النسخ الاحتياطي للبيانات: هكذا يراها القانون

في ألمانيا، تنظم مبادئ الوصول إلى البيانات وقابلية التحقق من المستندات الرقمية ضرورة النسخ الاحتياطي للوثائق ذات الصلة بالضرائب.

بالمعنى الدقيق للكلمة، تنطوي الجوانب القانونية للنسخ الاحتياطي للبي انات على سؤالين: ما الذي يُسمح لي بفعله وما الذي يجب عليّ فعله؟ ما دامت البيانات مخزّنة داخل الشركة، يجوز بالطبع إجراء النسخ الاحتياطي لجميع البيانات التي تم تخزينها بشكل قانوني. يمكن أن تنشأ مشاكل إذا تم نسخ البيانات احتياطيًا أو أرشفتها خارجيًا. بقدر ما يتعلق الأمر بالبيانات الشخصية للعملاء أو الموظفين، فإن هذا يعد نقلًا للبيانات إلى أطراف ثالثة. ومع ذلك، لا يمثل هذا أيضًا مشكلة خطيرة إذا تم تضمين هذه النقطة في إقرارات الموافقة ذات الصلة.

ما الذي يجب نسخه احتياطيًا؟

من حيث المبدأ، يجب إجراء نسخ احتياطي لجميع المستندات التي يمكن أن تكون مطلوبة كدليل في الإجراءات المدنية في مرحلة ما في المستقبل. وينطبق هذا على جميع المستندات التي يتم إنشاؤها بسبب التزام التوثيق القانوني. ويشمل ذلك بطبيعة الحال الفواتير ومذكرات التسليم وغيرها من المستندات التجارية التي تُستخدم كدليل على المعاملات المنجزة. ومع ذلك، تندرج العديد من المستندات الأخرى أيضًا ضمن هذه الفئة. يجب على الأطباء والمحامين توثيق الاستشارات المناسبة للمرضى أو العملاء، ويجب على الشركات توثيق الامتثال للمتطلبات الرسمية. يجب ألا يتم نسخ جميع هذه المستندات احتياطيًا فحسب، بل يجب أيضًا أرشفتها بطريقة مقاومة للتدقيق. فالمستند الذي يمكن تغييره في تاريخ لاحق ليس له قيمة إثباتية. هناك العديد من أنظمة الأرشفة المتوفرة في السوق والتي تعمل بالطوابع الزمنية المؤهلة، على سبيل المثال. وبالتالي يمكن حل هذه المشكلة من الناحية التقنية.

مبادئ الوصول إلى البيانات وإمكانية التحقق من الوثائق الرقمية

في ألمانيا، تخضع جميع المستندات التي لها علاقة بالضرائب بالمعنى الواسع لـ "مبادئ الوصول إلى البيانات وإمكانية التحقق من المستندات الرقمية". هذا توجيه إداري ملزم صادر عن وزارة المالية الاتحادية لا يمكن لأي شركة في ألمانيا تجاهله. ينص جوهر هذه التعليمات على أنه يجب منح مدقق الضرائب حق الوصول للقراءة إلى جميع المستندات الرقمية ذات الصلة بالضرائب في أي وقت عند الطلب. وهذا يعني أكثر بكثير من مجرد وجود جميع المستندات اللازمة على شريط احتياطي في مكان ما في الطابق السفلي. يجب أن يتم نسخ المستندات من السنوات السابقة احتياطيًا بطريقة يمكن من خلالها الوصول إلى الأرشيف الاحتياطي في أي وقت. ربما لا توجد شركة تفي حقًا بـ GDPdU بنسبة 100 في المائة. وذلك لأن "المستندات الرقمية ذات الصلة بالضرائب" تشمل أيضاً، على سبيل المثال، جميع رسائل البريد الإلكتروني الداخلية المتعلقة بالمعاملات ذات الصلة بالضرائب. يجب على كل ممارس أن يعرف أنه لا توجد شركة في وضع يسمح لها بتصفية جميع رسائل البريد الإلكتروني التي كتبها شخص ما في الشركة إلى شخص آخر منذ سنوات والتي تحتوي على أي إشارة إلى معاملة معينة. ومع ذلك، يجب التقيد بالمتطلبات الصارمة لوحدة تطوير الأعمال العامة الضريبية بالنسبة للوثائق ذات الصلة عادةً في سياق التدقيق الضريبي.