Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας δεδομένων: έτσι το βλέπει ο νόμος

Στη Γερμανία, οι αρχές της πρόσβασης στα δεδομένα και της επαληθευσιμότητας των ψηφιακών εγγράφων ρυθμίζουν την ανάγκη δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας των φορολογικών εγγράφων.

Αυστηρά μιλώντας, οι νομικές πτυχές της δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας δεδομένων περιλαμβάνουν δύο ερωτήματα: Τι επιτρέπεται να κάνω και τι πρέπει να κάνω; Εφόσον τα δεδομένα παραμένουν εντός της επιχείρησης, όλα τα δεδομένα που έχουν αποθηκευτεί νόμιμα μπορούν φυσικά να δημιουργηθούν αντίγραφα ασφαλείας. Προβλήματα μπορεί να προκύψουν εάν τα δεδομένα δημιουργούνται αντίγραφα ασφαλείας ή αρχειοθετούνται εξωτερικά. Όσον αφορά τα προσωπικά δεδομένα πελατών ή εργαζομένων, πρόκειται για μεταφορά δεδομένων σε τρίτους. Ωστόσο, και αυτό δεν αποτελεί σοβαρό πρόβλημα εάν το σημείο αυτό περιλαμβάνεται στις σχετικές δηλώσεις συγκατάθεσης.

Τι πρέπει να δημιουργηθεί αντίγραφο ασφαλείας;

Κατ' αρχήν, όλα τα έγγραφα που θα μπορούσαν να απαιτηθούν ως αποδεικτικά στοιχεία σε αστικές διαδικασίες σε κάποια στιγμή στο μέλλον πρέπει να υποβάλλονται σε αντίγραφα ασφαλείας. Αυτό ισχύει για όλα τα έγγραφα που δημιουργούνται λόγω νομικής υποχρέωσης τεκμηρίωσης. Αυτό περιλαμβάνει φυσικά τα τιμολόγια, τα δελτία αποστολής και άλλα επιχειρηματικά έγγραφα που χρησιμεύουν ως αποδεικτικά στοιχεία των ολοκληρωμένων συναλλαγών. Ωστόσο, στην κατηγορία αυτή εμπίπτουν και πολλά άλλα έγγραφα. Οι γιατροί και οι δικηγόροι πρέπει να τεκμηριώνουν τη σωστή συμβουλευτική των ασθενών ή των πελατών, οι εταιρείες πρέπει να τεκμηριώνουν τη συμμόρφωση με τις επίσημες απαιτήσεις. Όλα αυτά τα έγγραφα πρέπει όχι μόνο να υποστηρίζονται, αλλά και να αρχειοθετούνται με τρόπο που να επιτρέπει τον έλεγχο. Ένα έγγραφο που μπορεί να αλλάξει σε μεταγενέστερη ημερομηνία δεν έχει καμία αποδεικτική αξία. Στην αγορά διατίθενται πολλά συστήματα αρχειοθέτησης που λειτουργούν, για παράδειγμα, με αναγνωρισμένες χρονοσφραγίδες. Συνεπώς, το πρόβλημα αυτό μπορεί να επιλυθεί τεχνικά.

Αρχές πρόσβασης στα δεδομένα και επαληθευσιμότητας των ψηφιακών εγγράφων

Στη Γερμανία, όλα τα έγγραφα που έχουν σχέση με τους φόρους με την ευρύτερη έννοια υπόκεινται στις "Αρχές πρόσβασης σε δεδομένα και δυνατότητας επαλήθευσης ψηφιακών εγγράφων". Πρόκειται για μια δεσμευτική διοικητική οδηγία που εκδίδεται από το Ομοσπονδιακό Υπουργείο Οικονομικών, την οποία καμία εταιρεία στη Γερμανία δεν μπορεί να αγνοήσει. Ο πυρήνας αυτής της οδηγίας αναφέρει ότι πρέπει να παρέχεται σε έναν φορολογικό ελεγκτή πρόσβαση ανάγνωσης σε όλα τα ψηφιακά έγγραφα που σχετίζονται με τη φορολογία, ανά πάσα στιγμή κατόπιν αιτήματος. Αυτό σημαίνει πολύ περισσότερα από το να έχετε απλώς όλα τα απαραίτητα έγγραφα σε μια εφεδρική ταινία κάπου στο υπόγειο. Τα έγγραφα των προηγούμενων ετών πρέπει να έχουν δημιουργηθεί με τέτοιο τρόπο ώστε να είναι δυνατή η πρόσβαση στα αρχεία αντιγράφων ασφαλείας ανά πάσα στιγμή. Πιθανώς δεν υπάρχει καμία εταιρεία που να πληροί πραγματικά το GDPdU κατά 100 τοις εκατό. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι στα "φορολογικά χρήσιμα ψηφιακά έγγραφα" περιλαμβάνονται επίσης, για παράδειγμα, όλα τα εσωτερικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σχετίζονται με φορολογικά χρήσιμες συναλλαγές. Κάθε επαγγελματίας θα πρέπει να γνωρίζει ότι καμία εταιρεία δεν είναι σε θέση να φιλτράρει όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που κάποιος στην εταιρεία έγραψε σε κάποιον άλλον πριν από χρόνια και τα οποία έχουν οποιαδήποτε αναφορά σε μια συγκεκριμένη συναλλαγή. Ωστόσο, οι αυστηρές απαιτήσεις του GDPdU θα πρέπει να τηρούνται για τα έγγραφα που είναι συνήθως συναφή στο πλαίσιο ενός φορολογικού ελέγχου.