Magazyn
Backing up data: tak to widzi prawo
Zasady dostępu do danych i możliwości kontroli dokumentów cyfrowych regulują konieczność tworzenia kopii zapasowych dokumentów podatkowych w Niemczech.
Prawne aspekty archiwizacji danych ściśle rzecz biorąc dotyczą dwóch pytań: co mi wolno robić i co muszę robić? Dopóki dane pozostają w domu, dopuszczalne jest oczywiście tworzenie kopii zapasowych wszystkich danych, które były przechowywane zgodnie z prawem. Problemy mogą się pojawić, gdy dane są archiwizowane lub backupowane na zewnątrz. Jeśli chodzi o dane osobowe klientów lub pracowników, to jest to przekazanie danych osobom trzecim. Nie stanowi to jednak poważnego problemu, jeśli ten punkt jest wymieniony w odpowiednich formularzach zgody.
Co należy archiwizować?
Zasadniczo należy archiwizować wszystkie dokumenty, które mogą być w przyszłości potrzebne jako dowód w postępowaniu cywilnym. Dotyczy to wszystkich dokumentów, które są tworzone z powodu prawnego obowiązku dokumentacyjnego. Obejmuje to oczywiście faktury, dowody dostawy i inne dokumenty biznesowe, które służą jako dowód dokonanych transakcji. Ale wiele innych dokumentów również należy do tej kategorii. Lekarze i prawnicy muszą udokumentować właściwe udzielanie porad pacjentom lub klientom, a także zgodność z wymogami prawnymi. Wszystkie te dokumenty muszą być nie tylko zapisane, ale także zarchiwizowane w sposób umożliwiający kontrolę. Dokument, który może być później zmieniony, nie ma wartości dowodowej. Na rynku dostępnych jest wiele odpowiednich systemów archiwizacji, które pracują np. z kwalifikowanymi znacznikami czasu. Z technicznego punktu widzenia problem ten można więc rozwiązać.
Zasady dostępu do danych i audytowalności dokumentów cyfrowych
W Niemczech wszystkie dokumenty, które mają związek z szeroko pojętymi podatkami, podlegają „Zasadom dostępu do danych i możliwości kontroli dokumentów cyfrowych“. Jest to wiążąca instrukcja administracyjna Federalnego Ministerstwa Finansów, której żadna firma w Niemczech nie może uniknąć. Istota tej instrukcji mówi, że kontroler podatkowy musi otrzymać dostęp w trybie odczytu do wszystkich istotnych dla podatku dokumentów cyfrowych w każdej chwili i na każde żądanie. Oznacza to o wiele więcej niż tylko posiadanie wszystkich wymaganych dokumentów gdzieś na zapasowej taśmie w piwnicy. Dokumenty z minionych lat muszą być przechowywane w taki sposób, by w każdej chwili można było uzyskać do nich dostęp. Nie ma chyba firmy, która w 100 procentach wypełnia GDPdU. Dzieje się tak dlatego, że „dokumenty cyfrowe istotne z podatkowego punktu widzenia“ obejmują również np. wszystkie wewnętrzne wiadomości, które dotyczą procesów istotnych z podatkowego punktu widzenia. Każdy praktykujący powinien wiedzieć, że żadna firma nie jest w stanie odfiltrować wszystkich maili, które ktoś w firmie napisał do kogoś innego lata temu i które mają jakikolwiek związek z konkretnym procesem. Jednak w przypadku dokumentów, które są zazwyczaj istotne w kontekście kontroli podatkowej, należy stosować się do ścisłych wymagań GDPdU.
