Magazyn

Prawne aspekty archiwizacji danych ściśle rzecz biorąc dotyczą dwóch pytań: co mi wolno robić i co muszę robić? Dopóki dane pozostają w domu, dopuszczalne jest oczywiście tworzenie kopii zapasowych wszystkich danych, które były przechowywane zgodnie z prawem. Problemy mogą się pojawić, gdy dane są archiwizowane lub backupowane na zewnątrz. Jeśli chodzi o dane osobowe klientów lub pracowników, to jest to przekazanie danych osobom trzecim. Nie stanowi to jednak poważnego problemu, jeśli ten punkt jest wymieniony w odpowiednich formularzach zgody.

Co należy archiwizować?

Zasadniczo należy archiwizować wszystkie dokumenty, które mogą być w przyszłości potrzebne jako dowód w postępowaniu cywilnym. Dotyczy to wszystkich dokumentów, które są tworzone z powodu prawnego obowiązku dokumentacyjnego. Obejmuje to oczywiście faktury, dowody dostawy i inne dokumenty biznesowe, które służą jako dowód dokonanych transakcji. Ale wiele innych dokumentów również należy do tej kategorii. Lekarze i prawnicy muszą udokumentować właściwe udzielanie porad pacjentom lub klientom, a także zgodność z wymogami prawnymi. Wszystkie te dokumenty muszą być nie tylko zapisane, ale także zarchiwizowane w sposób umożliwiający kontrolę. Dokument, który może być później zmieniony, nie ma wartości dowodowej. Na rynku dostępnych jest wiele odpowiednich systemów archiwizacji, które pracują np. z kwalifikowanymi znacznikami czasu. Z technicznego punktu widzenia problem ten można więc rozwiązać.

Zasady dostępu do danych i audytowalności dokumentów cyfrowych

W Niemczech wszystkie dokumenty, które mają związek z szeroko pojętymi podatkami, podlegają „Zasadom dostępu do danych i możliwości kontroli dokumentów cyfrowych“. Jest to wiążąca instrukcja administracyjna Federalnego Ministerstwa Finansów, której żadna firma w Niemczech nie może uniknąć. Istota tej instrukcji mówi, że kontroler podatkowy musi otrzymać dostęp w trybie odczytu do wszystkich istotnych dla podatku dokumentów cyfrowych w każdej chwili i na każde żądanie. Oznacza to o wiele więcej niż tylko posiadanie wszystkich wymaganych dokumentów gdzieś na zapasowej taśmie w piwnicy. Dokumenty z minionych lat muszą być przechowywane w taki sposób, by w każdej chwili można było uzyskać do nich dostęp. Nie ma chyba firmy, która w 100 procentach wypełnia GDPdU. Dzieje się tak dlatego, że „dokumenty cyfrowe istotne z podatkowego punktu widzenia“ obejmują również np. wszystkie wewnętrzne wiadomości, które dotyczą procesów istotnych z podatkowego punktu widzenia. Każdy praktykujący powinien wiedzieć, że żadna firma nie jest w stanie odfiltrować wszystkich maili, które ktoś w firmie napisał do kogoś innego lata temu i które mają jakikolwiek związek z konkretnym procesem. Jednak w przypadku dokumentów, które są zazwyczaj istotne w kontekście kontroli podatkowej, należy stosować się do ścisłych wymagań GDPdU.

Dalsza lektura: Kopia zapasowa danych

Artykuły związane z tematem

Który rodzaj kopii zapasowej jest najlepszy dla moich danych?
Najczęściej zadawane pytania przy wyborze rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych
FAT32 czy NTFS? Który format jest lepszy do tworzenia kopii zapasowych?

Postaw tutaj swój komentarz...