Soutenir les données : voici comment la loi le voit

Les Principes sur l'accès aux données et la vérifiabilité des documents numériques réglementent la nécessité de la sauvegarde des données des documents pertinents pour les impôts en Allemagne.

Les aspects juridiques de la sauvegarde des données impliquent strictement deux questions : Qu'est-ce que j'ai le droit de faire et qu'est-ce que je dois faire ? Tant que les données restent en interne, il est bien sûr permis de sauvegarder toutes les données qui ont été stockées légalement. Des problèmes peuvent survenir si les données sont sauvegardées ou archivées en externe. En ce qui concerne les données personnelles des clients ou des employés, il s'agit d'un transfert de données à des tiers. Cependant, cela ne pose pas non plus de problème grave si ce point est énuméré dans les formulaires de consentement pertinents.

Qu'est-ce qui doit être sauvegardé ?

En gros, il faut sauvegarder tous les documents qui pourraient être nécessaires comme preuve dans une procédure civile à un moment donné. Cela concerne tous les documents qui sont créés en raison d'une obligation légale de documentation. Cela inclut naturellement les factures, les bons de livraison et autres documents commerciaux qui servent de preuve des transactions effectuées. Mais de nombreux autres documents entrent également dans cette catégorie. Les médecins et les avocats doivent documenter le bon conseil donné aux patients ou aux clients, les entreprises le respect des exigences réglementaires. Tous ces documents doivent non seulement être sauvegardés, mais aussi archivés de manière à pouvoir être audités. Un document qui peut être modifié ultérieurement n'a aucune valeur probante. De nombreux systèmes d'archivage correspondants sont disponibles sur le marché, qui fonctionnent par exemple avec des horodateurs qualifiés. Techniquement, ce problème peut donc être résolu.

Principes sur l'accès aux données et l'auditabilité des documents numériques

En Allemagne, tous les documents qui ont un rapport avec les impôts au sens large sont soumis aux „Principes d'accès aux données et d'auditabilité des documents numériques&ldquo ;. Il s'agit d'une instruction administrative contraignante du ministère fédéral des Finances qu'aucune entreprise en Allemagne ne peut éviter. Le cœur de cette instruction stipule qu'un contrôleur fiscal doit pouvoir accéder en lecture à tous les documents numériques pertinents pour l'impôt à tout moment sur demande. Cela signifie bien plus que d'avoir tous les documents requis quelque part sur une bande de sauvegarde au sous-sol. Les documents des années passées doivent être sauvegardés de manière à ce que les archives de sauvegarde soient accessibles à tout moment. Il n'y a probablement aucune entreprise qui remplit vraiment la GDPdU à 100 pour cent. En effet, les „documents numériques pertinents pour l'impôt&ldquo ; comprennent aussi, par exemple, tous les courriers internes qui concernent les processus pertinents pour l'impôt. Chaque praticien devrait savoir qu'aucune entreprise n'est capable de filtrer tous les courriers que quelqu'un dans l'entreprise a écrits à quelqu'un d'autre il y a des années et qui ont un quelconque rapport avec un processus spécifique. Mais pour les documents qui sont généralement pertinents dans le cadre d'un contrôle fiscal, il faut respecter les exigences strictes de la GDPdU.

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Sebastian Müller Sebastian Müller est partenaire et conseiller clientèle principal chez Langmeier Software, ce qui fait de lui la meilleure personne à contacter pour les solutions de sauvegarde de Langmeier.

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