Stanovení správných priorit je důležité jak v soukromém životě, tak i ve firmě. Často však není vůbec snadné soustředit se na to správné. Rozhodující otázka totiž zní: co je správné – a co by naopak bylo nesprávné, na co se soustředit?

Již u studentů je důležité, aby se správně rozhodovali, co se mají učit. Kdo například chce vědět všechno, nejraději by vysvětlil celý vesmír, a pak se na zkoušku doslova naučí nazpaměť celou odbornou knihu, ten při zkoušce zase mnoho věcí zapomene a od zkoušejících dostane srážky, protože cituje z odborné knihy, místo aby věci vysvětlil vlastními slovy. Kdo si však již při učení stanovil priority a omezil se na důležité obsahy, tomu se učení daří snáze a dosáhne i lepších výsledků, protože mnoho z toho, co mu ještě chybí, dokáže odvodit ze svých nabytých znalostí a do jisté míry si to v hlavě volně rekonstruovat.

V každém případě by rozhodnutí mělo být v souladu s osobní strategií a osobními hodnotami. Dělat něco, co je v rozporu s vlastními hodnotami, vlastně nedává žádný smysl, protože by se práce vykonávala spíše špatně než dobře. Dělat něco, co je v rozporu s tím, co člověk zastává, jen kvůli práci, málokdy vede k úspěchu a nakonec je kontraproduktivní, protože člověka paralyzuje.

Abych si stanovil správné priority, vyvinul jsem metodu, která usnadňuje určování priority úkolů, přání nebo plánů. Místo toho, abych úkol označil pouze písmenem A, B, C nebo D, zohledňuji při stanovování priority očekávaný úspěch i obtížnost vyřešení daného úkolu.

Díky tomu velmi rychle poznáte, které úkoly se opravdu vyplatí řešit. A které si raději necháte na později nebo je rovnou vynecháte.

K tomu si na list papíru (nebo na obrazovce) vytvořím dvourozměrný prostor se dvěma přímkami. Jedna směřuje vodorovně a druhá svisle. Všechny čekající úkoly lze nyní uspořádat v rámci tohoto prostoru.

V levém dolním rohu se nachází hra s nulovým součtem. Zde jsou umístěny úkoly, které nepřinášejí žádný užitek a jejichž splnění je velmi obtížné. Tyto úkoly označuji číslem nula.

Kdo si své úkoly rozdělí pomocí tohoto grafu, dokáže mnohem lépe stanovit priority:

Vpravo dole jsou úkoly, které jsou obtížné, ale také by přinesly mnoho. Tyto úkoly dostávají písmeno „P“, protože jsou odloženy (Postponed).

V horní části se to začíná stávat konkrétnějším a zajímavějším. Vlevo nahoře jsou totiž úkoly, které jsou snadné, ale nepřinášejí tolik. Takové úkoly označuji písmenem „B“.

Vpravo nahoře jsou nakonec úkoly typu „A“, které přinášejí velký užitek, ale nejsou příliš obtížné ani časově náročné. Tyto úkoly by samozřejmě měly být vyřízeny okamžitě.

Úkoly typu „B“ (jednoduché, ale nepřinášejí mnoho) lze vyřídit mezi tím, když se vám zrovna nechce věnovat se něčemu konkrétnímu intenzivněji.

Je důležité si uvědomit, že úkoly typu „A“ a „B“ nemusí být všechny stejně snadné nebo rychle vyřešitelné. Záleží spíše na poměru mezi výnosem a vynaloženým úsilím, s přihlédnutím k aktuálním možnostem. Je-li tento poměr výrazně ve prospěch výnosu a aktuální situace umožňuje se daného úkolu ujmout, pak je tento úkol odpovídajícím způsobem vyhodnocen a upřednostněn.