ومساعد مخصص فقط لإدارة المواعيد؟ يحلم العديد من المديرين بهذا، ولكن عندما يتعلق الأمر بالتوظيف، يلوح هؤلاء المديرون أنفسهم فجأة بالوداع. مكلف للغاية. جهد كبير جداً. "سأفعل ذلك بنفسي".

والنتيجة واضحة: تقويم أشبه بساحة معركة - والشعور بأنك لن تتمكن أبدًا من الوصول إلى ما هو مهم حقًا.

لهذا السبب قمت بجمع بعض القواعد الذهبية لكفاءة اليوميات على مر السنين. قواعد لا توفر وقتي فحسب، بل توفر طاقتي أيضًا. القواعد التي أوصي بها كل مدير - قبل أن يرسلوا ثلاثة مقترحات أخرى للاجتماعات مع سطر الموضوع "ما هو جدولك الزمني؟

قواعد اجتماعاتي لتحقيق الكفاءة:

1 لا اجتماعات يوم الاثنين.

يوم الاثنين ليس يوم اجتماع. يوم الاثنين هو يوم التنسيق الخاص بك. إذا كنت تجلس بالفعل في المكالمات قبل أن تتحكم في أسبوعك، فستكون مسيطرًا على أسبوعك منذ البداية.

2 لا ترسل أبدًا أكثر من اقتراح موعد واحد.

عبارة "اختر ما تريد" مهذبة - لكنها غير فعالة. إنها تجعل العمل للجميع. بدلاً من ذلك: اقتراح ثابت أو على الأكثر نطاق واضح:

"الثلاثاء أو الخميس أو الجمعة بين 14:00-18:00." تم.

3- لا تقويمات على الإنترنت للاختيار الذاتي.

تبدو ذكية، لكنها ليست كذلك. هذه الروابط تعمل على الورق فقط. ما يحدث بالفعل: يحجز الناس لك مواعيد لا تناسبك على الإطلاق. عفوية للغاية. بين مرحلتي تركيز. عقلك بالفعل في شيء آخر على أي حال.

4- استخدم مخطط مواعيد يفكر لك.

الأداة الجيدة تستحق وزنها ذهباً:
- إدراج رابط اجتماع تلقائيًا.
- صياغة اقتراح بريد إلكتروني تلقائيًا.
- لا نقر، لا نسخ ولصق.

👉 ما لا تفعله أداتك من أجلك، فهي تسرق وقتك.

5- دع نفسك تتذكر - مثل المدير التنفيذي.

لدي كل موعد محفور في رأسي ثلاث مرات عن طريق الرسائل النصية:
- المساء السابق في الساعة 21:50 (قبل النوم)
- قبل ثلاث ساعات
- قبل ساعة واحدة

6. اضبط تذكير الرسائل النصية القصيرة على صوت عالٍ.

ليس بالاهتزاز ليس صامتاً بصوت عالٍ وطويلة.
لأن التذكيرات الصامتة لا فائدة منها إذا كنت مستغرقاً في التفكير أو في نفق.

ما يجب أن تأخذه معك

الاجتماعات هي أدوات. ولكن فقط إذا استخدمتها بشكل صحيح.

وإلا فهي مجرد محادثات مكلفة مع دعوات Outlook.