E-maily jsou dnes z moderního obchodního života neoddělitelné. To, co však začalo jako efektivní komunikační prostředek, se pro mnoho firem proměnilo v časově náročnou zátěž. I ve společnosti Langmeier Software představovala záplava e-mailů velký problém. Zaměstnanci trávili každý den hodiny tříděním důležitých zpráv od těch nedůležitých, což negativně ovlivňovalo produktivitu. Díky zavedení aBusiness Suite, inovativního softwarového řešení od Urse Langmeiera a Konstantina Stratigenase, se společnosti Langmeier Software podařilo efektivně zvládnout záplavu e-mailů a výrazně optimalizovat pracovní procesy – vždy s důrazem na spokojenost zákazníků.

Výzva:

Ve společnosti Langmeier Software se každý den hromadily stovky e-mailů v poštovních schránkách zaměstnanců. Škála zpráv sahala od důležitých dotazů zákazníků přes potvrzení objednávek až po nevyžádané zpravodaje a spam. Ruční třídění zpráv zabíralo drahocenný čas a vedlo k tomu, že důležité e-maily byly často přehlédnuty nebo zpracovány příliš pozdě. Pokusy vyřešit tento problém pomocí asistentů, různých e-mailových adres nebo ručně nastavených filtrů selhaly kvůli obrovskému množství a složitosti příchozích zpráv. To mělo negativní dopad na spokojenost zákazníků, protože na dotazy nebylo vždy možné odpovědět včas.

Řešení: aBusiness Suite a optimalizovaná kultura zaměření

Konstantin Stratigenas, spoluzakladatel projektu SaaS „aBusiness Suite“, vyvinul ve spolupráci se společností Langmeier Software řešení, které je přesně přizpůsobeno těmto výzvám. Tento software kombinuje prioritizaci založenou na umělé inteligenci, automatizované návrhy odpovědí a aktivní spamový filtr, aby efektivně zvládl záplavu e-mailů – vždy s cílem postavit zákazníka do centra pozornosti.

1. Prioritizace založená na umělé inteligenci:

aBusiness Suite automaticky třídí příchozí e-maily podle jejich důležitosti. Na základě faktorů, jako jsou obrat, poměr nákladů a přínosů a individuální preference uživatelů, se důležité zprávy, jako jsou například dotazy zákazníků nebo potvrzení objednávek, zobrazují úplně nahoře ve feedu. Systém k tomu automaticky sestaví datovou základnu z dostupných informací v celém obchodním softwaru. Nedůležité e-maily, jako jsou zpravodaje nebo akviziční dotazy, se přesouvají dolů a v případě potřeby je lze ručně vyvolat. Tím je zajištěno, že dotazy zákazníků mají vždy prioritu.

2. Automatizované návrhy odpovědí:

Umělá inteligence generuje vhodné návrhy odpovědí, které je třeba jen mírně upravit. To šetří čas a zajišťuje, že na dotazy zákazníků je odpovídáno rychle a profesionálně. Spokojený zákazník je dabei vždy na prvním místě.

3. Aktivní filtr spamu:

Integrovaný spamový filtr aBusiness Suite vyžaduje od odesílatelů potvrzení, že jsou skuteční lidé, než budou jejich zprávy doručeny. To vede k 100% schránce bez spamu a snižuje náročnost ručního odstraňování spamu. Zůstává tak více času na péči o zákazníky.

4. Individuální stanovení priorit se zaměřením na zákazníka:

Ve společnosti Langmeier Software byl zaveden nový přístup k práci s e-maily: Zaměstnanci si sami určují, co je pro ně důležité, a nenechávají si od odesílatelů diktovat, které zprávy mají prioritu. Spokojený zákazník je přitom vždy na prvním místě. Veškerá komunikace je však vždy k dispozici, když se zaměstnanec sám rozhodne zaměřit se na konkrétní projekt. O zaměření rozhoduje zaměstnanec, nikoli příchozí e-mail. V případě skutečně naléhavých záležitostí, jako je například ohrožená zakázka nebo e-mail, který by mohl vést ke ztrátě pro společnost, rozhodne integrovaná umělá inteligence o tom, že zaměstnance bude informovat i prostřednictvím jiných kanálů, jako jsou SMS nebo WhatsApp.

