データのバックアップ：法律ではこうなっている

ドイツでは、データアクセスとデジタル文書の検証可能性の原則により、税務関連文書のバックアップの必要性が規定されています。

厳密に言えば、データバックアップの法的側面には、次の2つの疑問が含まれます。データが社内にある限り、合法的に保存されているデータはすべてバックアップすることができます。データが外部にバックアップされたりアーカイブされたりすると、問題が生じる可能性がある。顧客や従業員の個人データに関する限り、これは第三者へのデータ移転となる。

バックアップが必要なものは何ですか？

原則として、将来のある時点で民事訴訟の証拠として要求される可能性のある文書はすべてバックアップされなければなりません。これは、法的文書化義務によって作成されるすべての文書に適用されます。これには当然、請求書や納品書など、完了した取引の証拠となるビジネス文書も含まれます。しかし、その他にも数多くの文書がこの範疇に入る。医師や弁護士は、患者や顧客に対して適切なカウンセリングを行ったことを文書化しなければなりませんし、企業は公的な要件を遵守したことを文書化しなければなりません。これらの文書はすべて、バックアップされるだけでなく、監査に耐えうる方法でアーカイブされなければならない。後日変更可能な文書に証拠価値はない。例えば、適格なタイムスタンプで動作する数多くのアーカイブシステムが市場に出回っている。

デジタル文書のデータアクセスと検証可能性の原則

ドイツでは、広義の税金に関係するすべての文書が「デジタル文書のデータアクセスと検証可能性の原則」の対象です。これは連邦財務省が発行する拘束力のある行政指令であり、ドイツのいかなる企業も無視することはできない。この指令の核心は、税務監査人は要求があればいつでもすべての税務関連デジタル文書への読み取りアクセスを認められなければならない、というものである。これは、必要な書類をすべて地下のバックアップテープに保存しておく以上のことを意味する。過年度の文書は、バックアップ・アーカイブにいつでもアクセスできるようにバックアップされていなければならない。GDPdUを本当に100％満たしている企業は、おそらく存在しないだろう。なぜなら、「税務関連のデジタル文書」には、例えば、税務関連の取引に関連するすべての社内メールも含まれるからである。何年も前に社内の誰かが他の誰かに宛てて書いた、特定の取引に関連するメールをすべてフィルタリングできる状況にある企業はないことは、実務家なら誰でも知っているはずだ。しかし、税務調査の文脈で通常関連する文書については、GDPdUの厳格な要件を遵守すべきである。