Sauvegarde des données : c'est ce que dit la loi

En Allemagne, les principes relatifs à l'accès aux données et à la vérifiabilité des documents numériques régissent la nécessité de sauvegarder les documents pertinents pour les impôts.

Les aspects juridiques de la sauvegarde des données comportent deux questions à proprement parler : qu'est-ce que je peux faire et qu'est-ce que je dois faire ? Tant que les données restent en interne, il est bien sûr possible de sauvegarder toutes les données qui ont été enregistrées légalement. Des problèmes peuvent survenir si les données sont sauvegardées ou archivées à l'extérieur. Dans la mesure où il s'agit de données personnelles de clients ou d'employés, il s'agit d'une transmission de données à des tiers. Mais cela ne pose pas non plus de problème sérieux si ce point est mentionné dans les déclarations de consentement correspondantes.

Que faut-il sauvegarder ?

En principe, il faut sauvegarder tous les documents qui pourraient être nécessaires à l'avenir comme preuve dans un procès civil. Cela concerne tous les documents qui sont établis en raison d'une obligation légale de documentation. Il s'agit bien sûr des factures, des bons de livraison et d'autres documents commerciaux qui servent de preuve des transactions conclues. Mais de nombreux autres documents font également partie de cette catégorie. Les médecins et les avocats doivent documenter les conseils donnés aux patients ou aux clients, et les entreprises doivent documenter le respect des exigences réglementaires. Tous ces documents doivent non seulement être sauvegardés, mais aussi archivés de manière à ce qu'ils puissent être révisés. Un document qui peut être modifié ultérieurement n'a aucune valeur de preuve. Il existe sur le marché de nombreux systèmes d'archivage correspondants, qui fonctionnent par exemple avec des horodateurs qualifiés. Techniquement, ce problème peut donc être résolu.

Principes d'accès aux données et de vérifiabilité des documents numériques

En Allemagne, tous les documents qui ont trait aux impôts au sens large sont soumis aux "principes d'accès aux données et de vérifiabilité des documents numériques". Il s'agit d'une instruction administrative contraignante du ministère fédéral des finances qu'aucune entreprise ne peut ignorer en Allemagne. L'essentiel de cette instruction stipule qu'un auditeur doit pouvoir accéder en lecture à tout moment à tous les documents numériques pertinents sur le plan fiscal. Cela signifie bien plus que d'avoir tous les documents nécessaires quelque part dans la cave sur une bande de sauvegarde. Les documents des dernières années doivent être sécurisés de manière à ce qu'il soit possible d'accéder aux archives de sauvegarde à tout moment. Il ne devrait pas y avoir d'entreprise qui remplisse vraiment la GDPdU à 100%. En effet, les "documents numériques pertinents pour les impôts" comprennent par exemple aussi tous les e-mails internes qui concernent des processus pertinents pour les impôts. Tout praticien devrait savoir qu'aucune entreprise n'est en mesure de filtrer tous les e-mails que quelqu'un dans l'entreprise a écrit à quelqu'un d'autre il y a des années et qui ont un rapport quelconque avec une opération spécifique. Mais pour les documents habituellement pertinents dans le cadre d'un contrôle d'entreprise, les exigences strictes de la GDPdU devraient être respectées.