Резервне копіювання даних: як це бачить закон

У Німеччині принципи доступу до даних і можливості перевірки цифрових документів регулюють необхідність резервного копіювання документів, що мають відношення до оподаткування.

Строго кажучи, правові аспекти резервного копіювання даних включають два питання: що я можу робити і що я повинен робити? Поки дані залишаються всередині компанії, всі дані, які зберігаються на законних підставах, звичайно, можна створювати резервні копії. Проблеми можуть виникнути, якщо резервне копіювання або архівування даних здійснюється ззовні. Що стосується персональних даних клієнтів або співробітників, то це означає передачу даних третім особам. Однак це не становить серйозної проблеми, якщо цей пункт включено до відповідних декларацій про згоду.

Що потрібно резервувати?

В принципі, всі документи, які в майбутньому можуть знадобитися як докази в цивільному процесі, повинні мати резервну копію. Це стосується всіх документів, які створюються у зв'язку з юридичним обов'язком документування. Це, звичайно, рахунки-фактури, накладні та інші ділові документи, які слугують доказом завершених транзакцій. Однак до цієї категорії належать і численні інші документи. Лікарі та адвокати повинні документувати належне консультування пацієнтів або клієнтів, компанії повинні документувати дотримання офіційних вимог. Усі ці документи мають бути не лише збережені, але й заархівовані у спосіб, що захищає їх від аудиту. Документ, який може бути змінений пізніше, не має доказової сили. На ринку існує безліч систем архівування, які працюють, наприклад, з кваліфікованими позначками часу. Тому цю проблему можна вирішити технічно.

Принципи доступу до даних та можливості перевірки цифрових документів

У Німеччині всі документи, які мають відношення до податків у широкому розумінні, підпадають під дію "Принципів доступу до даних і можливості перевірки цифрових документів". Це обов'язкова до виконання адміністративна директива, видана Федеральним міністерством фінансів, яку жодна компанія в Німеччині не може ігнорувати. Суть цієї інструкції полягає в тому, що податковому аудитору повинен бути наданий доступ для читання до всіх цифрових документів, що мають відношення до оподаткування, у будь-який час за його запитом. Це означає набагато більше, ніж просто мати всі необхідні документи на резервній стрічці десь у підвалі. Документи за попередні роки мають бути зарезервовані таким чином, щоб доступ до резервних архівів можна було отримати в будь-який час. Напевно, немає жодної компанії, яка дійсно виконує GDPdU на 100 відсотків. Це пов'язано з тим, що "податково значущі цифрові документи" також включають, наприклад, всі внутрішні електронні листи, що стосуються податково значущих транзакцій. Кожен фахівець повинен знати, що жодна компанія не в змозі відфільтрувати всі електронні листи, які хтось в компанії написав комусь іншому багато років тому і які мають будь-яке відношення до конкретної транзакції. Однак слід дотримуватися суворих вимог GDPdU щодо документів, які зазвичай мають значення в контексті податкової перевірки.