Datensicherung: so sieht es das Gesetz
![]() Rechtliche Aspekte der Datensicherung umfassen streng genommen zwei Fragen: Was darf ich und was muss ich tun? Solange die Daten im eigenen Hause bleiben, dürfen selbstverständlich alle Daten gesichert werden, die legal gespeichert wurden. Probleme können auftreten, wenn die Daten extern gesichert oder archiviert werden. Soweit es um persönliche Daten von Kunden oder Mitarbeitern geht, handelt es sich dabei um eine Datenweitergabe an Dritte. Auch das stellt allerdings kein ernstes Problem dar, wenn dieser Punkt in den entsprechenden Einverständniserklärungen aufgeführt ist. In Deutschland unterliegen alle Dokumente, die im weitesten Sinne mit Steuern zu tun haben, den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“. Dabei handelt es sich um eine verbindliche Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums, an der in Deutschland kein Unternehmen vorbei kommt. Der Kern dieser Anweisung besagt, dass einem Betriebsprüfer auf Verlangen jederzeit Lesezugriff auf alle steuerlich relevanten digitalen Unterlagen gewährt werden muss. Das bedeutet weit mehr, als nur alle erforderlichen Dokumente irgendwo auf einem Sicherungsband im Keller liegen zu haben. Die Dokumente der letzten Jahre müssen so gesichert sein, dass auf die Sicherungsarchive jederzeit zugegriffen werden kann. Es dürfte kein Unternehmen geben, dass die die GDPdU wirklich zu 100 Prozent erfüllt. Denn zu den „steuerlich relevanten digitalen Unterlagen“ gehören zum Beispiel auch alle internen Mails, die steuerlich relevante Vorgänge betreffen. Jeder Praktiker dürfte wissen, dass kein Unternehmen in der Lage ist, sämtliche Mails herauszufiltern, die vor Jahren irgendjemand im Unternehmen an irgendjemanden anderen geschrieben hat und die irgendeinen Bezug zu einem bestimmten Vorgang aufweisen. Aber für die im Rahmen einer Betriebsprüfung üblicherweise relevanten Unterlagen sollten die strengen Anforderungen der GDPdU eingehalten werden. Automatisch Daten sichernSchützen Sie alle Ihre Dateien.
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Über den Autor Sebastian Müller, Partner-Betreuung
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