そして、アポイントメント管理のためだけに専属のアシスタントをつける？多くのマネジャーがこのようなことを夢見ているが、いざ採用するとなると、同じマネジャーが突然別れを告げる。高すぎる。手間がかかりすぎる。「自分でやる」。

その結果は明らかだ。戦場のようなカレンダー、そして本当に重要なことに手が回らないという感覚だ。

そこで私は、長年かけて手帳の効率化のための黄金ルールをいくつか集めてきた。私の時間だけでなく、エネルギーも節約できるルールだ。あなたのスケジュールを教えてください」という件名で会議の企画書を3つも送ってくる前に。

効率化のための私の会議ルール

1 月曜日は会議をしない。

月曜日は会議の日ではない。月曜日は調整日。一週間をコントロールできるようになる前に、すでに電話の席に座っていれば、最初からコントロールできるようになる。

2.複数のアポイントメント案を送ってはいけない。

「お好きなものをどうぞ」は礼儀正しいが、非効率的だ。仕事を増やしてしまう。誰にとっても。その代わり、決まった提案か、せいぜい明確な範囲を示すこと：

「3:00-18:00の間の火、木、金。完了。

3.オンラインカレンダーを使わない。

賢いように聞こえるが、そうではない。このリンクは紙の上でしか機能しない。実際に起こること：人々はあなたに全く合わないアポイントメントを予約する。自発的すぎる。2つの集中期の間。いずれにせよ、あなたの心はすでに別のことに向かっている。

4. 自分のために考えてくれるアポイントメント・プランナーを使う。

良いツールはそれだけで価値がある：
- ミーティングのリンクを自動的に挿入する。
- 自動的にEメールの提案を作成する。
- クリックもコピー＆ペーストも不要。

👉ツールがあなたのためにしてくれないことは、あなたの時間を奪う。

5. 思い出させる - CEOのように。

私はすべてのアポイントメントをテキストメッセージで3回頭に焼き付ける：
- 前日の夜21時50分（寝る前）
- 3時間前
- 1時間前

6. SMSのリマインダーを大音量に設定する。

バイブレーションでもない。無音でもない。大音量。そして長く。
サイレントリマインダーは、考え事をしていたり、トンネルの中にいたりすると役に立たないからだ。

持っていくべきもの

会議はツールだ。ただし、正しく使う場合に限る。

そうでなければ、アウトルックの招待状を使った高価なチャットに過ぎない。