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Copia de datos: cómo lo ve la ley

Los Principios sobre el acceso a los datos y la auditabilidad de los documentos digitales regulan la necesidad de realizar copias de seguridad de los datos de los documentos de relevancia fiscal en Alemania.

Los aspectos legales de respaldo de datos implican estrictamente dos preguntas: ¿Qué puedo hacer y qué debo hacer? Mientras los datos permanezcan dentro de la empresa, por supuesto está permitido hacer una copia de seguridad de todos los datos que se hayan almacenado legalmente. Pueden surgir problemas si se hace una copia de seguridad de los datos o se archivan externamente. En cuanto a los datos personales de clientes o empleados, se trata de una transferencia de datos a terceros. Sin embargo, esto tampoco supone un problema grave si este punto se recoge en los correspondientes formularios de consentimiento.

¿Qué hay que respaldar?

Básicamente, hay que respaldar todos los documentos que puedan ser necesarios como prueba en un procedimiento civil en algún momento. Esto se refiere a todos los documentos que se crean debido a una obligación de documentación legal. Esto incluye, naturalmente, facturas, albaranes y otros documentos comerciales que sirven de prueba de las transacciones realizadas. Pero otros muchos documentos también entran en esta categoría. Los médicos y los abogados tienen que documentar el correcto asesoramiento de los pacientes o clientes, las empresas el cumplimiento de los requisitos reglamentarios. Todos estos documentos no sólo deben guardarse, sino también archivarse a prueba de auditorías. Un documento que puede ser modificado posteriormente no tiene valor probatorio. En el mercado existen numerosos sistemas de archivo correspondientes, que funcionan, por ejemplo, con marcas de tiempo cualificadas. Por lo tanto, técnicamente, este problema puede resolverse.

Principios sobre el acceso a los datos y la auditabilidad de los documentos digitales

En Alemania, todos los documentos que tienen que ver con los impuestos en el sentido más amplio están sujetos a los „Principios de acceso a los datos y auditabilidad de los documentos digitales“. Se trata de una instrucción administrativa vinculante del Ministerio Federal de Hacienda que ninguna empresa en Alemania puede evitar. El núcleo de esta instrucción establece que un auditor fiscal debe tener acceso de lectura a todos los documentos digitales relevantes para los impuestos en cualquier momento que lo solicite. Esto significa mucho más que tener todos los documentos requeridos en alguna cinta de seguridad en el sótano. Los documentos de los últimos años deben ser respaldados de tal manera que se pueda acceder a los archivos de respaldo en cualquier momento. Probablemente no haya ninguna empresa que realmente cumpla el GDPdU al 100%. Esto se debe a que los „documentos digitales relevantes para los impuestos&dquo; también incluyen, por ejemplo, todos los correos internos que se refieren a procesos relevantes para los impuestos. Todo profesional debe saber que ninguna empresa es capaz de filtrar todos los correos que alguien de la empresa escribió a otra persona hace años y que tienen alguna relación con un proceso concreto. Pero en el caso de los documentos que suelen ser relevantes en el contexto de una auditoría fiscal, deben cumplirse los estrictos requisitos de la GDPdU.

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Acerca del autor Sebastian Müller
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Sebastian Müller es socio y máximo asesor de clientes de Langmeier Software, lo que le convierte en la persona más adecuada para contactar con las soluciones de copia de seguridad de Langmeier.

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Lectura adicional: Copia de seguridad de los datos

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