Продуктивность и управление временем

Совещания не разрушают компании. Это делают вредные привычки проведения совещаний!

За все годы, что я консультирую менеджеров по вопросам эффективности работы, я раз за разом сталкиваюсь с одной проблемой: Стресс из-за дедлайнов, хаос в календаре, пропущенные встречи и это странное чувство вины, когда ты слишком много говоришь, но ничего не успеваешь сделать.

Я знаю, о чем говорю. Когда-то я сам был мастером пропускать встречи - классический придурок, который думал, что у него все под контролем, а в это время в его ежедневнике царил хаос.

А иметь собственного помощника или секретаря только для ведения встреч? Многие мечтают об этом, но когда дело доходит до найма, те же менеджеры вдруг машут рукой на прощание. Слишком дорого. Слишком много усилий. "Я сделаю это сам".

Результат налицо: календарь, похожий на поле боя, - и ощущение, что ты никогда не успеваешь сделать то, что действительно важно.
Именно поэтому за годы работы я собрал несколько золотых правил эффективности ведения ежедневника. Правила, которые не только экономят мое время, но и энергию. Правила, которые я рекомендую каждому руководителю - прежде чем он разошлет очередные три предложения о встрече с темой "Какой у тебя график?".

Мои правила проведения совещаний для повышения эффективности:

1. Никаких встреч в понедельник.

Понедельник - это не день совещаний. Понедельник - это твой день координации. Если ты уже сидишь на звонках до того, как взял свою неделю под контроль, то с самого начала ты будешь контролироваться другими.

2. никогда не отправляй более одного предложения о встрече.

"Выбирай сам" - это вежливо - но неэффективно. Оно заставляет работать. Для всех. Вместо этого: фиксированное предложение или, в крайнем случае, четкий диапазон:

"Tue, Thu или Fri между 14:00-18:00". Готово.

3. никаких онлайн-календарей для самостоятельного выбора.

Звучит умно, но это не так. Эти ссылки работают только на бумаге. Что происходит на самом деле: Люди бронируют для тебя встречи, которые тебе совсем не подходят. Слишком спонтанно. Между двумя фазами фокусировки. В любом случае твои мысли уже заняты чем-то другим.

4. Используй планировщик встреч, который думает за тебя.

Хороший инструмент на вес золота:
- Автоматически вставлять ссылку на встречу.
- Автоматически сформулируй предложение по электронной почте.
- Никаких кликов, никакого копирования и вставки.

👉 То, что твой инструмент не делает за тебя, он крадет твое время.

5. позволяй себе напоминать - как генеральный директор.

У меня каждая встреча выжигается в голове по три раза с помощью СМС:
- Накануне вечером в 21:50 (перед сном).
- За три часа до
- За час до начала

6. Установи громкое напоминание SMS.

Не вибрирующее. Не беззвучное. Именно громкое. И продолжительное.
Потому что беззвучные напоминания бесполезны, если ты глубоко задумался или находишься в туннеле.

Что нужно взять с собой

Собрания - это инструменты.

Но только если ты правильно их используешь.

В противном случае это просто дорогие чаты с приглашениями из Outlook.

Об авторе
Основатель и генеральный директор компании Langmeier Software
Я не хочу ничего усложнять. Я не хочу разрабатывать идеальное программное обеспечение для бизнеса. Я не хочу попасть в список лучших технологий. Потому что дело в бизнес-приложениях не в этом. Речь идет о том, чтобы убедиться, что твои данные надежно защищены. И чтобы все работало гладко, а ты сохранял полный контроль и мог сосредоточиться на развитии своего бизнеса. Простота и надежность - мои главные принципы, которые вдохновляют меня каждый день.