Backup dei dati: ecco come la vede la legge

In Germania, i principi di accesso ai dati e di verificabilità dei documenti digitali regolano la necessità di eseguire il backup dei documenti rilevanti ai fini fiscali.

In senso stretto, gli aspetti legali del backup dei dati riguardano due domande: cosa posso fare e cosa devo fare? Finché i dati rimangono all'interno dell'azienda, è possibile eseguire il backup di tutti i dati archiviati legalmente. I problemi possono sorgere se il backup o l'archiviazione dei dati avviene all'esterno. Per quanto riguarda i dati personali di clienti e dipendenti, si tratta di un trasferimento di dati a terzi. Tuttavia, anche questo non è un problema grave se questo punto è incluso nelle relative dichiarazioni di consenso.

Di cosa deve essere fatto il backup?

In linea di principio, è necessario eseguire il backup di tutti i documenti che in futuro potrebbero essere richiesti come prova in un procedimento civile. Questo vale per tutti i documenti creati in base a un obbligo di documentazione legale. Tra questi rientrano naturalmente le fatture, le bolle di consegna e altri documenti commerciali che servono come prova delle transazioni concluse. Tuttavia, anche numerosi altri documenti rientrano in questa categoria. I medici e gli avvocati devono documentare la corretta assistenza ai pazienti o ai clienti, le aziende devono documentare la conformità ai requisiti ufficiali. Tutti questi documenti non solo devono essere sottoposti a backup, ma anche archiviati a prova di revisione. Un documento che può essere modificato in un secondo momento non ha alcun valore probatorio. Sul mercato sono disponibili numerosi sistemi di archiviazione che funzionano, ad esempio, con marche temporali qualificate. Questo problema può quindi essere risolto tecnicamente.

Principi di accesso ai dati e verificabilità dei documenti digitali

In Germania, tutti i documenti che hanno a che fare con le tasse in senso lato sono soggetti ai "Principi di accesso ai dati e verificabilità dei documenti digitali". Si tratta di una direttiva amministrativa vincolante emessa dal Ministero Federale delle Finanze che nessuna azienda in Germania può ignorare. Il fulcro di questa direttiva è che ai revisori fiscali deve essere concesso l'accesso in lettura a tutti i documenti digitali rilevanti dal punto di vista fiscale in qualsiasi momento e su richiesta. Questo significa molto di più che avere tutti i documenti necessari su un nastro di backup da qualche parte in cantina. I documenti degli anni precedenti devono essere salvati in modo tale da poter accedere agli archivi di backup in qualsiasi momento. Probabilmente non esiste un'azienda che soddisfi al 100% il GDPdU. Questo perché i "documenti digitali rilevanti ai fini fiscali" comprendono anche, ad esempio, tutte le e-mail interne relative a transazioni rilevanti ai fini fiscali. Ogni professionista dovrebbe sapere che nessuna azienda è in grado di filtrare tutte le e-mail che qualcuno dell'azienda ha scritto a qualcun altro anni fa e che fanno riferimento a una specifica transazione. Tuttavia, i requisiti rigorosi del GDPdU dovrebbero essere rispettati per i documenti che sono solitamente rilevanti nel contesto di una verifica fiscale.