perdas, é essencial realizar backups regulares dos dados sensíveis, armazenando-os separadamente das informações originais e protegendo-os ao máximo contra as ameaças mencionadas. Uma análise de riscos pode identificar antecipadamente quais dados estão mais vulneráveis e quais danos são mais prováveis, permitindo o reforço da segurança, por exemplo, com o uso de criptografia ou firewalls.

A gestão eficiente do armazenamento e a definição de uma estratégia de backup adequada tornaram-se critérios decisivos para o sucesso empresarial. Uma empresa que precise interromper ou restringir suas atividades devido a uma grande perda de dados — mesmo que temporariamente — pode perder a confiança de clientes, fornecedores e colaboradores, além de sua posição competitiva e de sofrer prejuízos financeiros significativos.

Documentando a estratégia de backup em um conceito estruturado

Após responder a todas as questões relativas à situação da sua empresa, ponderar as alternativas e avaliar custos e benefícios, é fundamental registrar a estratégia definida em um conceito de backup formalizado.

Dependendo dos tempos máximos de inatividade acordados, dos recursos financeiros disponíveis e da frequência das alterações de dados, deve-se optar pelo método de backup completo, diferencial ou incremental.

Enquanto o backup completo realiza a cópia de todo o sistema — incluindo todos os dados, versões atuais de software e do sistema operacional —, os métodos diferencial e incremental registram apenas as alterações ocorridas desde o último backup completo. No backup diferencial, todas as modificações desde o último backup completo são armazenadas, enquanto no backup incremental cada alteração é salva separadamente até o próximo backup completo.

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