E-postalar modern iş hayatının ayrılmaz bir parçası haline gelmiştir. Ancak verimli bir iletişim aracı olarak başlayan bu süreç, birçok şirket için zaman alıcı bir yük haline geldi. E-posta seli Langmeier Software'de de büyük bir sorundu. Çalışanlar her gün önemli mesajları önemsiz olanlardan ayırmak için saatler harcıyor ve sonuç olarak verimlilik düşüyordu. Urs Langmeier ve Konstantin Stratigenas'ın yenilikçi yazılım çözümü aBusiness Suite'in kullanıma sunulmasıyla Langmeier Software, e-posta selini verimli bir şekilde yönetmeyi ve iş akışlarını önemli ölçüde optimize etmeyi başardı - her zaman mutlu müşteriye odaklanarak.

Zorluk:

Langmeier Software'de çalışanların gelen kutularında her gün yüzlerce e-posta birikiyordu. Bunlar önemli müşteri soruları ve sipariş onaylarından istenmeyen haber bültenleri ve spam'lere kadar uzanıyordu. Mesajların manuel olarak sıralanması değerli zamanımızı alıyor ve önemli e-postaların genellikle gözden kaçmasına veya çok geç işlenmesine neden oluyordu. Sihirbazlar, farklı e-posta adresleri veya manuel filtre kuralları kullanarak sorunu çözme girişimleri, gelen mesajların çokluğu ve karmaşıklığı nedeniyle başarısız oluyordu. Sorulara her zaman hızlı yanıt verilemediğinden, bu durum müşteri memnuniyetini olumsuz etkiliyordu.

Çözüm: aBusiness Suite ve optimize edilmiş bir odak kültürü

SaaS projesi "aBusiness Suite "in kurucu ortağı Konstantin Stratigenas, Langmeier Software ile işbirliği içinde tam da bu zorluklara göre uyarlanmış bir çözüm geliştirdi. Yazılım, e-posta selini verimli bir şekilde yönetmek için yapay zeka destekli önceliklendirme, otomatik yanıt önerileri ve aktif bir spam filtresini bir araya getiriyor - her zaman müşteriyi ilk sıraya koymak amacıyla.

1. Yapay zeka destekli önceliklendirme:

aBusiness Suite, gelen e-postaları önemlerine göre otomatik olarak sıralar. Ciro, maliyet/fayda dengesi ve bireysel kullanıcı tercihleri gibi faktörlere bağlı olarak, müşteri soruları veya sipariş onayları gibi önemli mesajlar beslemenin en üstünde görüntülenir. Sistem bunun için gerekli veri temelini tüm iş yazılımında mevcut olan bilgilerden otomatik olarak derler. Haber bültenleri veya satın alma talepleri gibi önemsiz e-postalar en alta taşınır ve gerektiğinde manuel olarak geri alınabilir. Bu, müşteri taleplerine her zaman öncelik verilmesini sağlar.

2. otomatik cevap önerileri:

Yapay zeka, yalnızca hafifçe ayarlanması gereken uygun yanıt önerileri oluşturur. Bu, zaman kazandırır ve müşteri sorularının hızlı ve profesyonel bir şekilde yanıtlanmasını sağlar. Mutlu müşteri her zaman ön plandadır.

3. Aktif spam filtresi:

aBusiness Suite'in entegre spam filtresi, gönderenlerin mesajları teslim edilmeden önce insan olduklarını onaylamalarını gerektirir. Bu, 00 spam içermeyen bir gelen kutusu ile sonuçlanır ve manuel spam temizliği için gereken çabayı azaltır. Böylece müşteri hizmetleri için daha fazla zaman kalır.

4. Müşteriye odaklanarak bireysel önceliklendirme:

Langmeier Software'de e-postalarla ilgilenmek için yeni bir yaklaşım oluşturulmuştur: Çalışanlar kendileri için neyin önemli olduğunu kendileri belirler ve gönderenlerin hangi mesajların önceliğe sahip olduğunu dikte etmesine izin vermez. Mutlu müşteri her zaman ön plandadır. Bununla birlikte, çalışan belirli bir projeye öncelik vermeye bağımsız olarak karar verdiğinde tüm iletişim her zaman mevcuttur. Odağı çalışan belirler, gelen e-posta değil. Tehlikede olan bir sipariş veya şirket için kayba yol açabilecek bir e-posta gibi gerçekten acil konularda, entegre yapay zeka çalışanları SMS veya WhatsApp gibi diğer kanallar aracılığıyla bilgilendirmeye karar verir.

