Copia de seguridad de datos para PYME

Pérdida de datos, ya sean de clientes, empleados o proveedores, puede provocar daños duraderos y profundos en los procesos empresariales. Por ello, es fundamental definir desde el principio un concepto de copia de seguridad de datos adecuado y la mejor estrategia posible para su empresa, así como aplicarla de manera regular. Como responsable de TI y, especialmente, como director general, la gestión del almacenamiento recae en sus manos. A continuación, no solo le proporcionaremos toda la información necesaria para desarrollar un concepto de copia de seguridad eficaz, sino que también le remitiremos a una plantilla práctica (y a un ejemplo en PDF, enlace más abajo).

El camino hacia una estrategia de copia de seguridad adecuada

Si desea implantar una nueva estrategia de copia de seguridad en su empresa, primero debe responder a algunas preguntas clave. Es imprescindible aclarar qué datos deben almacenarse, durante cuánto tiempo y qué nivel de pérdida de datos sería aceptable. Para ello, es recomendable comenzar realizando un inventario y clasificando los datos según su relevancia. Además, debe considerar las posibles consecuencias financieras y legales en caso de pérdida, así como identificar los soportes de almacenamiento más adecuados para la copia de seguridad. La decisión depende, en gran medida, de la clasificación de seguridad de los datos utilizados y de aquellos que se van a respaldar.

Al seleccionar la tecnología de almacenamiento apropiada, es importante tener en cuenta la duración de la conservación de la información, la importancia de la legibilidad visual o la posibilidad de reproducir los datos de otra forma, la portabilidad del soporte y el espacio requerido. También debe evaluarse la sensibilidad del soporte frente a influencias externas y la lógica de almacenamiento utilizada. Es decir, ¿se basa en un sistema de archivos o en una base de datos? ¿Con qué frecuencia pueden grabarse los datos y cuál es la capacidad de almacenamiento disponible? Por supuesto, el precio del soporte de almacenamiento también es un factor decisivo.

Es fundamental sopesar los costes potenciales en caso de pérdida frente a los que supondría la implementación y el mantenimiento de la estrategia de copia de seguridad. Para ello, debe seleccionarse un lugar adecuado y seguro para el almacenamiento de las copias.

Siempre se recomienda realizar previamente un análisis de costes y beneficios. Siga la siguiente regla empírica: los datos e información de alto valor deben respaldarse en soportes especialmente seguros y, por tanto, normalmente más costosos, mientras que los datos menos críticos pueden almacenarse en soportes de seguridad media y menor coste. Además, debe determinarse cuándo y con qué frecuencia deben estar disponibles los datos y durante cuánto tiempo puede permitirse la denegación de acceso, en función de la frecuencia de uso.

También debe definirse claramente la estrategia de copia de seguridad en cuanto al tipo de respaldo: ¿debe realizarse una copia completa, incremental o diferencial? En este contexto, ¿con qué frecuencia debe comprobarse la funcionalidad de los soportes y la integridad y coherencia de los datos? Es esencial seleccionar y designar cuidadosamente a una o varias personas responsables de aplicar los procesos acordados. Asimismo, es su tarea mantenerse informados sobre la normativa legal vigente, ya que la estrategia de copia de seguridad debe cumplirla en todo momento.

Peligros en ausencia de una estrategia de copia de seguridad

Existen numerosos riesgos que pueden amenazar los datos empresariales. En caso de caída del sistema, sabotaje, ataques de hackers, virus o gusanos, pueden perderse todos los datos almacenados en los equipos. Factores ambientales adversos, como rayos, incendios o inundaciones, también pueden provocar grandes pérdidas de información. Para protegerse de la inoperatividad derivada de una pérdida de este tipo, es esencial realizar copias de seguridad periódicas de los datos críticos, almacenándolas separadas de la información original y protegiéndolas al máximo de las amenazas mencionadas. Un análisis de riesgos puede ayudar a identificar de antemano qué datos son especialmente vulnerables y qué daños son más probables. De este modo, la seguridad de los datos puede reforzarse proactivamente, por ejemplo, mediante programas de cifrado o la instalación de cortafuegos.

La gestión del almacenamiento y la definición de una estrategia de copias de seguridad adecuada se han convertido en criterios decisivos para el éxito empresarial. Una empresa que deba cesar o restringir sus operaciones debido a una gran pérdida de datos, aunque solo sea temporalmente, puede perder la confianza de clientes, proveedores y empleados, así como su posición competitiva, sin olvidar las pérdidas financieras asociadas.

Documentar la estrategia de copia de seguridad en un concepto estructurado

Una vez haya respondido a todas estas preguntas en relación con las circunstancias de su empresa, sopesado las alternativas y evaluado los costes frente a los beneficios, es importante documentar la estrategia formulada en un concepto de copia de seguridad.

En función de los tiempos máximos de inactividad acordados, los recursos financieros disponibles y la frecuencia de los cambios de datos, se decidirá entre los métodos de copia de seguridad completa, diferencial o incremental.

Mientras que la copia de seguridad completa realiza un respaldo de todo el sistema —es decir, de todos los datos, las versiones actuales del software y el sistema operativo en su estado actual—, los métodos diferencial e incremental solo registran los cambios producidos desde la última copia completa. Si se opta por una copia diferencial, los cambios se guardan en relación con la última copia completa, transfiriendo todos los estados de memoria realizados desde entonces. En el caso de la copia incremental, cada estado de memoria se guarda por separado hasta la siguiente copia completa.

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