Журнал

Строго кажучи, юридичні аспекти резервного копіювання даних стосуються двох питань: що я можу робити і що я повинен робити? Поки дані залишаються всередині компанії, звичайно, можна створювати резервні копії всіх даних, які зберігаються на законних підставах. Проблеми можуть виникнути, якщо дані зберігаються в резервних копіях або архіві ззовні. Що стосується персональних даних клієнтів або працівників, то це передача даних третім особам. Втім, це теж не становить серйозної проблеми, якщо цей пункт зазначений у відповідних формах згоди.

Що потрібно підкріпити?

В принципі, всі документи, які можуть знадобитися в якості доказів у цивільному процесі в майбутньому, повинні бути збережені. Це стосується всіх документів, які створюються на підставі юридичного зобов'язання документування. Це, звичайно, включає рахунки-фактури, накладні та інші ділові документи, які слугують доказом здійснених операцій. Але під цю категорію підпадають і численні інші документи. Лікарі та юристи мають документувати належне консультування пацієнтів чи клієнтів, компанії - дотримання регуляторних вимог. Всі ці документи мають бути не лише збережені, але й заархівовані у захищеному від аудиту вигляді. Документ, який згодом може бути змінений, не має доказової сили. На ринку доступні численні відповідні системи архівування, які працюють, наприклад, з кваліфікованими позначками часу. Отже, технічно ця проблема може бути вирішена.

Принципи доступу до даних та можливості аудиту цифрових документів

У Німеччині всі документи, які стосуються податків у широкому розумінні, підпадають під дію "Принципів доступу до даних та можливості аудиту цифрових документів". Це обов'язкова до виконання адміністративна вказівка Федерального міністерства фінансів, яку не може оминути жодна компанія в Німеччині. Суть цієї інструкції полягає в тому, що податковому аудитору повинен бути наданий доступ для читання до всіх цифрових документів, що мають відношення до оподаткування, в будь-який час за його запитом. Це означає набагато більше, ніж просто наявність усіх необхідних документів десь на резервній касеті в підвалі. Документи минулих років мають бути зарезервовані таким чином, щоб до резервних архівів можна було отримати доступ у будь-який час. Напевно, немає жодної компанії, яка дійсно виконує GDPdU на 100 відсотків. Це пов'язано з тим, що "податкові електронні документи" також включають, наприклад, всю внутрішню пошту, яка стосується процесів, пов'язаних з оподаткуванням. Кожен практик повинен знати, що жодна компанія не в змозі відфільтрувати всі листи, які хтось в компанії писав комусь іншому багато років тому і які мають якесь відношення до конкретного процесу. Але для документів, які зазвичай є актуальними в контексті податкової перевірки, слід дотримуватися жорстких вимог GDPdU.

Подивіться далі: Резервне копіювання

Статті по темі

Який тип резервного копіювання найкраще підходить для моїх даних?
Найпоширеніші запитання при виборі рішення для резервного копіювання
FAT32 або NTFS? В якому форматі краще зберігати резервну копію?

Залишити коментар тут...