Produttività e gestione del tempo

Le riunioni non rovinano le aziende. Sono le cattive abitudini di riunione a farlo!

In tutti gli anni in cui ho fornito consulenza ai manager sull'efficienza del lavoro, mi sono imbattuto sempre in una cosa: Stress da scadenza, caos da calendario, riunioni perse e quella strana sensazione di colpa per aver parlato troppo senza aver concluso nulla.

So di cosa parlo. Anch'io ero un maestro nel saltare le riunioni: il classico perditempo che pensava di avere tutto sotto controllo mentre nella sua agenda regnava il caos.

E avere una propria assistente o segretaria solo per gestire gli appuntamenti? Molte persone sognano questo, ma quando si tratta di assumere, gli stessi manager fanno improvvisamente ciao ciao. Troppo costoso. Troppo impegnativo. "Lo farò da solo".

Il risultato è evidente: un'agenda simile a un campo di battaglia e la sensazione di non riuscire mai a occuparsi delle cose davvero importanti.
Ecco perché nel corso degli anni ho raccolto alcune regole d'oro per l'efficienza dell'agenda. Regole che non solo mi fanno risparmiare tempo, ma anche energia. Regole che consiglio a tutti i manager, prima che inviino altre tre proposte di riunione con l'oggetto "Qual è il tuo programma?".

Le mie regole di efficienza per le riunioni:

1. niente riunioni il lunedì.

Il lunedì non è un giorno di riunioni. Il lunedì è il giorno del coordinamento. Se partecipi alle riunioni prima di avere sotto controllo la tua settimana, sarai controllato dagli altri fin dall'inizio.

2. non inviare mai più di una proposta di appuntamento.

"Scegli tu" è educato, ma inefficiente. Fa lavorare. Per tutti. Invece: una proposta fissa o al massimo un intervallo chiaro:

"Martedì, giovedì o venerdì tra le 14:00 e le 18:00". Fatto.

3. Nessun calendario online per l'autoselezione.

Sembra una soluzione intelligente, ma non lo è. Questi link funzionano solo sulla carta. Cosa succede in realtà: Le persone prenotano per te appuntamenti che non sono affatto adatti a te. Troppo spontaneo. Tra due fasi di concentrazione. In ogni caso la tua mente è già concentrata su qualcos'altro.

4. usa un'agenda per appuntamenti che pensi per te.

Un buon strumento vale tanto oro quanto pesa:
- Inserisce automaticamente il link di una riunione.
- Formulare automaticamente un suggerimento per un'e-mail.
- Niente clic, niente copia e incolla.

Quello che il tuo strumento non fa per te, ti ruba tempo.

5. lasciati ricordare, come un amministratore delegato.

Ho impresso nella mia mente ogni appuntamento tre volte tramite un messaggio di testo:
- La sera prima, alle 21:50 (prima di andare a dormire).
- Tre ore prima
- Un'ora prima

6. Imposta l'SMS di promemoria ad alto volume.

Non vibrante. Non silenzioso. Forte. E lungo.
Perché i promemoria silenziosi sono inutili se sei immerso nei tuoi pensieri o in un tunnel.

Cosa portare con te

Le riunioni sono strumenti.

Ma solo se li usi correttamente.

Altrimenti, sono solo costose chat con inviti di Outlook.

Informazioni sull'autore
Fondatore e CEO di Langmeier Software
Non voglio complicare nulla. Non voglio sviluppare il software aziendale definitivo. Non voglio essere in una lista di tecnologia top. Perché le applicazioni aziendali non sono questo. Si tratta di assicurarsi che i tuoi dati siano protetti senza problemi. Si tratta di assicurarsi che tutto funzioni senza intoppi, mentre tu mantieni il pieno controllo e puoi concentrarti sulla crescita della tua azienda. Semplicità e affidabilità sono i miei principi guida e mi ispirano ogni giorno.
 

Invia un commento qui...