Резервное копирование данных: вот как на это смотрит закон

В Германии принципы доступа к данным и проверяемости цифровых документов регулируют необходимость резервного копирования документов, имеющих отношение к налогообложению.

Строго говоря, юридические аспекты резервного копирования данных включают в себя два вопроса: что я могу делать и что я должен делать? До тех пор пока данные остаются внутри компании, все данные, которые хранятся на законных основаниях, конечно же, можно резервировать. Проблемы могут возникнуть, если резервное копирование или архивирование данных будет осуществляться извне. Что касается личных данных клиентов или сотрудников, то здесь речь идет о передаче данных третьим лицам. Однако и это не является серьезной проблемой, если этот момент включен в соответствующие декларации о согласии.

Что нужно сохранять в резервной копии?

В принципе, все документы, которые в какой-то момент в будущем могут потребоваться в качестве доказательств в гражданском процессе, должны быть сохранены в резервной копии. Это относится ко всем документам, которые создаются в связи с обязательством по ведению юридической документации. Сюда, естественно, входят счета-фактуры, накладные и другие деловые документы, которые служат доказательством совершенных сделок. Однако в эту категорию попадает и множество других документов. Врачи и юристы должны документально подтверждать правильность консультирования пациентов или клиентов, компании - документировать соблюдение официальных требований. Все эти документы должны не только иметь резервную копию, но и архивироваться в защищенном от аудита виде. Документ, который может быть изменен позднее, не имеет доказательной силы. На рынке существует множество систем архивирования, которые работают, например, с квалифицированными метками времени. Таким образом, эта проблема может быть решена технически.

Принципы доступа к данным и верифицируемости цифровых документов

В Германии все документы, имеющие отношение к налогам в самом широком смысле, подпадают под действие "Принципов доступа к данным и проверяемости цифровых документов". Это обязательная административная директива, изданная Федеральным министерством финансов, которую не может игнорировать ни одна компания в Германии. Суть этой инструкции заключается в том, что налоговому аудитору должен быть предоставлен доступ на чтение ко всем цифровым документам, имеющим отношение к налогообложению, в любое время по его запросу. Это означает гораздо больше, чем просто иметь все необходимые документы на резервной ленте где-то в подвале. Документы за предыдущие годы должны быть сохранены таким образом, чтобы к резервным архивам можно было получить доступ в любое время. Наверное, нет ни одной компании, которая бы действительно выполняла GDPdU на 100 процентов. Это связано с тем, что к "цифровым документам, имеющим отношение к налогообложению" относятся также, например, все внутренние электронные письма, связанные с операциями, имеющими отношение к налогообложению. Каждый практикующий специалист должен знать, что ни одна компания не в состоянии отфильтровать все электронные письма, которые кто-то из сотрудников компании написал кому-то другому много лет назад и в которых есть хоть какая-то ссылка на конкретную сделку. Однако строгие требования GDPdU должны соблюдаться в отношении документов, которые обычно имеют значение в контексте налоговой проверки.