Estrategias de copia de seguridad en la empresa: aplicación de un concepto de copia de seguridad

Si se desea implementar una nueva estrategia de copias de seguridad en la empresa, primero hay que responder a algunas preguntas.

Hay que aclarar qué datos deben almacenarse, durante cuánto tiempo y cuál sería el plazo máximo de pérdida de datos que aún resultaría aceptable.

Por lo tanto, lo primero es realizar un inventario y clasificar los datos según su relevancia.

Además, debe quedar claro cuáles serían las consecuencias financieras y legales en el peor de los casos y qué soportes de almacenamiento son los más adecuados para la copia de seguridad. La decisión depende, sobre todo, de la clasificación de seguridad de los datos utilizados y que se van a copiar.

A la hora de seleccionar la tecnología de almacenamiento adecuada, hay que sopesar durante cuánto tiempo debe conservarse la información, qué importancia tiene la legibilidad visual o si los datos deben reproducirse de otra forma, qué facilidad de transporte tiene el soporte de datos y cuánto espacio ocupa.

También hay que aclarar en qué medida el soporte es sensible a las influencias externas y qué lógica de almacenamiento sigue. Es decir, ¿se basa en un sistema de archivos o en una base de datos? ¿Con qué frecuencia se pueden registrar los conjuntos de datos y con qué capacidad de almacenamiento?

Por supuesto, el precio del soporte de datos también es decisivo. Los posibles costes en caso de pérdida deben sopesarse con los que se derivarían del propio concepto de copia de seguridad y del almacenamiento de los soportes de datos. Para ello, debe seleccionarse y determinarse un lugar adecuado y seguro.

En cualquier caso, es recomendable realizar de antemano un análisis de coste-beneficio.

En este sentido, debe tener en cuenta la siguiente regla general: los datos y la información de gran valor deben guardarse en soportes de almacenamiento especialmente seguros y, por lo tanto, normalmente más caros, mientras que los datos menos importantes pueden almacenarse en soportes con un nivel de seguridad medio y, por lo tanto, más económicos. Además, debe quedar claro cuándo o con qué frecuencia deben estar disponibles los datos en cuestión y cuál es el plazo máximo durante el que puede denegarse el acceso a la información, en función de la frecuencia de uso de los datos.

La estrategia de copia de seguridad también debe estar claramente definida en cuanto al tipo de copia:

• ¿Debe realizarse la copia de seguridad como copia completa, incremental o diferencial?
• ¿Con qué frecuencia deben realizarse, en este contexto, comprobaciones del funcionamiento de los soportes de copia de seguridad, así como de la integridad y la coherencia de los datos?
• Se debe seleccionar y designar cuidadosamente a un responsable o a varios empleados competentes para la aplicación de los procesos acordados. Su tarea consiste también en mantenerse siempre informados sobre la normativa legal vigente, ya que la estrategia de copias de seguridad debe ajustarse a ella.

Riesgos derivados de la falta de una estrategia de copias de seguridad

Son muchos los riesgos que pueden amenazar los datos de la empresa. En caso de fallo del sistema, sabotajes, ataques de piratas informáticos o ataques de virus o gusanos, puede producirse la pérdida de todos los datos almacenados en el ordenador. También los factores ambientales perjudiciales, como los rayos, los incendios o las inundaciones, pueden provocar pérdidas generalizadas de información.

Para protegerse de la imposibilidad de actuar como consecuencia de dicha pérdida, es absolutamente necesario realizar copias de seguridad periódicas de los datos que merecen protección, las cuales deben conservarse separadas de la información original y protegidas de la mejor manera posible frente a las citadas influencias. Un análisis de amenazas puede aclarar de antemano qué datos están especialmente en peligro y qué daños son los más probables.

De este modo, es posible aumentar la seguridad de los datos de antemano, por ejemplo, mediante programas de cifrado o la instalación de cortafuegos.

La gestión del almacenamiento y el establecimiento de una estrategia de copias de seguridad adecuada para la propia empresa se han convertido en un criterio decisivo para el éxito de una empresa.

Una empresa que, debido a pérdidas masivas de datos, se vea obligada a interrumpir o limitar su actividad, aunque sea solo temporalmente, pierde, además de la confianza de sus clientes, proveedores y empleados, posiblemente también su posición competitiva, por no hablar de las pérdidas económicas que conlleva una pérdida de este tipo.

Documentación de la estrategia de copias de seguridad en un plan de copias de seguridad

Una vez que haya respondido a todas estas preguntas teniendo en cuenta las circunstancias específicas de su empresa, y haya sopesado las alternativas entre sí y comparado los costes con los beneficios, es necesario plasmar la estrategia formulada en un plan de copias de seguridad.

En función de los tiempos máximos de inactividad que se acuerden, de los recursos financieros que se puedan destinar y del número de modificaciones de datos que deban realizarse y con qué periodicidad, se optará por el método de copia de seguridad completa, diferencial o incremental.

Mientras que la copia de seguridad completa siempre protege todo el sistema —es decir, todos los datos, las versiones actuales del software y el sistema operativo en su estado actual—, en los métodos diferencial e incremental solo se registran los cambios que se han producido entretanto.

Si se realiza una copia de seguridad diferencial, el cambio se almacena en relación con la última copia de seguridad completa, incorporándose todos los estados de almacenamiento realizados desde la última copia de seguridad completa. Si se utiliza una copia de seguridad incremental, cada estado de almacenamiento se guarda por separado hasta la siguiente copia de seguridad completa.

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