Резервное копирование данных: вот как на это смотрит закон

В Германии принципы доступа к данным и проверяемости цифровых документов регулируют обязательность резервного копирования документов, связанных с налогообложением.

Строго говоря, юридические аспекты резервного копирования данных включают два ключевых вопроса: что Вы можете делать и что Вы обязаны делать? Пока данные остаются внутри компании и хранятся на законных основаниях, их резервное копирование, разумеется, разрешено. Проблемы могут возникнуть, если резервное копирование или архивирование данных осуществляется за пределами компании. В случае персональных данных клиентов или сотрудников речь идет о передаче информации третьим лицам. Однако это не представляет серьезной проблемы, если данный момент отражён в соответствующих заявлениях о согласии.

Что необходимо сохранять в резервной копии?

В принципе, все документы, которые могут понадобиться в качестве доказательств в гражданском процессе в будущем, должны быть сохранены в резервной копии. Это относится ко всем документам, создаваемым в связи с юридическими обязательствами по ведению документации. Сюда, конечно, входят счета-фактуры, накладные и другие деловые документы, подтверждающие совершённые сделки. Однако в эту категорию попадает и множество других документов. Например, врачи и юристы обязаны документально подтверждать правильность консультаций пациентов или клиентов, а компании — фиксировать соблюдение официальных требований. Все эти документы должны не только иметь резервную копию, но и архивироваться в защищённом от изменений виде, пригодном для аудита. Документ, который может быть изменён впоследствии, теряет свою доказательную силу. На рынке существует множество систем архивирования, которые, например, используют квалифицированные метки времени. Таким образом, эта задача может быть решена технически.

Принципы доступа к данным и проверяемости цифровых документов

В Германии все документы, имеющие отношение к налогам в самом широком смысле, подпадают под действие «Принципов доступа к данным и проверяемости цифровых документов» (GDPdU). Это обязательная административная директива, изданная Федеральным министерством финансов, которую не может игнорировать ни одна компания в Германии. Суть этой инструкции заключается в том, что налоговому аудитору должен быть предоставлен доступ для чтения ко всем цифровым документам, связанным с налогообложением, в любое время по его запросу. Это означает гораздо больше, чем просто хранить все необходимые документы на резервной ленте где-то в подвале. Документы за предыдущие годы должны быть сохранены таким образом, чтобы к резервным архивам можно было получить доступ в любой момент.

Вероятно, не существует ни одной компании, которая бы действительно выполняла требования GDPdU на 100 %. Это связано с тем, что к «цифровым документам, имеющим отношение к налогообложению», относятся также, например, все внутренние электронные письма, связанные с операциями, имеющими налоговое значение. Каждый практикующий специалист должен знать, что ни одна компания не в состоянии отфильтровать все электронные письма, которые кто-то из сотрудников написал кому-то другому много лет назад и в которых есть хотя бы косвенная ссылка на конкретную сделку. Тем не менее, строгие требования GDPdU должны соблюдаться в отношении документов, которые обычно имеют значение в контексте налоговой проверки.

Совет: Для соответствия современным требованиям резервного копирования и архивирования данных рекомендуется использовать специализированные решения, поддерживающие автоматическое создание защищённых резервных копий и ведение журналов изменений. Это не только упростит прохождение аудита, но и обеспечит безопасность Ваших данных.

Смотри дальше: Резервное копирование данных

Статьи, относящиеся к теме

Оставь комментарий здесь...