Pencadangan data: begitulah cara hukum melihatnya

Di Jerman, prinsip-prinsip akses data dan verifikasi dokumen digital mengatur perlunya mencadangkan dokumen yang relevan dengan pajak.

Sebenarnya, aspek hukum pencadangan data melibatkan dua pertanyaan: Apa yang boleh saya lakukan dan apa yang harus saya lakukan? Selama data tetap berada di dalam perusahaan, semua data yang telah disimpan secara legal tentu saja dapat dicadangkan. Masalah dapat muncul jika data dicadangkan atau diarsipkan secara eksternal. Sejauh menyangkut data pribadi pelanggan atau karyawan, ini merupakan pemindahan data ke pihak ketiga. Namun, ini juga bukan masalah serius jika poin ini disertakan dalam pernyataan persetujuan yang relevan.

Apa yang perlu dicadangkan?

Pada prinsipnya, semua dokumen yang mungkin diperlukan sebagai bukti dalam proses perdata di suatu saat di masa depan harus dicadangkan. Hal ini berlaku untuk semua dokumen yang dibuat karena kewajiban dokumentasi hukum. Hal ini tentu saja termasuk faktur, nota pengiriman, dan dokumen bisnis lainnya yang berfungsi sebagai bukti transaksi yang telah diselesaikan. Namun, banyak dokumen lain yang juga termasuk dalam kategori ini. dokter dan pengacara harus mendokumentasikan konseling yang tepat untuk pasien atau klien, perusahaan harus mendokumentasikan kepatuhan terhadap persyaratan resmi. Semua dokumen ini tidak hanya harus dicadangkan, namun juga diarsipkan dengan cara yang tahan audit. Dokumen yang dapat diubah di kemudian hari tidak memiliki nilai pembuktian. Ada banyak sistem pengarsipan yang tersedia di pasaran yang bekerja dengan stempel waktu yang memenuhi syarat, misalnya. Oleh karena itu, masalah ini dapat diatasi secara teknis.

Prinsip akses data dan verifikasi dokumen digital

Di Jerman, semua dokumen yang berkaitan dengan pajak dalam arti luas tunduk pada "Prinsip-prinsip akses data dan verifikasi dokumen digital". Ini adalah instruksi administratif yang mengikat yang dikeluarkan oleh Kementerian Keuangan Federal yang tidak dapat diabaikan oleh perusahaan mana pun di Jerman. Inti dari instruksi ini menyatakan bahwa pemeriksa pajak harus diberikan akses untuk membaca semua dokumen digital yang relevan dengan pajak kapan saja jika diminta. Ini berarti lebih dari sekadar menyimpan semua dokumen yang diperlukan dalam pita cadangan di suatu tempat di ruang bawah tanah. Dokumen-dokumen dari tahun-tahun sebelumnya harus dicadangkan sedemikian rupa sehingga arsip cadangan dapat diakses kapan saja. Mungkin tidak ada perusahaan yang benar-benar memenuhi GDPdU 100 persen. Hal ini karena "dokumen digital yang relevan dengan pajak" juga mencakup, misalnya, semua email internal yang berkaitan dengan transaksi yang relevan dengan pajak. Setiap praktisi harus mengetahui bahwa tidak ada perusahaan yang dapat menyaring semua email yang ditulis oleh seseorang di perusahaan kepada orang lain bertahun-tahun yang lalu dan yang memiliki referensi ke transaksi tertentu. Namun, persyaratan ketat dari GDPdU harus dipatuhi untuk dokumen-dokumen yang biasanya relevan dalam konteks pemeriksaan pajak.