Και να έχετε δικό σας βοηθό ή γραμματέα μόνο για τη διαχείριση των ραντεβού; Πολλοί άνθρωποι το ονειρεύονται αυτό, αλλά όταν πρόκειται για πρόσληψη, οι ίδιοι διευθυντές ξαφνικά χαιρετούν. Πολύ ακριβό. Πολύς κόπος. "Θα το κάνω μόνος μου".

Το αποτέλεσμα είναι σαφές: ένα ημερολόγιο που μοιάζει με πεδίο μάχης - και η αίσθηση ότι δεν προλαβαίνετε ποτέ να ασχοληθείτε με τα πραγματικά σημαντικά.

Γι' αυτό έχω συγκεντρώσει μερικούς χρυσούς κανόνες για την αποτελεσματικότητα του ημερολογίου με την πάροδο των ετών. Κανόνες που εξοικονομούν όχι μόνο το χρόνο μου, αλλά και την ενέργειά μου. Κανόνες που συνιστώ σε κάθε διευθυντή - προτού στείλει άλλες τρεις προτάσεις για συναντήσεις με θέμα "Ποιο είναι το πρόγραμμά σας;".

Οι κανόνες μου για την αποτελεσματικότητα των συναντήσεων:

1. όχι συσκέψεις τη Δευτέρα.

Η Δευτέρα δεν είναι ημέρα συνεδριάσεων. Η Δευτέρα είναι η ημέρα συντονισμού σας. Αν κάθεστε ήδη σε τηλεφωνήματα προτού να έχετε θέσει υπό έλεγχο την εβδομάδα σας, θα ελέγχεστε από τους άλλους από την αρχή.

2. Ποτέ μην στέλνετε περισσότερες από μία προτάσεις για ραντεβού.

Το "διαλέξτε" είναι ευγενικό - αλλά αναποτελεσματικό. Κάνει δουλειά. Για όλους. Αντ' αυτού: μια σταθερή πρόταση ή το πολύ ένα σαφές εύρος:

"Τρίτη, Πέμπτη ή Παρασκευή μεταξύ 14:00-18:00". Έγινε.

3. Όχι online ημερολόγια για αυτοεπιλογή.

Ακούγεται έξυπνο, αλλά δεν είναι. Αυτές οι συνδέσεις λειτουργούν μόνο σε χαρτί. Τι συμβαίνει στην πραγματικότητα: Οι άνθρωποι σας κλείνουν ραντεβού που δεν σας ταιριάζουν καθόλου. Πολύ αυθόρμητα. Μεταξύ δύο φάσεων εστίασης. Έτσι κι αλλιώς σκέφτεστε ήδη κάτι άλλο.

4. Χρησιμοποιήστε ένα πρόγραμμα προγραμματισμού ραντεβού που σκέφτεται για εσάς.

Ένα καλό εργαλείο αξίζει το βάρος του σε χρυσό:
- Εισάγετε αυτόματα έναν σύνδεσμο συνάντησης.
- Διατυπώστε αυτόματα μια πρόταση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- Χωρίς κλικ, χωρίς αντιγραφή και επικόλληση.

👉 Ό,τι δεν κάνει το εργαλείο σας για εσάς, σας κλέβει το χρόνο.

5. Αφήστε τον εαυτό σας να σας το υπενθυμίζει - σαν διευθύνων σύμβουλος.

Εγώ έχω κάθε ραντεβού καμένο στο μυαλό μου τρεις φορές μέσω γραπτού μηνύματος:
- Το προηγούμενο βράδυ στις 21:50 (πριν πάω για ύπνο)
- Τρεις ώρες πριν
- Μία ώρα πριν

6. Ρυθμίστε την υπενθύμιση μέσω SMS σε δυνατή ένταση.

Όχι σε δόνηση. Όχι αθόρυβη. Δυνατά. Και για πολύ.
Επειδή οι σιωπηλές υπενθυμίσεις είναι άχρηστες αν είστε βαθιά σε σκέψεις ή σε ένα τούνελ.

Τι πρέπει να πάρετε μαζί σας

Οι συναντήσεις είναι εργαλεία. Αλλά μόνο αν τα χρησιμοποιείτε σωστά.

Διαφορετικά, είναι απλώς ακριβές συζητήσεις με προσκλήσεις του Outlook.