Produktywność i zarządzanie czasem

Spotkania nie rujnują firm. Robią to złe nawyki związane ze spotkaniami!

Przez wszystkie lata, kiedy doradzałem menedżerom w zakresie efektywności pracy, raz po raz spotykałem się z jedną rzeczą: Stres związany z terminami, chaos w kalendarzu, opuszczone spotkania i to dziwne poczucie winy, że za dużo mówisz, ale nic nie robisz.

Wiem, o czym mówię. Kiedyś sam byłem mistrzem w spóźnianiu się na spotkania - klasycznym pożeraczem czasu, który myślał, że ma wszystko pod kontrolą, podczas gdy w jego kalendarzu panował chaos.

A posiadanie własnego asystenta lub sekretarki tylko do zarządzania spotkaniami? Wiele osób o tym marzy, ale kiedy przychodzi do zatrudnienia, ci sami menedżerowie nagle machają na pożegnanie. Za drogo. Za dużo wysiłku. "Zrobię to sam".

Rezultat jest jasny: kalendarz jak pole bitwy - i poczucie, że nigdy nie zajmujesz się tym, co naprawdę ważne.
Właśnie dlatego przez lata zebrałem kilka złotych zasad dotyczących efektywności prowadzenia kalendarza. Zasad, które nie tylko oszczędzają mój czas, ale także energię. Zasad, które polecam każdemu menedżerowi - zanim wyślą kolejne trzy propozycje spotkań z tematem "Jaki jest twój harmonogram?".

Moje zasady efektywności spotkań:

1. żadnych spotkań w poniedziałek.

Poniedziałek nie jest dniem spotkań. Poniedziałek jest Twoim dniem koordynacji. Jeśli już siedzisz w telefonach, zanim zaczniesz kontrolować swój tydzień, będziesz kontrolowany przez innych od samego początku.

2. Nigdy nie wysyłaj więcej niż jednej propozycji spotkania.

"Wybieraj" jest uprzejme - ale nieefektywne. Utrudnia pracę. Dla każdego. Zamiast tego: stała propozycja lub co najwyżej jasny zakres:

"wtorek, czwartek lub piątek w godzinach 14:00-18:00". Gotowe.

3. Brak kalendarzy online do samodzielnego wyboru.

Brzmi mądrze, ale tak nie jest. Te linki działają tylko na papierze. Co tak naprawdę się dzieje: Ludzie rezerwują dla Ciebie spotkania, które w ogóle Ci nie odpowiadają. Zbyt spontaniczne. Pomiędzy dwiema fazami skupienia. Twój umysł i tak jest już zajęty czymś innym.

4. Korzystaj z planera spotkań, który myśli za Ciebie.

Dobre narzędzie jest na wagę złota:
- Automatycznie wstaw link do spotkania.
- Automatycznie sformułuj sugestię e-maila.
- Bez klikania, bez kopiowania i wklejania.

To, czego narzędzie nie robi za Ciebie, kradnie Twój czas.

5. Pozwól sobie przypominać - jak CEO.

Każde spotkanie mam wypalone w głowie trzy razy przez SMS:
- Wieczór wcześniej o 21:50 (przed pójściem spać)
- Trzy godziny przed
- Godzinę przed

6. ustaw głośne przypomnienie SMS.

Nie wibrujące. Nie ciche. Głośne. I długie.
Ponieważ ciche przypomnienia są bezużyteczne, jeśli jesteś głęboko zamyślony lub w tunelu.

Co powinieneś ze sobą zabrać

Spotkania to narzędzia.

Ale tylko wtedy, gdy używasz ich poprawnie.

W przeciwnym razie są to tylko drogie czaty z zaproszeniami do Outlooka.

O autorze
Założyciel i CEO Langmeier Software
Nie chcę niczego komplikować. Nie chcę tworzyć najlepszego oprogramowania biznesowego. Nie chcę znaleźć się na liście najlepszych technologii. Ponieważ nie o to chodzi w aplikacjach biznesowych. Chodzi o to, aby upewnić się, że Twoje dane są bezbłędnie chronione. Chodzi też o to, by wszystko działało płynnie, a Ty zachowałeś pełną kontrolę i mogłeś skupić się na rozwoju swojej firmy. Prostota i niezawodność to moje główne zasady, które inspirują mnie każdego dnia.