Und eine eigene Assistentin oder Sekretärin nur fürs Terminmanagement? Davon träumen viele, aber wenn’s ums Einstellen geht, winken dieselben Manager plötzlich ab. Zu teuer. Zu viel Aufwand. „Ich mach das schon selbst.“

Was dabei rauskommt, ist klar: ein Kalender wie ein Schlachtfeld – und das Gefühl, dass man nie zu dem kommt, was wirklich wichtig ist.

Deshalb habe ich in all den Jahren einige goldene Regeln für Termin-Effizienz gesammelt. Regeln, die nicht nur meine Zeit retten, sondern auch meine Energie. Regeln, die ich jedem Manager ans Herz lege – bevor sie das nächste Mal wieder drei Terminvorschläge mit dem Betreff „Wie sieht’s bei dir aus?“ rausschicken.

Meine Meeting-Regeln für Effizienz:

1. Keine Meetings am Montag.

Montag ist kein Meeting-Tag. Montag ist dein Koordinations-Tag. Wenn du da schon in Calls sitzt, bevor du deine Woche im Griff hast, wirst du von Anfang an fremdbestimmt.

2. Nie mehr als einen Terminvorschlag schicken.

„Such dir was aus“ ist höflich – aber ineffizient. Es macht Arbeit. Für alle. Stattdessen: ein fixer Vorschlag oder maximal eine klare Range:

„Di, Do oder Fr zwischen 14:00–18:00.“ Fertig.

3. Keine Online-Kalender zum Selbst-Aussuchen.

Klingt schlau, ist es aber nicht. Diese Links funktionieren nur auf dem Papier. Was wirklich passiert: Leute buchen dir Termine rein, die dir gar nicht passen. Zu spontan. Zwischen zwei Fokusphasen. Im Kopf bist du eh schon bei was anderem.

4. Verwende einen Terminplaner, der mitdenkt.

Ein gutes Tool ist Gold wert:
– Automatisch Meetinglink rein.
– Automatisch Mailvorschlag formulieren.
– Kein Geklicke, kein Copy & Paste.

? Was dein Tool dir nicht abnimmt, klaut dir Zeit.

5. Lass dich erinnern – wie ein CEO.

Ich lasse mir jeden Termin dreimal per SMS in den Kopf brennen:
– Am Vorabend um 21:50 (vorm Schlafen)
– Drei Stunden vorher
– Eine Stunde vorher

6. SMS-Erinnerung auf laut stellen.

Nicht vibrierend. Nicht still. Laut. Und lang.
Weil stille Erinnerungen nichts bringen, wenn du gerade tief in Gedanken oder im Tunnel bist.

Was du mitnehmen solltest

Meetings sind Werkzeuge. Aber nur, wenn du sie richtig einsetzt.

Ansonsten sind sie einfach nur teure Plauderrunden mit Outlook-Einladung.