Backup dei dati delle PMI

La perdita di dati – siano essi relativi a clienti, dipendenti o fornitori – può causare danni profondi e duraturi ai processi aziendali. È pertanto fondamentale definire tempestivamente un concetto di backup dei dati adeguato e implementare la migliore strategia di backup possibile per la Sua azienda, assicurandone l’esecuzione regolare. In qualità di responsabile IT o amministratore delegato, la gestione dello storage ricade sotto la Sua responsabilità. Di seguito, Le illustreremo tutto ciò che deve sapere per sviluppare un concetto di backup efficace e Le forniremo anche un modello pratico (in formato PDF, link in fondo all’articolo).

Il percorso verso una strategia di backup efficace

Per implementare una nuova strategia di backup nella Sua azienda, è essenziale rispondere preliminarmente ad alcune domande chiave. Occorre chiarire quali dati devono essere conservati, per quanto tempo e quale livello di perdita di dati sia accettabile. Inizi quindi con una valutazione della situazione attuale, classificando i dati in base alla loro rilevanza. È inoltre importante considerare le possibili conseguenze finanziarie e legali in caso di perdita e individuare i supporti di archiviazione più idonei per il backup. La scelta dipende principalmente dalla classificazione di sicurezza dei dati da proteggere.

Nella selezione della tecnologia di archiviazione più adatta, prenda in considerazione la durata della conservazione, la necessità di leggibilità nel tempo, la trasportabilità del supporto e lo spazio richiesto. Valuti anche la sensibilità del supporto alle influenze esterne e la logica di archiviazione adottata: si tratta di un sistema basato su file o su database? Con quale frequenza vengono registrati i dati e qual è la capacità di archiviazione necessaria? Naturalmente, anche il costo del supporto di archiviazione rappresenta un fattore determinante.

I costi potenziali derivanti da una perdita di dati devono essere confrontati con quelli necessari per l’implementazione e la manutenzione del concetto di backup, nonché per la conservazione sicura dei supporti. A tal fine, è indispensabile individuare una sede adeguata e sicura per lo storage.

Si consiglia sempre di effettuare un’analisi costi-benefici preventiva. Segua questa regola empirica: i dati e le informazioni di alto valore dovrebbero essere salvati su supporti particolarmente sicuri – e quindi generalmente più costosi – mentre i dati meno critici possono essere archiviati su supporti di sicurezza media, più economici. È inoltre necessario stabilire quando e con quale frequenza i dati devono essere disponibili e per quanto tempo può essere tollerata l’indisponibilità delle informazioni, in base alla frequenza di utilizzo.

La strategia di backup deve essere chiaramente definita anche in relazione alla tipologia di backup: si opta per un backup completo, incrementale o differenziale? In questo contesto, con quale frequenza si verifica la funzionalità dei supporti di backup e l’integrità dei dati? È fondamentale designare con attenzione una o più persone responsabili dell’implementazione dei processi concordati. Tali figure devono anche mantenersi aggiornate sulle normative vigenti, poiché la strategia di backup deve essere conforme alle disposizioni legali applicabili.

I rischi in assenza di una strategia di backup

I dati aziendali possono essere minacciati da numerosi pericoli. In caso di crash di sistema, sabotaggio, attacchi hacker, virus o worm, tutti i dati memorizzati possono andare persi. Anche eventi ambientali come fulmini, incendi o allagamenti possono causare gravi perdite di informazioni. Per proteggersi dal rischio di inattività dovuto a tali eventi, è essenziale eseguire regolarmente backup dei dati sensibili, archiviandoli separatamente dagli originali e proteggendoli il più possibile dalle minacce sopra citate. Un’analisi preventiva delle minacce consente di identificare i dati più a rischio e i danni potenzialmente più gravi. In questo modo, la sicurezza può essere rafforzata in anticipo, ad esempio tramite software di crittografia o firewall.

La gestione dello storage e la definizione di una strategia di backup adeguata sono oggi criteri decisivi per il successo aziendale. Un’azienda costretta a interrompere o limitare le proprie attività a causa di una perdita significativa di dati – anche solo temporaneamente – rischia di perdere la fiducia di clienti, fornitori e dipendenti, nonché la propria posizione competitiva, senza contare le potenziali perdite finanziarie.

Documentare la strategia di backup in un concetto strutturato

Dopo aver risposto a tutte le domande relative alle specificità della Sua azienda e aver valutato costi e benefici delle diverse alternative, è fondamentale formalizzare la strategia scelta in un concetto di backup scritto.

In base ai tempi massimi di inattività tollerabili, alle risorse finanziarie disponibili e alla frequenza delle modifiche ai dati, si può optare per un backup completo, differenziale o incrementale.

Il backup completo prevede la copia integrale di tutti i dati, delle versioni software correnti e del sistema operativo nello stato attuale. I metodi differenziale e incrementale invece registrano solo le modifiche intervenute dall’ultimo backup completo: il backup differenziale salva tutte le modifiche rispetto all’ultimo backup completo, mentre quello incrementale registra ogni cambiamento separatamente fino al successivo backup completo.

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