Бізнес та ІТ
Зустрічі не руйнують компанії. Погані звички зустрічатися руйнують!
За всі роки, що я консультую менеджерів з питань ефективності роботи, я знову і знову стикаюся з однією проблемою: Стрес від дедлайнів, календарний хаос, пропущені зустрічі та дивне відчуття провини за те, що ви багато говорите, але нічого не робите.
Я знаю, про що говорю. Колись я сам був майстром пропущених зустрічей - класичним тайм-джекером, який думав, що у нього все під контролем, в той час як в його щоденнику панував хаос.
А спеціальний асистент тільки для управління зустрічами? Багато менеджерів мріють про це, але коли справа доходить до найму, ці ж менеджери раптом махають рукою. Занадто дорого. Занадто багато зусиль. "Я зроблю це сам".
Результат зрозумілий: календар, схожий на поле бою, і відчуття, що руки ніколи не дійдуть до того, що дійсно важливо.
Саме тому я зібрала кілька золотих правил ефективності щоденника, які перевірила роками. Правил, які не тільки економлять мій час, але й енергію. Правила, які я рекомендую кожному менеджеру - до того, як він надішле ще три пропозиції зустрічей з темою листа "Який у вас графік?".
Мої правила проведення зустрічей для ефективності:
1 Ніяких зустрічей у понеділок.
Понеділок - не день зустрічей. Понеділок - це день координації. Якщо ви вже сидите на дзвінках до того, як розпланували свій тиждень, ви будете під контролем з самого початку.
2 Ніколи не надсилайте більше однієї пропозиції про зустріч.
"Обирайте самі" - це ввічливо, але неефективно. Це змушує працювати. Для всіх. Замість цього: фіксована пропозиція або, щонайбільше, чіткий діапазон:
"Вівторок, середа або п'ятниця між 14:00-18:00". Зроблено.
3. ніяких онлайн-календарів для самостійного вибору.
Звучить розумно, але це не так. Ці посилання працюють лише на папері. Що відбувається насправді: Люди бронюють для вас зустрічі, які вам зовсім не підходять. Занадто спонтанно. Між двома фазами фокусування. Ваш розум все одно вже зайнятий чимось іншим.
4. використовуйте планувальник зустрічей, який думає за вас.
Хороший інструмент - на вагу золота:
- Автоматично вставляти посилання на зустріч.
- Автоматично формулювати пропозицію електронної пошти.
- Ніяких кліків, ніякого копіювання та вставки.
Якщо ваш інструмент не робить за вас, він краде ваш час.
5. Дозвольте собі нагадувати - як генеральний директор.
Я тричі нагадую собі про кожну зустріч за допомогою текстового повідомлення:
- Напередодні ввечері о 21:50 (перед сном)
- За три години до
- За годину до
6. встановіть нагадування на гучний звук.
Не вібруючий. Не беззвучне. Гучне. І довге.
Тому що тихі нагадування марні, якщо ви глибоко задумалися або перебуваєте в тунелі.
Що варто взяти з собою
Зустрічі - це інструменти. Але тільки в тому випадку, якщо ви використовуєте їх правильно.
Інакше це просто дорогі чати із запрошеннями з Outlook.
Брошура