Productivité et gestion du temps

Les réunions ne ruinent pas les entreprises. Les mauvaises habitudes de réunion le font !

Depuis toutes ces années que je conseille les cadres sur l'efficacité au travail, il y a une chose que j'ai toujours rencontrée : Le stress des rendez-vous, le chaos du calendrier, les réunions manquées et ce sentiment étrange de culpabilité qui fait que l'on parle trop mais que rien n'avance.

Je sais de quoi je parle. J'étais moi-même un champion des réunions manquées - le classique idiot du temps qui pensait avoir tout sous contrôle alors que le chaos régnait dans son calendrier.

Et une assistante ou une secrétaire personnelle uniquement pour la gestion des rendez-vous ? Beaucoup en rêvent, mais quand il s'agit d'embaucher, ces mêmes managers font soudain marche arrière. Trop cher. Trop de travail. "Je le ferai moi-même".

Le résultat est clair : un calendrier comme un champ de bataille - et le sentiment de ne jamais arriver à ce qui est vraiment important.
C'est pourquoi, pendant toutes ces années, j'ai rassemblé quelques règles d'or pour l'efficacité des rendez-vous. Des règles qui ne sauvent pas seulement mon temps, mais aussi mon énergie. Des règles que je conseille à tous les managers - avant qu'ils n'envoient la prochaine fois trois propositions de rendez-vous avec pour objet "Et toi, comment ça va ?

Mes règles de réunion pour l'efficacité :

1. pas de réunion le lundi.

Le lundi n'est pas un jour de réunion. Le lundi est ton jour de coordination. Si tu es déjà en réunion avant de pouvoir gérer ta semaine, tu seras déjà sous la coupe de quelqu'un d'autre.

2. ne jamais envoyer plus d'une proposition de rendez-vous.

"Choisis ce que tu veux" est poli - mais inefficace. Cela donne du travail. Pour tout le monde. Au lieu de cela : une proposition fixe ou au maximum une fourchette claire :

"Mar, Jeu ou Vendre entre 14:00-18:00". C'est tout.

3. pas de calendrier en ligne à choisir soi-même.

Ça semble intelligent, mais ça ne l'est pas. Ces liens ne fonctionnent que sur le papier. Ce qui se passe vraiment : Les gens t'inscrivent des rendez-vous qui ne te conviennent pas du tout. Trop spontané. Entre deux phases de concentration. Dans ta tête, tu es déjà occupé à autre chose.

4. utilise un agenda qui réfléchit.

Un bon outil vaut de l'or :
- Insérer automatiquement un lien de réunion.
- Formuler automatiquement une proposition de mail.
- Pas de clics, pas de copier-coller.

👉 Ce que ton outil ne fait pas pour toi, il te vole du temps.

5. laisse-toi rappeler - comme un PDG.

Je fais graver chaque rendez-vous trois fois dans ma tête par SMS:
- La veille à 21h50 (avant de dormir).
- Trois heures avant
- Une heure avant

6. régler le rappel par SMS sur fort.

Pas vibrant. Pas silencieux. Bruyant. Et long.
Parce que les rappels silencieux ne servent à rien si tu es en train de réfléchir profondément ou dans un tunnel.

Ce que tu dois emporter avec toi

Les réunions sont des outils.

Mais seulement si tu les utilises correctement.

Sinon, ce ne sont que des bavardages coûteux avec une invitation Outlook.

A propos de l'auteur
Fondateur et CEO de Langmeier Software
Je ne veux pas compliquer les choses. Je ne veux pas développer le logiciel commercial ultime. Je ne veux pas figurer dans une liste de technologies de pointe. Car ce n'est pas le but des applications d'entreprise. Ce qui compte, c'est que tes données soient protégées de manière transparente. Et il s'agit de faire en sorte que tout fonctionne sans problème, tout en gardant le contrôle total et en se concentrant sur la croissance de ton entreprise. La simplicité et la fiabilité sont mes principes directeurs et m'inspirent chaque jour.