Produtividade e gerenciamento de tempo

As reuniões não arruínam as empresas. Os maus hábitos de reunião sim!

Em todos os anos em que venho aconselhando gerentes sobre eficiência no trabalho, sempre me deparei com uma coisa: Estresse com prazos, caos na agenda, reuniões perdidas e aquela estranha sensação de culpa por falar demais, mas não conseguir fazer nada.

Eu sei do que estou falando. Eu mesmo costumava ser um mestre em faltar a reuniões - o clássico idiota do tempo que achava que tinha tudo sob controle enquanto o caos reinava em sua agenda.

E ter seu próprio assistente ou secretário apenas para gerenciar compromissos? Muitas pessoas sonham com isso, mas quando chega a hora de contratar, os mesmos gerentes de repente dizem adeus. É muito caro. Muito esforço. "Eu mesmo faço isso."

O resultado é claro: um calendário como um campo de batalha - e a sensação de que você nunca consegue fazer o que é realmente importante.
É por isso que, ao longo dos anos, reuni algumas regras de ouro para a eficiência da agenda. Regras que não apenas economizam meu tempo, mas também minha energia. Regras que recomendo a todos os gerentes - antes que eles enviem outras três propostas de reunião com o assunto "Qual é a sua agenda?".

Minhas regras de eficiência para reuniões:

1. Nenhuma reunião na segunda-feira.

Segunda-feira não é um dia de reunião. Segunda-feira é o seu dia de coordenação. Se você já estiver participando de chamadas antes de ter sua semana sob controle, você será controlado por outras pessoas desde o início.

2. Nunca envie mais de uma proposta de reunião.

"Faça a sua escolha" é educado, mas ineficiente. Isso dá trabalho. Para todos. Em vez disso: uma sugestão fixa ou, no máximo, um intervalo claro:

"Terças, quintas ou sextas entre 14:00 e 18:00". Pronto.

3. Nenhum calendário on-line para auto-seleção.

Parece inteligente, mas não é. Esses links só funcionam no papel. O que realmente acontece: As pessoas marcam compromissos para você que não lhe agradam em nada. Muito espontâneo. Você está entre duas fases de foco. De qualquer forma, sua mente já está em outra coisa.

4. Use um planejador de compromissos que pense por você.

Uma boa ferramenta vale seu peso em ouro:
- Inserir automaticamente um link de reunião.
- Formular automaticamente uma sugestão de e-mail.
- Você não precisa clicar, copiar e colar.

O que sua ferramenta não faz por você, ela rouba seu tempo.

5. Permita que você seja lembrado - como um CEO.

Tenho cada compromisso gravado em minha cabeça três vezes por mensagem de texto:
- Na noite anterior, às 21:50 (antes de dormir)
- Três horas antes
- Uma hora antes

6. Defina o lembrete de SMS como alto.

Não vibratório. Não silencioso. Alto. E longo.
Porque os lembretes silenciosos são inúteis se você estiver pensando muito ou em um túnel.

O que você deve levar com você

As reuniões são ferramentas.

Mas somente se você as usar corretamente.

Caso contrário, elas são apenas bate-papos caros com convites do Outlook.

Sobre o autor
Fundador e Diretor Executivo da Langmeier Software
Não quero complicar nada. Não quero desenvolver o melhor software empresarial. Não quero ser incluído numa lista de tecnologia de ponta. Porque não é disso que se tratam as aplicações de negócios. Trata-se de garantir que os teus dados estão perfeitamente protegidos. E trata-se de garantir que tudo funciona sem problemas enquanto mantém o controlo total e se pode concentrar no crescimento do seu negócio. A simplicidade e a fiabilidade são os meus princípios orientadores e inspiram-me todos os dias.