Продуктивність та управління часом

Зустрічі не руйнують компанії. Погані звички зустрічатися руйнують!

За всі роки, що я консультую менеджерів з питань ефективності роботи, я знову і знову стикаюся з однією проблемою: Стрес від дедлайнів, календарний хаос, пропущені зустрічі та дивне відчуття провини за те, що ви багато говорите, але нічого не робите.

Я знаю, про що говорю. Колись я сам був майстром пропущених зустрічей - класичним тайм-джекером, який думав, що у нього все під контролем, в той час як в його щоденнику панував хаос.

А мати власного асистента чи секретаря, який би займався лише організацією зустрічей? Багато хто про це мріє, але коли справа доходить до найму, ті ж самі менеджери раптом махають рукою. Занадто дорого. Занадто багато зусиль. "Я зроблю це сам".

Результат зрозумілий: календар, схожий на поле бою, і відчуття, що руки ніколи не дійдуть до того, що дійсно важливо.
Саме тому я зібрала кілька золотих правил ефективності щоденника, які перевірила роками. Правил, які не тільки економлять мій час, але й енергію. Правила, які я рекомендую кожному менеджеру - до того, як він надішле ще три пропозиції зустрічей з темою листа "Який у вас графік?".

Мої правила проведення зустрічей для ефективності:

1. жодних зустрічей у понеділок.

Понеділок - не день зустрічей. Понеділок - це день координації. Якщо ви вже сидите на дзвінках до того, як розпланували свій тиждень, ви будете під контролем інших з самого початку.

2. Ніколи не надсилайте більше однієї пропозиції про зустріч.

"Вибирайте" - це ввічливо, але неефективно. Це змушує працювати. Для всіх. Натомість: фіксована пропозиція або, щонайбільше, чіткий діапазон:

"Вівторок, четвер або п'ятниця з 14:00 до 18:00". Зроблено.

3. ніяких онлайн-календарів для самостійного вибору.

Звучить розумно, але це не так. Ці посилання працюють лише на папері. Що відбувається насправді: Люди призначають вам зустрічі, які вам зовсім не підходять. Занадто спонтанно. Між двома фазами фокусування. Ваш розум все одно вже зайнятий чимось іншим.

4. використовуйте планувальник зустрічей, який думає за вас.

Хороший інструмент - на вагу золота:
- Автоматично вставляти посилання на зустріч.
- Автоматично формулювати пропозицію електронної пошти.
- Ніяких кліків, ніякого копіювання та вставки.

Якщо ваш інструмент не робить за вас, він краде ваш час.

5. Дозвольте собі нагадувати - як генеральний директор.

Я тричі нагадую собі про кожну зустріч за допомогою текстового повідомлення:
- Напередодні ввечері о 21:50 (перед сном)
- За три години до
- За годину до

6. встановіть нагадування на гучний звук.

Не вібруючий. Не беззвучне. Гучне. І довге.
Тому що тихі нагадування марні, якщо ти глибоко замислився або перебуваєш у тунелі.

Що варто взяти з собою

Зустрічі - це інструменти.

Але тільки в тому випадку, якщо ви використовуєте їх правильно.

Інакше це просто дорогі чати із запрошеннями з Outlook.

Про автора
Засновник і генеральний директор Langmeier Software
Я не хочу нічого ускладнювати. Я не хочу розробляти ідеальне програмне забезпечення для бізнесу. Я не хочу бути включеним до списку найкращих технологій. Тому що це не те, для чого потрібні бізнес-додатки. Вони для того, щоб забезпечити надійний захист ваших даних. І це означає, що все має працювати безперебійно, поки ви зберігаєте повний контроль і можете зосередитися на розвитку вашого бізнесу. Простота та надійність - це мої керівні принципи, які надихають мене щодня.