Productividad y gestión del tiempo

Las reuniones no arruinan las empresas. Lo hacen los malos hábitos.

En todos los años que llevo asesorando a directivos sobre eficiencia en el trabajo, me he encontrado con una cosa una y otra vez: Estrés por los plazos, caos de calendarios, reuniones perdidas y ese extraño sentimiento de culpa de hablar demasiado pero no conseguir hacer nada.

Sé de lo que hablo. Yo mismo solía ser un maestro en faltar a reuniones, el clásico perezoso que creía tenerlo todo bajo control mientras el caos reinaba en su agenda.

¿Y tener su propio asistente o secretaria sólo para la gestión de citas? Muchos sueñan con ello, pero a la hora de contratar, los mismos gestores se despiden de repente. Demasiado caro. Demasiado esfuerzo. "Lo haré yo mismo".

El resultado está claro: una agenda como un campo de batalla... y la sensación de que nunca se llega a lo realmente importante.
Por eso, a lo largo de los años he ido recopilando algunas reglas de oro para la eficiencia de la agenda. Reglas que no sólo me ahorran tiempo, sino también energía. Reglas que recomiendo a todos los directivos, antes de que envíen otras tres propuestas de reunión con el asunto "¿Cuál es su agenda?".

Mis reglas de reunión para la eficiencia:

1. Nada de reuniones los lunes.

El lunes no es día de reuniones. El lunes es tu día de coordinación. Si ya estás atendiendo llamadas antes de tener tu semana bajo control, estarás controlado por otros desde el principio.

2. Nunca envíes más de una propuesta de cita.

"Elige tú" es educado, pero ineficaz. Da trabajo. Para todos. En su lugar: una sugerencia fija o, como mucho, un rango claro:

"Mar, jue o vie entre las 14:00-18:00". Hecho.

3. Nada de calendarios en línea para la autoselección.

Suena inteligente, pero no lo es. Estos enlaces sólo funcionan sobre el papel. Lo que ocurre en realidad: La gente te reserva citas que no te convienen en absoluto. Demasiado espontáneo. Entre dos fases de concentración. De todas formas, ya estás pensando en otra cosa.

4. utiliza un planificador de citas que piense por ti.

Una buena herramienta vale su peso en oro:
- Inserta automáticamente un enlace de reunión.
- Formula automáticamente una sugerencia de correo electrónico.
- Sin clics, sin copiar y pegar.

👉 Lo que tu herramienta no hace por ti, te roba tiempo.

5. déjate recordar - como un CEO.

Tengo cada cita grabada a fuego en mi cabeza tres veces por SMS:
- La víspera a las 21:50 (antes de ir a dormir)
- Tres horas antes
- Una hora antes

6. Pon el SMS recordatorio en alto.

No vibrante. No silencioso. Alto. Y largo.
Porque los recordatorios silenciosos son inútiles si estás sumido en tus pensamientos o en un túnel.

Lo que debes llevar contigo

Las reuniones son herramientas.

Pero sólo si las utilizas correctamente.

De lo contrario, no son más que charlas caras con invitaciones de Outlook.

Sobre el autor
Fundador y director general de Langmeier Software
No quiero complicar nada. No quiero desarrollar el software empresarial definitivo. No quiero figurar en una lista de las mejores tecnologías. Porque las aplicaciones empresariales no son eso. Se trata de asegurarse de que sus datos están perfectamente protegidos. Y se trata de asegurarse de que todo funciona sin problemas mientras usted mantiene el control total y puede centrarse en hacer crecer su negocio. La sencillez y la fiabilidad son mis principios rectores y me inspiran cada día.