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Les e-mails sont aujourd’hui un élément incontournable de la vie professionnelle moderne. Ce qui, à l’origine, était un moyen de communication rapide et efficace, s’est progressivement transformé en une contrainte chronophage pour de nombreuses entreprises. Chez Langmeier Software, la gestion du flux d’e-mails représentait également un défi majeur. Les collaborateurs consacraient chaque jour de précieuses heures à distinguer les messages importants des moins prioritaires, ce qui nuisait à la productivité globale. Grâce à l’introduction de l’aBusiness Suite, une solution logicielle innovante développée par Urs Langmeier et Konstantin Stratigenas, Langmeier Software a réussi à maîtriser efficacement le flux d’e-mails et à optimiser considérablement ses processus de travail – tout en gardant la satisfaction client au cœur de ses priorités.

Le défi

Au sein de Langmeier Software, des centaines d’e-mails s’accumulaient quotidiennement dans les boîtes de réception des collaborateurs. Ces messages allaient des demandes clients cruciales aux confirmations de commande, en passant par les newsletters indésirables et les spams. Le tri manuel de ces messages consommait un temps précieux, entraînant parfois l’oubli ou le traitement tardif de courriels essentiels. Les tentatives de résolution du problème à l’aide d’assistants, de multiples adresses e-mail ou de règles de filtrage manuelles échouaient face à la quantité et à la complexité des messages entrants. Cette situation avait un impact négatif sur la satisfaction des clients, car leurs demandes n’étaient pas toujours traitées dans les délais attendus.

La solution : aBusiness Suite et une culture de la concentration optimisée

Konstantin Stratigenas, cofondateur du projet SaaS « aBusiness Suite », a développé en collaboration avec Langmeier Software une solution parfaitement adaptée à ces défis. Ce logiciel combine une priorisation intelligente basée sur l’IA, des suggestions de réponses automatisées et un filtre anti-spam actif pour gérer efficacement le flux d’e-mails – tout en plaçant systématiquement le client au centre de l’attention.

1. Priorisation assistée par l’IA

aBusiness Suite trie automatiquement les e-mails entrants selon leur importance. En s’appuyant sur des critères tels que le chiffre d’affaires, le rapport coût/bénéfice et les préférences individuelles des utilisateurs, les messages essentiels – comme les demandes clients ou les confirmations de commande – apparaissent en tête du flux. Le système agrège automatiquement les données pertinentes à partir des informations disponibles dans le logiciel de gestion intégré. Les e-mails moins importants, tels que les newsletters ou les sollicitations commerciales, sont relégués en bas du flux et restent consultables à tout moment si besoin. Ainsi, les demandes clients bénéficient toujours de la priorité qu’elles méritent.

2. Suggestions de réponses automatisées

L’intelligence artificielle génère des propositions de réponses adaptées, ne nécessitant qu’un ajustement minimal de la part de l’utilisateur. Ce processus permet de gagner un temps précieux et d’apporter des réponses rapides et professionnelles aux clients. La satisfaction du client demeure ainsi au premier plan.

3. Filtre anti-spam actif

Le filtre anti-spam intégré à aBusiness Suite invite les expéditeurs à confirmer leur identité humaine avant que leurs messages ne soient transmis. Cette démarche garantit une boîte de réception 100 % exempte de spam et réduit considérablement les efforts de nettoyage manuel. Les collaborateurs disposent ainsi de plus de temps pour se consacrer pleinement à leurs clients.

4. Priorisation individuelle centrée sur le client

Chez Langmeier Software, une nouvelle approche de gestion des e-mails a été instaurée : les collaborateurs déterminent eux-mêmes ce qui est important pour eux, sans laisser les expéditeurs imposer leurs priorités. La satisfaction du client reste la priorité absolue. Toutefois, l’ensemble des communications demeure accessible, permettant à chaque collaborateur de choisir à tout moment de donner la priorité à un projet spécifique. Ce n’est plus l’e-mail entrant qui dicte l’agenda, mais bien l’utilisateur. Pour les situations réellement urgentes – telles qu’une commande compromise ou un message susceptible d’entraîner une perte pour l’entreprise –, l’IA intégrée se charge d’alerter les collaborateurs via d’autres canaux, comme les SMS ou WhatsApp.