Dla PC & Laptop
Dla serwerów i maszyn wirtualnych
Backup Essentials
€39.90 na rok
Wybierz
- Odwoływalny w każdej chwili
- Wsparcie i aktualizacje wliczone w cenę
- Tworzenie kopii zapasowych danych w systemach Windows 11, 10, 8, 7
- Prosty interfejs użytkownika
- Tworzenie kopii zapasowych plików i folderów
- Wykonaj kopię zapasową całego komputera
- Tworzenie kopii zapasowych wiadomości e-mail i zakładek internetowych
- Tworzenie kopii zapasowych OneDrive i Google Drive
- Przywracanie pojedynczych plików i folderów
- Nośnik startowy do przywracania całego komputera
- Skaner ransomware na żywo chroni komputery i nośniki kopii zapasowych
- Tworzenie kopii zapasowych na dyskach USB
- Tworzenie kopii zapasowej na serwerze NAS
- Twórz kopie zapasowe w OneDrive, Google Drive i Dropbox
- Kopia zapasowa do Langmeier Backup online storage i aBusiness Suite
Zalecane
Backup Professional
€49.50 na rok
Wybierz
- Odwoływalny w każdej chwili
- Wsparcie i aktualizacje wliczone w cenę
- Tworzenie kopii zapasowych danych w systemach Windows 11, 10, 8, 7
- Profesjonalny użytkowniksurface
- Tworzenie kopii zapasowych plików i folderów
- Wykonaj kopię zapasową całego komputera
- Tworzenie kopii zapasowych wiadomości e-mail i zakładek internetowych
- Tworzenie kopii zapasowych OneDrive i Google Drive
- Przywracanie pojedynczych plików i folderów
- Nośnik startowy do przywracania całego komputera
- Skaner ransomware na żywo chroni komputery i nośniki kopii zapasowych
- Tworzenie kopii zapasowych na dyskach USB
- Tworzenie kopii zapasowej na serwerze NAS
- Twórz kopie zapasowe w OneDrive, Google Drive i Dropbox
- Kopia zapasowa do Langmeier Backup online storage i aBusiness Suite
- Tworzenie kopii zapasowych na serwerze FTP i w chmurach publicznych
- Szyfrowanie
- Przywracanie według daty
- Wysuń nośnik danych po zakończeniu tworzenia kopii zapasowej
- Tworzenie kopii zapasowych dzienników za pośrednictwem poczty elektronicznej
- Wysyłaj status kopii zapasowej przez SMS
- Kopia zapasowa jako usługa systemu Windows
Backup
Business
€99 na rok
Wybierz
- Odwoływalny w każdej chwili
- Wsparcie i aktualizacje wliczone w cenę
- Tworzenie kopii zapasowych danych w systemach Windows 11, 10, 8, 7
- Profesjonalny użytkowniksurface
- Tworzenie kopii zapasowych plików i folderów
- Wykonaj kopię zapasową całego komputera
- Tworzenie kopii zapasowych wiadomości e-mail i zakładek internetowych
- Tworzenie kopii zapasowych OneDrive i Google Drive
- Przywracanie pojedynczych plików i folderów
- Nośnik startowy do przywracania całego komputera
- Skaner ransomware na żywo chroni komputery i nośniki kopii zapasowych
- Tworzenie kopii zapasowych na dyskach USB
- Tworzenie kopii zapasowej na serwerze NAS
- Twórz kopie zapasowe w OneDrive, Google Drive i Dropbox
- Kopia zapasowa do Langmeier Backup online storage i aBusiness Suite
- Tworzenie kopii zapasowych na serwerze FTP i w chmurach publicznych
- Szyfrowanie
- Przywracanie według daty
- Wysuń nośnik danych po zakończeniu tworzenia kopii zapasowej
- Tworzenie kopii zapasowych dzienników za pośrednictwem poczty elektronicznej
- Wysyłaj status kopii zapasowej przez SMS
- Kopia zapasowa jako usługa systemu Windows
- Zintegrowany język skryptowy
- Backup do archiwów ZIP
- Zabezpieczone foldery sieciowe z danymi uwierzytelniającymi
- Profesjonalna ochrona przed ransomware
- Napędy taśmowe wszystkich typów
- Tworzenie kopii zapasowych danych na nośnikach WORM (Write-Once-Read-Many)
- Kopia zapasowa jako usługa systemu Windows
- Sprzętowa separacja napędów za pomocą urządzenia DSC (Data Save Control)
- Tworzenie kopii zapasowych ustawień zabezpieczeń folderów
O autorze Sebastian Müller
Wsparcie partnerskie
Sebastian Müller jest partnerem i głównym opiekunem klienta w Langmeier Software, co czyni go najlepszą osobą, z którą można porozmawiać o rozwiązaniach Langmeier do tworzenia kopii zapasowych.
Telefon: +41 44 861 15 70
Email: sebastian@langmeier-software.com
Dalsza lektura: Kopia zapasowa danych
Artykuły związane z tematem
Który rodzaj kopii zapasowej jest najlepszy dla moich danych?Najczęściej zadawane pytania przy wyborze rozwiązania do tworzenia kopii zapasowychFAT32 czy NTFS? Który format jest lepszy do tworzenia kopii zapasowych?
Ten artykuł obejmuje tematy:
Oprogramowanie do tworzenia kopii zapasowych Langmeier