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A rigor, os aspectos legais do backup de dados envolvem duas questões: o que posso fazer e o que devo fazer? Desde que os dados permaneçam internos, é permitido fazer backup de todos os dados que foram armazenados legalmente. Você pode ter problemas se o backup ou o arquivamento dos dados for feito externamente. No que diz respeito aos dados pessoais de clientes ou funcionários, isso é uma transferência de dados para terceiros. No entanto, isso também não representa um problema sério se esse ponto estiver listado nas declarações de consentimento relevantes.

O que deve ser armazenado em backup?

Basicamente, todos os documentos que possam ser necessários como prova em processos civis em algum momento no futuro devem ser salvos. Isso se aplica a todos os documentos criados com base em uma obrigação de documentação legal. Isso inclui, naturalmente, faturas, notas de entrega e outros documentos comerciais que servem como prova de transações concluídas. Mas vários outros documentos também se enquadram nessa categoria. Médicos e advogados precisam documentar o aconselhamento adequado de pacientes ou clientes, empresas que cumprem os requisitos regulamentares. Todos esses documentos não devem ser apenas salvos, mas também arquivados de forma comprovada por auditoria. Um documento que pode ser alterado posteriormente não tem valor probatório. Há vários sistemas de arquivamento correspondentes disponíveis no mercado, que funcionam com registros de data e hora qualificados, por exemplo. Tecnicamente, esse problema pode ser resolvido.

Princípios de acesso a dados e auditabilidade de documentos digitais

Na Alemanha, todos os documentos relacionados a impostos no sentido mais amplo estão sujeitos aos "Princípios de acesso a dados e auditabilidade de documentos digitais". Essa é uma instrução administrativa obrigatória do Ministério Federal da Fazenda, que nenhuma empresa na Alemanha pode evitar. O núcleo dessa instrução afirma que um auditor fiscal deve ter acesso de leitura a todos os documentos digitais relevantes para os impostos a qualquer momento, mediante solicitação. Isso significa muito mais do que apenas ter todos os documentos necessários em algum lugar em uma fita de backup no porão. O backup dos documentos dos últimos anos deve ser feito de tal forma que os arquivos de backup possam ser acessados a qualquer momento. É provável que nenhuma empresa realmente cumpra a GDPdU em 100%. Isso ocorre porque os "documentos digitais relevantes para a tributação" também incluem, por exemplo, todos os e-mails internos que dizem respeito a processos relevantes para a tributação. Todo profissional deve saber que nenhuma empresa é capaz de filtrar todos os e-mails que alguém da empresa escreveu para outra pessoa anos atrás e que tenham alguma relação com um processo específico. Porém, para os documentos que geralmente são relevantes no contexto de uma auditoria fiscal, você deve seguir os requisitos rigorosos da GDPdU.

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