Os e-mails se tornaram parte integrante da vida empresarial moderna. Entretanto, o que começou como um meio eficiente de comunicação tornou-se um fardo que consome muito tempo para muitas empresas. A enxurrada de e-mails também era um grande problema na Langmeier Software. Os funcionários passavam horas todos os dias separando as mensagens importantes das não importantes e, como resultado, a produtividade era prejudicada. Com a introdução do aBusiness Suite, uma solução de software inovadora de Urs Langmeier e Konstantin Stratigenas, a Langmeier Software conseguiu gerenciar com eficiência a enxurrada de e-mails e otimizar significativamente os fluxos de trabalho - sempre com foco no cliente satisfeito.

O desafio:

Na Langmeier Software, centenas de e-mails se acumulavam nas caixas de entrada dos funcionários todos os dias. Eles variavam de consultas importantes de clientes e confirmações de pedidos a boletins informativos indesejados e spam. A classificação manual das mensagens consumia um tempo valioso e fazia com que os e-mails importantes fossem frequentemente ignorados ou processados tarde demais. As tentativas de resolver o problema usando assistentes, endereços de e-mail diferentes ou regras de filtragem manual falharam devido ao grande volume e à complexidade das mensagens recebidas. Isso teve um impacto negativo na satisfação do cliente, pois as consultas nem sempre podiam ser respondidas prontamente.

A solução: aBusiness Suite e uma cultura de foco otimizada

Konstantin Stratigenas, cofundador do projeto SaaS "aBusiness Suite", desenvolveu uma solução em colaboração com a Langmeier Software que foi adaptada exatamente a esses desafios. O software combina priorização com suporte de IA, sugestões de respostas automatizadas e um filtro de spam ativo para gerenciar com eficiência a enxurrada de e-mails, sempre com o objetivo de colocar o cliente em primeiro lugar.

1. priorização com suporte de IA:

O aBusiness Suite classifica automaticamente os e-mails recebidos de acordo com sua importância. Com base em fatores como volume de negócios, equilíbrio entre custo e benefício e preferências individuais do usuário, as mensagens importantes, como consultas de clientes ou confirmações de pedidos, são exibidas na parte superior do feed. O sistema compila automaticamente a base de dados para isso a partir das informações disponíveis no software comercial completo. E-mails sem importância, como boletins informativos ou consultas de aquisição, são movidos para a parte inferior e podem ser recuperados manualmente, se necessário. Isso garante que as consultas dos clientes sejam sempre priorizadas.

2. Sugestões de respostas automatizadas:

A IA gera sugestões de respostas adequadas que só precisam ser ligeiramente ajustadas. Isso economiza tempo e garante que as consultas dos clientes sejam respondidas de forma rápida e profissional. O cliente satisfeito é sempre o centro das atenções.

3. Filtro de spam ativo:

O filtro de spam integrado do aBusiness Suite exige que os remetentes confirmem que são humanos antes de suas mensagens serem entregues. Isso resulta em uma caixa de entrada 100% livre de spam e reduz o esforço necessário para a limpeza manual de spam. Assim, você tem mais tempo para o atendimento ao cliente.

4. priorização individual com foco no cliente:

Na Langmeier Software, foi estabelecida uma nova abordagem para lidar com e-mails: Os próprios funcionários determinam o que é importante para eles e não permitem que os remetentes ditem quais mensagens têm prioridade. O cliente satisfeito é sempre o centro das atenções. Entretanto, toda a comunicação está sempre disponível quando o funcionário decide, de forma independente, priorizar um determinado projeto. O funcionário determina o foco, não o e-mail recebido. No caso de assuntos realmente urgentes, como um pedido comprometido ou um e-mail que possa levar a um prejuízo para a empresa, a IA integrada decide notificar os funcionários por meio de outros canais, como SMS ou WhatsApp.

5 Consultor de clientes com IA digital já no site:

Para otimizar ainda mais o suporte ao cliente, a Langmeier Software integrou um consultor digital de clientes com IA no site, que também faz parte do aBusiness Suite. Esse consultor de IA tem todo o conhecimento do produto e pode responder a 80% das consultas de suporte de forma independente, antes mesmo que os clientes tenham que escrever um e-mail. O agente de suporte de IA é capaz de responder a perguntas frequentes, resolver problemas técnicos e até mesmo dar suporte a pedidos. Isso não apenas reduz o número de e-mails recebidos, mas também garante que os clientes recebam respostas rápidas e precisas, 24 horas por dia.

Os resultados:

Com a introdução do aBusiness Suite, a Langmeier Software conseguiu controlar o fluxo de e-mails. Os funcionários não gastam mais tempo classificando manualmente as mensagens, mas podem se concentrar em suas tarefas principais: a satisfação do cliente. Os e-mails mais importantes, especialmente as consultas de clientes, são reconhecidos e processados imediatamente, enquanto as mensagens sem importância são automaticamente relegadas a segundo plano. A produtividade aumentou significativamente e os funcionários estão mais felizes, pois não são mais sobrecarregados pela enxurrada de e-mails. Ao mesmo tempo, os clientes se beneficiam de respostas mais rápidas e precisas.

Conclusão:

A enxurrada de e-mails é um problema que afeta muitas empresas. Com o aBusiness Suite, a Langmeier Software encontrou uma solução eficiente que não apenas economiza tempo, mas também otimiza os fluxos de trabalho. A combinação de priorização apoiada por IA, sugestões de respostas automatizadas e um filtro de spam ativo elevou a comunicação por e-mail a um novo patamar - sempre com foco no cliente satisfeito. Para as organizações que buscam superar desafios semelhantes, o aBusiness Suite é uma solução atraente.

Sobre o aBusiness Suite

O aBusiness Suite é uma solução de software inovadora desenvolvida por Urs Langmeier e Konstantin Stratigenas na Langmeier Software. A suíte combina tecnologia de ponta em nuvem, IA e SaaS com recursos fáceis de usar para ajudar as organizações a gerenciar seus desafios diários.

Para obter mais informações, acesse www.abusiness.one.

Como funciona a revolucionária desobstrução da caixa de entrada em nosso software:

1. Anti-spam ativo: os remetentes desconhecidos são solicitados a se identificar como humanos. Eles recebem um e-mail e precisam preencher um captcha. Só então o e-mail aparece no feed do nosso usuário; caso contrário, o e-mail vai para a lista de spam.

2. Análise de IA: os e-mails cujos remetentes se identificaram como humanos são analisados pela IA e a publicidade é sinalizada de acordo. Portanto, os e-mails marcados dessa forma são exibidos mais abaixo no feed de notícias.

3. Visualização do feed de notícias: o aBusiness Suite exibe os e-mails em uma visualização de feed de notícias. O sistema calcula uma pontuação para cada e-mail. Essa pontuação determina a altura em que um e-mail é exibido no feed.
   E os dados de trabalho contidos no sistema CRM, como as faturas registradas para um contato, as reuniões on-line agendadas ou as ofertas enviadas a esse contato, são incluídos no cálculo da pontuação e, portanto, influenciam o nível em que o e-mail é exibido no feed de notícias do usuário.
   A recência de um e-mail também desempenha um papel na classificação no feed: quanto mais recente for um e-mail, mais alto ele tende a ser exibido. Porém, quanto menos importante for um e-mail, mais abaixo ele aparecerá no feed.