5 Dijital yapay zeka müşteri danışmanı web sitesinde:

Müşteri desteğini daha da optimize etmek için Langmeier Software, aBusiness Suite'in bir parçası olan web sitesine dijital bir AI müşteri danışmanı entegre etti. Bu yapay zeka danışmanı tüm ürün uzmanlığına sahiptir ve müşterilerin bir e-posta yazmasına bile gerek kalmadan destek sorularının %80'ini bağımsız olarak yanıtlayabilir. Yapay zeka destek temsilcisi sık sorulan soruları yanıtlayabiliyor, teknik sorunları çözebiliyor ve hatta siparişleri destekleyebiliyor. Bu sadece gelen e-postaların sayısını azaltmakla kalmıyor, aynı zamanda müşterilerin günün her saati hızlı ve doğru yanıtlar almasını sağlıyor.

Sonuçlar:

Langmeier Software, aBusiness Suite'i kullanıma sunarak e-posta selini başarılı bir şekilde kontrol altına almayı başardı. Çalışanlar artık mesajları manuel olarak sıralamak için zaman harcamıyor ve asıl görevleri olan müşteri memnuniyetine konsantre olabiliyor. En önemli e-postalar, özellikle de müşteri talepleri hemen algılanıp işleme alınırken, önemsiz mesajlar otomatik olarak arka plana atılıyor. Verimlilik önemli ölçüde arttı ve çalışanlar artık e-posta selinden bunalmadıkları için daha mutlular. Aynı zamanda müşteriler de daha hızlı ve kesin yanıtlardan faydalanıyor.

Sonuç:

E-posta seli birçok şirketi etkileyen bir sorundur. Langmeier Software, aBusiness Suite ile yalnızca zaman kazandırmakla kalmayan, aynı zamanda iş akışlarını da optimize eden etkili bir çözüm buldu. Yapay zeka destekli önceliklendirme, otomatik yanıt önerileri ve aktif bir spam filtresinin birleşimi, her zaman mutlu müşteriye odaklanarak e-posta iletişimini yeni bir seviyeye taşıdı. Benzer zorlukların üstesinden gelmek isteyen kuruluşlar için aBusiness Suite cazip bir çözümdür.

aBusiness Suite Hakkında

aBusiness Suite, Langmeier Software'de Urs Langmeier ve Konstantin Stratigenas tarafından geliştirilen yenilikçi bir yazılım çözümüdür. Paket, kuruluşların günlük zorluklarını yönetmelerine yardımcı olmak için en son bulut, yapay zeka ve SaaS teknolojisini kullanıcı dostu özelliklerle birleştiriyor.

Daha fazla bilgi için www.abusiness.one adresini ziyaret edin.

Yazılımımızdaki devrim niteliğindeki gelen kutusu tıkanıklığı açma özelliği nasıl çalışır?

1. Aktif anti-spam: Bilinmeyen göndericilerden kendilerini insan olarak tanımlamaları istenir. Bir e-posta alırlar ve bir captcha doldurmaları gerekir. Ancak o zaman e-posta kullanıcımızın akışında görünür, aksi takdirde e-posta spam listesine girer.

2. AIanalizi: Göndericileri kendilerini insan olarak tanımlayan e-postalar AI tarafından analiz edilir ve reklamlar buna göre işaretlenir. Bu şekilde etiketlenen e-postalar bu nedenle haber akışında daha aşağıda görüntülenir.

3. Haber akışı görünümü: aBusiness Suite e-postaları bir haber akışı görünümünde görüntüler. Sistem her e-posta için bir puan hesaplar. Bu puan, e-postanın haber akışında ne kadar üstte görüntüleneceğini belirler.
   Bir kişi için kaydedilen faturalar, planlanan çevrimiçi toplantılar veya bu kişiye gönderilen teklifler gibi CRM sisteminde bulunan iş verileri, puanın hesaplanmasına dahil edilir ve böylece e-postanın kullanıcının haber akışında ne kadar üstte görüntüleneceğini etkiler.
   Bir e-postanın güncelliği de haber akışındaki sıralamada rol oynar: bir e-posta ne kadar güncelse, o kadar yukarıda görüntülenme eğilimindedir. Ancak bir e-posta ne kadar az önemliyse, akışta o kadar aşağıda görünür.