電子メールは現代のビジネスライフに欠かせないものとなっている。しかし、効率的なコミュニケーション手段として始まったEメールは、多くの企業にとって時間のかかる負担となっている。ラングマイヤー・ソフトウェア社でも、メールの洪水は大きな問題だった。従業員は毎日何時間もかけて重要なメッセージとそうでないものを分けており、その結果生産性が低下していました。Urs Langmeier氏とKonstantin Stratigenas氏による革新的なソフトウェアソリューションであるaBusiness Suiteを導入することで、Langmeier Softwareは大量のメールを効率的に管理し、ワークフローを大幅に最適化することができました。

課題

Langmeier Softwareでは、毎日何百通ものメールが従業員の受信トレイに溜まっていました。これらのメールは、重要な顧客からの問い合わせや注文の確認から、不要なニュースレターやスパムメールまで多岐にわたっていました。手作業によるメッセージの選別は貴重な時間を費やし、重要なメールが見落とされたり、処理が遅すぎたりすることがよくありました。ウィザードや別のメールアドレス、手動のフィルタールールを使って問題を解決しようとしても、受信メッセージの量が膨大で複雑なため、うまくいかなかった。そのため、問い合わせに迅速に対応できず、顧客満足度に悪影響を及ぼしていた。

解決策：aBusiness Suiteと最適化されたフォーカスカルチャー

SaaSプロジェクト "aBusiness Suite "の共同創設者であるコンスタンチン・ストラティゲナスは、ラングマイヤー・ソフトウェアと共同で、これらの課題に的確に対応するソリューションを開発した。このソフトウェアは、AIがサポートする優先順位付け、自動返信提案、アクティブ・スパム・フィルターを組み合わせ、大量のメールを効率的に管理する。

1.AIがサポートする優先順位付け：

aBusiness Suiteは、受信したEメールを重要度に応じて自動的に振り分けます。売上高、コストと利益のバランス、個々のユーザーの好みなどの要因に基づいて、顧客からの問い合わせや注文確認などの重要なメッセージがフィードの一番上に表示されます。システムは、完全なビジネスソフトウェアで利用可能な情報から、このためのデータ基盤を自動的にコンパイルします。ニュースレターや獲得に関する問い合わせなど、重要でないメールは下部に移動され、必要に応じて手動で取得することができます。これにより、顧客からの問い合わせは常に優先されます。

2. 自動返信提案：

AIは、わずかな調整だけで適切な回答候補を生成します。これにより時間を節約し、顧客からの問い合わせに迅速かつプロフェッショナルに対応することができます。常にお客様が主役です。

3. アクティブ・スパム・フィルター：

aBusiness Suiteの統合スパムフィルターは、メッセージを配信する前に送信者が人間であることを確認するよう要求します。その結果、100％スパムのない受信トレイを実現し、手作業によるスパム除去に必要な労力を削減します。これにより、カスタマーケアにより多くの時間を割くことができます。

4. 顧客に焦点を当てた個別の優先順位付け：

ラングマイヤー・ソフトウェアでは、Eメールを処理するための新しいアプローチが確立されています：従業員自身が何が重要かを判断し、送信者にどのメールが優先かを決めさせない。幸せな顧客が常に主役です。しかし、従業員が独自に特定のプロジェクトの優先順位を決定した場合、すべてのコミュニケーションは常に利用可能である。焦点は、受信メールではなく、従業員によって決定される。危険な注文や会社の損失につながる可能性のある電子メールなど、本当に緊急な案件の場合、統合AIはSMSやWhatsAppなどの他のチャネルを介して従業員に通知することを決定します。

5 ウェブサイトにすでにあるデジタルAIカスタマー・アドバイザー

カスタマーサポートをさらに最適化するために、Langmeier SoftwareはaBusiness Suiteの一部でもあるデジタルAIカスタマーアドバイザーをウェブサイトに統合しました。このAIアドバイザーは、すべての製品に関する専門知識を持ち、顧客が電子メールを書く前に、サポートに関する問い合わせの80%に独自に回答することができます。AIサポート・エージェントは、よくある質問に答え、技術的な問題を解決し、注文のサポートまで行うことができる。これにより、受信メールの数を減らすだけでなく、顧客が迅速かつ正確な回答を24時間受け取ることができる。

結果

aBusiness Suiteを導入することで、Langmeier Software社は大量のEメールをコントロールすることに成功しました。従業員は、手作業でメッセージを分類する時間がなくなり、本来の業務である顧客満足に集中できるようになりました。特に顧客からの問い合わせなど、最も重要なメールは即座に認識・処理され、重要でないメールは自動的にバックグラウンドに追いやられます。生産性は大幅に向上し、メールの洪水に圧倒されることがなくなったため、従業員はより幸せになりました。同時に、顧客はより迅速で的確な対応から利益を得ている。

結論

メールの洪水は多くの企業に影響を与える問題です。aBusiness Suiteによって、Langmeier Softwareは時間を節約するだけでなく、ワークフローを最適化する効率的なソリューションを発見した。AIがサポートする優先順位付け、自動返信提案、アクティブ・スパム・フィルターの組み合わせは、電子メール・コミュニケーションを新たなレベルに引き上げました。同じような課題を克服しようとしている組織にとって、aBusiness Suiteは魅力的なソリューションです。

aBusiness Suiteについて

aBusiness Suiteは、Langmeier SoftwareのUrs LangmeierとKonstantin Stratigenasによって開発された革新的なソフトウェアソリューションです。このスイートは、最先端のクラウド、AI、SaaSテクノロジーと使いやすい機能を組み合わせ、組織が日々の課題を管理できるよう支援する。

詳細はwww.abusiness.one。

ラングマイヤー・ソフトウェアの画期的な受信トレイの詰まり解消の仕組み

1. アクティブ・アンチスパム：未知の送信者は、人間であることを確認される。送信者はメールを受信し、キャプチャを入力する必要があります。そうしないと、そのメールはスパムリストに入ってしまいます。

2. AI分析：送信者が人間であることを確認したメールはAIによって分析され、それに応じて広告のフラグが立てられます。このようにラベル付けされたメールは、ニュースフィードのさらに下に表示されます。

3. ニュースフィードビュー：aBusiness Suiteは、ニュースフィードビューでメールを表示します。システムは各メールのスコアを計算します。このスコアによって、メールがフィード内でどの程度上位に表示されるかが決まります。
   CRMシステムに含まれる作業データ、例えば、コンタクトに記録された請求書、予定されたオンラインミーティング、コンタクトに送信されたオファーなどは、スコアの計算に含まれ、ユーザーのニュースフィードでメールがどの程度上位に表示されるかに影響します。
   メールの新しさもフィード内のソートに影響し、最近のメールほど上位に表示される傾向があります。しかし、重要度の低いメールほど、フィードの下の方に表示されます。