الإنتاجية وإدارة الوقت

الاجتماعات لا تدمر الشركات. عادات الاجتماعات السيئة هي التي تفعل ذلك!

على مدار السنوات التي كنت أقدم فيها المشورة للمديرين بشأن كفاءة العمل، صادفتُ شيئًا واحدًا مرارًا وتكرارًا: ضغوط المواعيد النهائية، وفوضى التقويم، والاجتماعات الفائتة، وذلك الشعور الغريب بالذنب من كثرة الكلام وعدم إنجاز أي شيء.

أعرف ما أتحدث عنه. لقد اعتدتُ أنا نفسي أن أكون خبيرًا في تفويت الاجتماعات - ذلك الشخص الكلاسيكي الذي كان يعتقد أن كل شيء تحت السيطرة بينما تسود الفوضى في يومياته.

ووجود مساعد أو سكرتير خاص بك فقط لإدارة المواعيد؟ كثير من الناس يحلمون بذلك، ولكن عندما يتعلق الأمر بالتوظيف، يلوح نفس المديرين فجأة بالوداع. مكلف للغاية. الكثير من الجهد. "سأفعل ذلك بنفسي".

والنتيجة واضحة: تقويم أشبه بساحة معركة - والشعور بأنك لن تتمكن أبدًا من الوصول إلى ما هو مهم حقًا.
لهذا السبب قمت بجمع بعض القواعد الذهبية لكفاءة اليوميات على مر السنين. قواعد لا توفر وقتي فحسب، بل توفر طاقتي أيضًا. القواعد التي أوصي بها كل مدير - قبل أن يرسلوا ثلاثة مقترحات أخرى للاجتماعات مع سطر الموضوع "ما هو جدولك الزمني؟

قواعد اجتماعاتي لتحقيق الكفاءة

1- لا اجتماعات يوم الاثنين.

يوم الاثنين ليس يوم اجتماع. الاثنين هو يوم التنسيق الخاص بك. إذا كنت جالسًا بالفعل في مكالمات قبل أن تتحكم في أسبوعك، فسيتحكم بك الآخرون منذ البداية.

2- لا ترسل أبدًا أكثر من اقتراح موعد واحد.

"اختر ما يحلو لك" أمر مهذب - لكنه غير فعال. إنها تجعل العمل للجميع. بدلاً من ذلك: اقتراح ثابت أو على الأكثر نطاق واضح:

"الثلاثاء أو الخميس أو الجمعة بين الساعة 14:00-18:00." تم.

3- لا تقويمات على الإنترنت للاختيار الذاتي.

تبدو ذكية، لكنها ليست كذلك. هذه الروابط تعمل على الورق فقط. ما يحدث بالفعل: يحجز الناس لك مواعيد لا تناسبك على الإطلاق. عفوية للغاية. بين مرحلتي تركيز. عقلك بالفعل في شيء آخر على أي حال.

4- استخدم مخطط مواعيد يفكر لك.

الأداة الجيدة تستحق وزنها ذهباً:
- إدراج رابط اجتماع تلقائيًا.
- صياغة اقتراح بريد إلكتروني تلقائيًا.
- لا نقر، لا نسخ ولصق.

👉 ما لا تفعله أداتك من أجلك، فهي تسرق وقتك.

5- دع نفسك تتذكر - مثل المدير التنفيذي.

لدي كل موعد محفور في رأسي ثلاث مرات عن طريق الرسائل النصية:
- المساء السابق في الساعة 21:50 (قبل النوم)
- قبل ثلاث ساعات
- قبل ساعة واحدة

6. اضبط تذكير الرسائل النصية القصيرة على صوت عالٍ.

ليس بالاهتزاز ليس صامتاً بصوت عالٍ وطويلة.
لأن التذكيرات الصامتة لا فائدة منها إذا كنت مستغرقاً في التفكير أو في نفق.

ما يجب أن تأخذه معك

الاجتماعات هي أدوات.

ولكن فقط إذا استخدمتها بشكل صحيح.

وإلا فهي مجرد محادثات مكلفة مع دعوات Outlook.

نبذة عن المؤلف
المؤسس والرئيس التنفيذي لشركة لانجمير للبرمجيات
لا أريد تعقيد أي شيء. لا أريد تطوير أفضل برامج الأعمال التجارية. لا أريد أن أكون مدرجاً في قائمة أفضل التقنيات. لأن هذا ليس ما تدور حوله تطبيقات الأعمال. الأمر يتعلق بالتأكد من أن بياناتك محمية بسلاسة. ويتعلق الأمر بالتأكد من أن كل شيء يعمل بسلاسة مع احتفاظك بالتحكم الكامل والتركيز على تنمية أعمالك. البساطة والموثوقية هما مبادئي الإرشادية التي ألهمني كل يوم.