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严格来说，数据备份的法律方面涉及两个问题：我可以做什么，我必须做什么？只要数据仍在内部，所有合法存储的数据当然都可以备份。如果数据在外部备份或存档，就会出现问题。就客户或员工的个人数据而言，这属于向第三方转移数据。不过，如果在相关的同意声明中包含这一点，问题也不会很严重。

哪些资料需要备份？

原则上，在未来某个时间可能需要作为民事诉讼证据的所有文件都必须备份。这适用于因法律文件义务而创建的所有文件。这自然包括发票、送货单和其他作为已完成交易证明的商业文件。不过，许多其他文件也属于此类。医生和律师必须记录对病人或客户的正确咨询，公司必须记录是否符合官方要求。所有这些文件不仅必须备份，还必须以防审计的方式存档。日后可以更改的文件没有任何证明价值。例如，市场上有许多归档系统可以使用合格的时间戳。

数字文件的数据存取和可验证性原则

在德国，所有广义上与税收有关的文件都必须遵守 "数字文件的数据访问和可验证性原则"。这是联邦财政部发布的一项具有约束力的行政指令，德国的任何公司都不能忽视。该指令的核心内容规定，税务审计员必须在任何时候应要求获准读取所有与税务相关的数字文件。这意味着不仅仅是在地下室的某个地方将所有必要的文件备份到磁带上。往年的文件必须以随时可以访问备份档案的方式进行备份。可能没有一家公司能真正百分之百地满足 GDPdU 的要求。这是因为 "税务相关数字文件 "还包括与税务相关交易有关的所有内部电子邮件等。每个从业人员都应该知道，没有一家公司能够过滤掉公司内部某个人多年前写给其他人的、与特定交易有关的所有电子邮件。但是，对于通常与税务审计相关的文件，则应严格遵守 GDPdU 的要求。

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