5. Conseiller clientèle IA numérique déjà sur le site web

Pour optimiser davantage le service client, Langmeier Software a intégré un conseiller clientèle numérique basé sur l’IA directement sur son site web, également inclus dans l’aBusiness Suite. Ce conseiller intelligent dispose de l’ensemble du savoir-faire produit et peut répondre de manière autonome à 80 % des demandes d’assistance, avant même que les clients n’aient besoin d’envoyer un e-mail. Il est capable de traiter les questions fréquentes, de résoudre des problèmes techniques et même d’accompagner les commandes. Cette fonctionnalité réduit non seulement le volume d’e-mails entrants, mais garantit également aux clients des réponses rapides et précises – 24 h/24 et 7 j/7.

Les résultats

Grâce à l’implémentation de l’aBusiness Suite, Langmeier Software a réussi à maîtriser le flux d’e-mails. Les collaborateurs ne perdent plus de temps à trier manuellement les messages et peuvent se concentrer sur leurs missions principales : la satisfaction client. Les e-mails les plus importants, notamment les demandes clients, sont immédiatement identifiés et traités, tandis que les messages secondaires sont automatiquement relégués à l’arrière-plan. La productivité a nettement augmenté et les collaborateurs se disent plus satisfaits, n’étant plus submergés par le flot d’e-mails. Parallèlement, les clients bénéficient de réponses plus rapides et plus précises.

Conclusion

Le déluge d’e-mails est un défi auquel de nombreuses entreprises sont confrontées. Avec aBusiness Suite, Langmeier Software a trouvé une solution efficace qui permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d’optimiser les processus de travail. En combinant une priorisation intelligente basée sur l’IA, des suggestions de réponses automatisées et un filtre anti-spam actif, la communication par e-mail atteint un nouveau niveau – toujours avec le client heureux au centre des préoccupations. Pour les entreprises souhaitant relever des défis similaires, aBusiness Suite s’impose comme une solution convaincante.

À propos de aBusiness Suite

aBusiness Suite est une solution logicielle innovante conçue par Urs Langmeier et Konstantin Stratigenas, développée au sein de Langmeier Software. Cette suite associe les technologies cloud, IA et SaaS les plus avancées à des fonctionnalités intuitives, afin d’aider les entreprises à relever leurs défis quotidiens.

Pour plus d’informations, consultez www.abusiness.one.

Comment fonctionne la gestion révolutionnaire de la boîte de réception dans notre logiciel :

1. Anti-spam actif : Les expéditeurs inconnus sont invités à s’identifier en tant qu’êtres humains. Ils reçoivent un e-mail et doivent remplir un captcha. Ce n’est qu’à ce moment-là que leur message est intégré au flux de l’utilisateur ; sinon, l’e-mail est d’abord placé dans la liste des spams.

2. Analyse IA : Les e-mails dont les expéditeurs se sont identifiés comme humains sont analysés par l’IA, qui marque la publicité en conséquence. Les messages ainsi identifiés apparaissent donc plus bas dans le flux d’informations.

3. Vue News Feed : aBusiness Suite présente les e-mails dans une vue de type « News Feed ». Pour cela, le système calcule un score pour chaque e-mail, déterminant sa position dans le flux. Les données issues du CRM, telles que les factures enregistrées pour un contact, les réunions en ligne programmées ou les offres envoyées, sont prises en compte dans le calcul du score et influencent la position de l’e-mail dans le flux d’informations de l’utilisateur. L’actualité d’un e-mail joue également un rôle : plus un message est récent, plus il a de chances d’apparaître en haut du flux. À l’inverse, moins un e-mail est important, plus il sera relégué vers le bas.

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