Copia de seguridad de los datos: así lo ve la ley

En Alemania, los principios de acceso a los datos y verificabilidad de los documentos digitales regulan la necesidad de hacer copias de seguridad de los documentos de relevancia fiscal.

En sentido estricto, los aspectos legales de la copia de seguridad de datos implican dos preguntas: ¿Qué puedo hacer y qué tengo que hacer? Mientras los datos permanezcan dentro de la empresa, por supuesto que se puede hacer una copia de seguridad de todos los datos que se hayan almacenado legalmente. Pueden surgir problemas si los datos se copian o archivan externamente. En cuanto a los datos personales de clientes o empleados, se trata de una cesión de datos a terceros. Sin embargo, esto tampoco supone un problema grave si este punto se incluye en las correspondientes declaraciones de consentimiento.

¿De qué hay que hacer copia de seguridad?

En principio, hay que hacer copias de seguridad de todos los documentos que puedan ser necesarios como prueba en un procedimiento civil en el futuro. Esto se aplica a todos los documentos que se crean debido a una obligación legal de documentación. Naturalmente, esto incluye facturas, albaranes y otros documentos comerciales que sirven como prueba de transacciones realizadas. Sin embargo, muchos otros documentos también entran en esta categoría. Médicos y abogados deben documentar el asesoramiento adecuado a pacientes o clientes, las empresas deben documentar el cumplimiento de requisitos oficiales. Todos estos documentos no sólo deben tener una copia de seguridad, sino también archivarse a prueba de auditorías. Un documento que pueda modificarse posteriormente carece de valor probatorio. En el mercado existen numerosos sistemas de archivo que funcionan, por ejemplo, con marcas de tiempo cualificadas. Por lo tanto, este problema puede resolverse técnicamente.

Principios de acceso a los datos y verificabilidad de los documentos digitales

En Alemania, todos los documentos relacionados con los impuestos en sentido amplio están sujetos a los "Principios de acceso a los datos y verificabilidad de los documentos digitales". Se trata de una directiva administrativa vinculante emitida por el Ministerio Federal de Hacienda que ninguna empresa en Alemania puede ignorar. El núcleo de esta instrucción establece que un auditor fiscal debe tener acceso de lectura a todos los documentos digitales relevantes para los impuestos en cualquier momento que lo solicite. Esto significa mucho más que tener todos los documentos necesarios en una cinta de copia de seguridad en algún lugar del sótano. Hay que hacer copias de seguridad de los documentos de años anteriores de forma que se pueda acceder a los archivos de copia de seguridad en cualquier momento. Probablemente no haya ninguna empresa que realmente cumpla la GDPdU al 100%. Esto se debe a que los "documentos digitales con relevancia fiscal" también incluyen, por ejemplo, todos los correos electrónicos internos relacionados con transacciones con relevancia fiscal. Todo profesional debe saber que ninguna empresa está en condiciones de filtrar todos los correos electrónicos que alguien de la empresa escribió a otra persona hace años y que tienen alguna referencia a un proceso específico. Sin embargo, los estrictos requisitos de la GDPdU deberían cumplirse para los documentos que suelen ser relevantes en el contexto de una auditoría fiscal.

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