Üretkenlik ve zaman yönetimi

Toplantılar şirketleri mahvetmez. Kötü toplantı alışkanlıkları mahveder!

Yöneticilere iş verimliliği konusunda danışmanlık yaptığım onca yıl boyunca bir şeyle tekrar tekrar karşılaştım: Son teslim tarihi stresi, takvim karmaşası, kaçırılan toplantılar ve çok fazla konuşup hiçbir şey yapamamanın verdiği o garip suçluluk duygusu.

Neden bahsettiğimi biliyorum. Eskiden ben de toplantı kaçırma konusunda bir ustaydım - günlüğünde kaos hüküm sürerken her şeyin kontrol altında olduğunu düşünen klasik bir zaman delisiydim.

Ve sadece randevu yönetimi için kendi asistanınızın veya sekreterinizin olması? Pek çok insan bunun hayalini kurar, ancak iş işe almaya geldiğinde aynı yöneticiler aniden el sallar. Çok pahalı. Çok fazla çaba gerektiriyor. "Ben kendim yaparım."

Sonuç açıktır: savaş alanı gibi bir takvim - ve gerçekten önemli olan şeylere asla ulaşamadığınız hissi.
İşte bu yüzden yıllar içinde günlük verimliliği için birkaç altın kural biriktirdim. Sadece zamanımdan değil, enerjimden de tasarruf etmemi sağlayan kurallar. Her yöneticiye tavsiye ettiğim kurallar - "Programınız nedir?" konu başlığı ile üç toplantı teklifi daha göndermeden önce.

Verimlilik için toplantı kurallarım:

1. Pazartesi günü toplantı yok.

Pazartesi toplantı günü değildir. Pazartesi sizin koordinasyon gününüzdür. Haftanızı kontrol altına almadan önce toplantılara katılırsanız, en başından itibaren başkaları tarafından kontrol edilirsiniz.

2. Asla birden fazla randevu teklifi göndermeyin.

"İstediğinizi seçin" kibardır - ama verimsizdir. İşi zorlaştırır. Herkes için. Bunun yerine: sabit bir öneri veya en fazla net bir aralık:

"Salı, perşembe veya cuma 14:00-18:00 arası." Tamamdır.

3. Kendi kendine seçim için çevrimiçi takvimler yok.

Kulağa zekice geliyor ama değil. Bu bağlantılar sadece kağıt üzerinde çalışır. Gerçekte ne olur? İnsanlar sizin için size hiç uymayan randevular ayarlıyor. Çok spontane. İki odaklanma evresi arasında. Aklınız zaten başka bir şeydedir.

4. Sizin için düşünen bir randevu planlayıcısı kullanın.

İyi bir araç ağırlığınca altın değerindedir:
- Otomatik olarak bir toplantı bağlantısı ekleyin.
- Bir e-posta önerisini otomatik olarak formüle edin.
- Tıklama yok, kopyala ve yapıştır yok.

👉 Aracınızın sizin için yapmadığı şey, zamanınızı çalar.

5. Kendinize hatırlatılmasına izin verin - bir CEO gibi.

Her randevuyu üç kez kısa mesajla kafama kazımıştım:
- Bir önceki akşam saat 21:50'de (uyumadan önce)
- Üç saat önce
- Bir saat önce

6. SMS hatırlatıcısını yüksek sese ayarlayın.

Titreşimli değil. Sessiz değil. Yüksek sesle. Ve uzun.
Çünkü derin düşüncelere dalmışsanız ya da bir tüneldeyseniz sessiz hatırlatmalar işe yaramaz.

Yanınıza almanız gerekenler

Toplantılar birer araçtır.

Ancak yalnızca doğru kullanırsanız.

Aksi takdirde, Outlook davetiyeleriyle yapılan pahalı sohbetlerden ibaret olurlar.

Yazar hakkında
Langmeier Software Kurucusu ve CEO'su
Hiçbir şeyi karmaşıklaştırmak istemiyorum. En iyi iş yazılımını geliştirmek istemiyorum. En iyi teknolojiler listesinde yer almak istemiyorum. Çünkü iş uygulamalarının amacı bu değil. Bu, verilerinizin sorunsuz bir şekilde korunduğundan emin olmakla ilgili. Ve siz tam kontrolü elinizde tutarken ve işinizi büyütmeye odaklanabilirken her şeyin sorunsuz çalışmasını sağlamakla ilgilidir. Sadelik ve güvenilirlik benim yol gösterici ilkelerimdir ve bana her gün ilham verirler.