Cópia de segurança dos dados: a lei assim o considera

Na Alemanha, os princípios de acesso a dados e verificabilidade de documentos digitais regulam a necessidade de fazer backup de documentos relevantes para a tributação.

A rigor, os aspectos legais do backup de dados envolvem duas questões: o que posso fazer e o que devo fazer? Desde que os dados permaneçam internos, todos os dados que foram armazenados legalmente podem, obviamente, ser copiados. Podem surgir problemas se o backup ou o arquivamento dos dados for feito externamente. No que diz respeito aos dados pessoais de clientes ou funcionários, isso é uma transferência de dados para terceiros. No entanto, isso não representa um problema sério se esse ponto for incluído nas declarações de consentimento relevantes.

O que precisa ser armazenado em backup?

Em princípio, é necessário fazer o backup de todos os documentos que possam ser exigidos como prova em processos civis em algum momento no futuro. Isso se aplica a todos os documentos criados devido a uma obrigação de documentação legal. Isso inclui, naturalmente, faturas, notas de entrega e outros documentos comerciais que servem como prova de transações concluídas. Entretanto, vários outros documentos também se enquadram nessa categoria. Médicos e advogados devem documentar o aconselhamento adequado de pacientes ou clientes, e as empresas devem documentar a conformidade com os requisitos oficiais. Todos esses documentos devem não apenas ser armazenados em backup, mas também arquivados de maneira à prova de auditoria. Um documento que pode ser alterado em uma data posterior não tem valor probatório. Há vários sistemas de arquivamento disponíveis no mercado que funcionam com registros de data e hora qualificados, por exemplo. Portanto, esse problema pode ser resolvido tecnicamente.

Princípios de acesso a dados e verificabilidade de documentos digitais

Na Alemanha, todos os documentos relacionados a impostos, em seu sentido mais amplo, estão sujeitos aos "Princípios de acesso a dados e verificabilidade de documentos digitais". Essa é uma diretriz administrativa obrigatória emitida pelo Ministério Federal da Fazenda que nenhuma empresa na Alemanha pode ignorar. O núcleo dessa instrução afirma que um auditor fiscal deve ter acesso de leitura a todos os documentos digitais relevantes para a tributação a qualquer momento, mediante solicitação. Isso significa muito mais do que apenas ter todos os documentos necessários em uma fita de backup em algum lugar no porão. O backup dos documentos de anos anteriores deve ser feito de forma que os arquivos de backup possam ser acessados a qualquer momento. Provavelmente, não há nenhuma empresa que realmente cumpra a GDPdU em 100%. Isso ocorre porque os "documentos digitais relevantes para a tributação" também incluem, por exemplo, todos os e-mails internos relacionados a transações relevantes para a tributação. Todo profissional deve saber que nenhuma empresa está em condições de filtrar todos os e-mails que alguém da empresa escreveu para outra pessoa anos atrás e que tenham qualquer referência a uma transação específica. Entretanto, as exigências rigorosas da GDPdU devem ser seguidas para os documentos que geralmente são relevantes no contexto de uma auditoria fiscal.