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Protección de datos de las PYME
La estrategia de copias de seguridad adecuada para tu empresa
La pérdida de datos, ya sea relacionada con los clientes, los empleados o los proveedores, puede causar un daño duradero y profundo a los procesos empresariales. Por lo tanto, hay que definir en una fase temprana un concepto de copia de seguridad de datos adecuado y la mejor estrategia de copia de seguridad posible para su empresa, y aplicarla con regularidad. Como responsable de TI y, sobre todo, como director general, la gestión del almacenamiento está en sus manos. A continuación, no sólo le decimos todo lo que necesita saber para desarrollar un concepto de copia de seguridad adecuado, sino que también le remitimos a un ejemplo de concepto de copia de seguridad de datos adecuado (y le damos un ejemplo de concepto de copia de seguridad de datos, archivo PDF, enlace más abajo).
El camino hacia una estrategia de backup adecuadaSi se quiere implantar una nueva estrategia de copias de seguridad en la empresa, primero hay que responder a algunas preguntas. Hay que aclarar qué datos deben almacenarse durante cuánto tiempo y qué pérdida de datos con el paso del tiempo seguiría siendo justificable. Así que primero se hace un balance de los datos y se clasifican según su relevancia. Además, debe quedar claro cuáles podrían ser las peores consecuencias financieras y legales y qué medios de almacenamiento son los más adecuados para la copia de seguridad de los datos. La decisión depende sobre todo de la clasificación de seguridad de los datos utilizados y de los que se va a hacer una copia de seguridad. Al elegir un medio de almacenamiento, es importante ser consciente de las consecuencias financieras y legales A la hora de elegir la tecnología de almacenamiento adecuada, hay que tener en cuenta durante cuánto tiempo se va a conservar la información, la importancia de la legibilidad visual o si los datos van a ser reproducidos de alguna otra manera, lo transportable que es el soporte de datos y el espacio que requiere. También hay que aclarar lo sensible que es el medio a las influencias externas y qué lógica de almacenamiento sigue. ¿Está basado en un sistema de archivos o en una base de datos y con qué frecuencia se pueden registrar los datos y con qué capacidad de almacenamiento? Por supuesto, el precio del soporte de datos también es decisivo.
Los posibles costes en caso de pérdida deben sopesarse frente a los que supondría el concepto de copia de seguridad como tal y el almacenamiento de los medios de almacenamiento. Se debe seleccionar y determinar un lugar adecuado y seguro para este fin. Se debe seleccionar y determinar un lugar adecuado y seguro para este fin
Se recomienda hacer un cálculo de costes y beneficios por adelantado en cualquier caso. Aquí debería observar la siguiente regla general: Los datos y la información de gran valor deben respaldarse en medios de almacenamiento especialmente seguros y, por tanto, normalmente más caros, mientras que los datos menos importantes pueden almacenarse en medios medianamente seguros y, por tanto, menos caros. Además, debe determinarse cuándo o con qué frecuencia deben estar disponibles los datos en cuestión y durante cuánto tiempo puede denegarse el acceso a la información como máximo, en función de la frecuencia de uso de los datos. La estrategia de copia de seguridad de los datos con respecto al tipo de copia de seguridad también debe estar claramente regulada: ¿Se debe realizar la copia de seguridad de los datos como una copia de seguridad completa, incremental o diferencial? ¿Con qué frecuencia debe comprobarse la funcionalidad de los soportes de copia de seguridad y la integridad y coherencia de los datos en este contexto? Hay que seleccionar y nombrar cuidadosamente a una persona o varios empleados responsables para aplicar los procesos decididos. Su tarea es también estar siempre al tanto de la normativa legal aplicable, ya que la estrategia de backup debe cumplirla. Todos los empleados deben conocer la normativa legal aplicable
Muchos peligros pueden amenazar los datos relacionados con la empresa. En caso de caída del sistema, sabotaje, ataques de hackers, virus o gusanos, todos los datos guardados en el ordenador pueden perderse. Las influencias ambientales perjudiciales, como la caída de un rayo, un incendio o una inundación, también pueden causar grandes pérdidas de información. Para protegerse de la imposibilidad de actuar como consecuencia de una pérdida de este tipo, es absolutamente necesario hacer copias de seguridad de los datos que merece la pena proteger a intervalos regulares, que se almacenan por separado de la información original y se protegen lo mejor posible de dichas influencias. Un análisis de amenazas puede aclarar de antemano qué datos están especialmente en riesgo y qué daños son más probables. De este modo, la seguridad de los datos puede aumentarse de antemano, por ejemplo, con la ayuda de programas de encriptación o la instalación de cortafuegos
La gestión del almacenamiento y la definición de una estrategia de copia de seguridad adecuada para la propia empresa se ha convertido en un criterio decisivo para el éxito de una empresa.Una empresa que tiene que detener o limitar sus operaciones debido a una gran pérdida de datos, aunque sólo sea temporalmente, puede perder no sólo la confianza de sus clientes, proveedores y empleados, sino también su posición competitiva, por no hablar de las pérdidas financieras que dicha pérdida conlleva
Una vez que haya respondido a todas estas preguntas con respecto a las circunstancias existentes en su empresa, sopesado las alternativas entre sí y los costes frente a los beneficios, se trata de registrar la estrategia formulada en un concepto de respaldo.
Dependiendo de los tiempos máximos de inactividad acordados, de los recursos financieros que se puedan gastar y de cuántos cambios de datos se vayan a realizar en qué intervalos, se decide el método de copia de seguridad completa, copia de seguridad diferencial o copia de seguridad incremental. Mientras que la copia de seguridad completa siempre hace una copia de seguridad de todo el sistema, es decir, de todos los datos, de las versiones de software actuales y del sistema operativo en su estado actual, los métodos diferencial e incremental sólo registran los cambios que se producen mientras tanto. Si se utiliza una copia de seguridad diferencial, el cambio se guarda en relación con la última copia de seguridad completa, por lo que también se toman todos los estados de memoria realizados desde la última copia de seguridad completa. Si se utiliza una copia de seguridad incremental, cada estado de la memoria se guarda por separado hasta la siguiente copia de seguridad completa.
Por razones organizativas, el concepto de copia de seguridad debe estar escrito y claramente expuesto para que pueda ser utilizado como material informativo y como guía. Una plantilla de concepto de copia de seguridad bien estructurada (descarga aquí) para un plan de copia de seguridad de datos puede ser de gran ayuda. Si desea orientarse sobre los conceptos existentes y busca un ejemplo de concepto de protección de datos adecuado, conceptos de ejemplo, entre los que se encuentra emitidos por la BSI, están a su disposición
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Alexander Vogt es el responsable del Soporte Premium de Langmeier Software, lo que le convierte en la persona más indicada para contactar con las soluciones de copia de seguridad de Langmeier y el aBusiness Suite.