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Les aspects juridiques de la sauvegarde des données soulèvent deux questions essentielles : qu’est-ce que vous pouvez faire ? Et qu’êtes-vous tenu de faire ? Tant que les données restent au sein de votre entreprise, il est bien entendu possible de sauvegarder toutes les informations enregistrées légalement. Des difficultés peuvent toutefois survenir si les données sont stockées ou archivées à l’extérieur. Dès lors qu’il s’agit de données personnelles de clients ou d’employés, il est question d’un transfert de données à des tiers. Cela ne pose cependant aucun problème majeur, à condition que ce point soit explicitement mentionné dans les déclarations de consentement appropriées.

Que devez-vous sauvegarder ?

En principe, il convient de conserver tous les documents susceptibles d’être requis ultérieurement comme preuve dans le cadre d’une procédure civile. Cela concerne notamment tous les documents établis en vertu d’une obligation légale de documentation : factures, bons de livraison et autres pièces commerciales servant de preuve des transactions réalisées. De nombreux autres documents entrent également dans cette catégorie. Par exemple, les médecins et les avocats doivent documenter les conseils prodigués à leurs patients ou clients, tandis que les entreprises doivent prouver le respect des exigences réglementaires. Tous ces documents doivent non seulement être sauvegardés, mais aussi archivés de manière à garantir leur intégrité et leur vérifiabilité. Un document susceptible d’être modifié ultérieurement perd toute valeur probante. Il existe aujourd’hui de nombreux systèmes d’archivage adaptés, fonctionnant par exemple avec des horodateurs qualifiés. Sur le plan technique, cette problématique peut donc être résolue de manière fiable.

Principes d’accès aux données et de vérifiabilité des documents numériques

En Allemagne, tous les documents ayant un lien, même indirect, avec la fiscalité sont soumis aux « principes d’accès aux données et de vérifiabilité des documents numériques » (GDPdU). Il s’agit d’une directive administrative contraignante du Ministère fédéral des Finances, à laquelle aucune entreprise ne peut se soustraire. L’essentiel de cette réglementation stipule qu’un auditeur doit pouvoir accéder à tout moment, en lecture, à l’ensemble des documents numériques pertinents sur le plan fiscal. Cela implique bien plus que de simplement stocker les documents nécessaires sur une bande de sauvegarde dans une cave. Les documents des dernières années doivent être conservés de façon à permettre un accès immédiat et sécurisé aux archives de sauvegarde à tout moment.

Il est rare qu’une entreprise respecte la GDPdU à 100 %. En effet, la notion de « documents numériques pertinents pour les impôts » inclut, par exemple, tous les e-mails internes relatifs à des processus fiscaux. Il est pratiquement impossible pour une entreprise de filtrer l’ensemble des courriels échangés en interne au fil des années et ayant un lien, même indirect, avec une opération spécifique. Toutefois, pour les documents habituellement requis lors d’un audit, les exigences strictes de la GDPdU doivent être respectées.

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