5. Digitální AI poradce pro zákazníky již na webových stránkách:

Za účelem další optimalizace zákaznické podpory integrovala společnost Langmeier Software na webové stránky digitálního AI poradce, který je rovněž součástí aBusiness Suite. Tento AI poradce disponuje veškerými znalostmi o produktech a dokáže samostatně zodpovědět 80 % dotazů na podporu, ještě než zákazníci vůbec stačí napsat e-mail. AI poradce je schopen odpovídat na často kladené otázky, řešit technické problémy a dokonce pomáhat s objednávkami. To nejen snižuje počet příchozích e-mailů, ale také zajišťuje, že zákazníci dostávají rychlé a přesné odpovědi – 24 hodin denně.

Výsledky:

Díky zavedení aBusiness Suite se společnosti Langmeier Software podařilo úspěšně zvládnout záplavu e-mailů. Zaměstnanci již netráví čas ručním tříděním zpráv, ale mohou se soustředit na své klíčové úkoly – spokojenost zákazníků. Nejdůležitější e-maily, zejména dotazy zákazníků, jsou okamžitě rozpoznány a zpracovány, zatímco nedůležité zprávy jsou automaticky odsunuty do pozadí. Produktivita se výrazně zvýšila a zaměstnanci jsou spokojenější, protože již nejsou zahlceni záplavou e-mailů. Zároveň zákazníci těží z rychlejších a přesnějších odpovědí.

Závěr:

Záplava e-mailů je problém, který trápí mnoho firem. Společnost Langmeier Software našla v aBusiness Suite efektivní řešení, které nejen šetří čas, ale také optimalizuje pracovní procesy. Díky kombinaci prioritizace podporované umělou inteligencí, automatizovaných návrhů odpovědí a aktivního filtru nevyžádané pošty se e-mailová komunikace posunula na novou úroveň – vždy s důrazem na spokojenost zákazníků. Pro firmy, které chtějí překonat podobné výzvy, je aBusiness Suite přesvědčivým řešením.

O aBusiness Suite

aBusiness Suite je inovativní softwarové řešení od Urse Langmeiera a Konstantina Stratigenase, vyvinuté ve společnosti Langmeier Software. Tato sada kombinuje nejmodernější cloudové, AI a SaaS technologie s uživatelsky přívětivými funkcemi, aby pomohla firmám zvládat jejich každodenní výzvy.

Další informace najdete na www.abusiness.one.

Takto funguje revoluční odlehčení doručené pošty v našem softwaru:

1. Aktivní antispam: Neznámí odesílatelé jsou vyzváni, aby se identifikovali jako lidé. Obdrží e-mail a musí vyplnit captcha. Teprve poté se e-mail dostane do kanálu našeho uživatele, jinak nejprve skončí ve složce se spamem.

2. Analýza pomocí umělé inteligence: E-maily, jejichž odesílatelé se prokázali jako lidé, jsou analyzovány umělou inteligencí a reklamy jsou odpovídajícím způsobem označeny. Takto označené e-maily se proto zobrazují níže v novinkovém kanálu.

3. Zobrazení v kanálu novinek: aBusiness Suite zobrazuje e-maily ve formě kanálu novinek. Systém za tímto účelem vypočítává pro každý e-mail skóre. Toto skóre určuje, jak vysoko v kanálu se e-mail zobrazí.
   A pracovní data obsažená v CRM systému, jako jsou například zaznamenané faktury daného kontaktu, naplánované online schůzky nebo nabídky zaslané tomuto kontaktu, jsou zahrnuta do výpočtu skóre a tím ovlivňují, jak vysoko se e-mail v novinkovém kanálu uživatele zobrazí.
   Při řazení v kanálu hraje roli také aktuálnost e-mailu: čím je e-mail novější, tím výše se obvykle zobrazuje. Čím méně je však e-mail důležitý, tím níže se v kanálu objevuje.