そして、アポイントメント管理のためだけに自分のアシスタントや秘書を持つこと？多くの人がそれを夢見ているが、いざ雇うとなると、同じ経営者たちは突然別れを告げる。高すぎる。手間がかかりすぎる。「自分でやる」。

その結果は明らかだ。戦場のようなカレンダー、そして本当に重要なことに手が回らないという感覚だ。

そこで私は、長年かけて手帳の効率化のための黄金ルールをいくつか集めてきた。私の時間だけでなく、エネルギーも節約できるルールだ。あなたのスケジュールを教えてください」という件名で会議の企画書を3つも送ってくる前に。

効率化のための私の会議ルール

1. 月曜日は会議をしない。

月曜日は会議の日ではない。月曜日は調整日だ。一週間をコントロールできるようになる前に、すでに電話の席に座っていたら、最初から他の人にコントロールされてしまう。

2.複数のアポイントメント案を送らない。

「お好きなものをどうぞ」は礼儀正しいが、非効率的だ。仕事を増やしてしまう。誰にとっても。その代わりに、決まった提案か、せいぜい明確な範囲を示すこと：

「火曜、木曜、金曜の14:00-18:00の間で。完了。

3.オンラインカレンダーを使わない。

賢いように聞こえるが、そうではない。このリンクは紙の上でしか機能しない。実際に起こること：人々はあなたに全く合わないアポイントメントを予約する。自発的すぎる。2つの集中フェーズの間。どうせあなたはすでに他のことを考えている。

4. 自分のために考えてくれるアポイントメント・プランナーを使う。

良いツールはそれだけで価値がある：
- ミーティングのリンクを自動的に挿入する。
- 自動的にEメールの提案を作成する。
- クリックもコピー＆ペーストも不要。

👉ツールがあなたのためにしてくれないことは、あなたの時間を奪う。

5. 思い出させる - CEOのように。

私はすべてのアポイントメントをテキストメッセージで3回頭に焼き付ける：
- 前日の夜21時50分（寝る前）
- 3時間前
- 1時間前

6. SMSのリマインダーを大音量に設定する。

バイブレーションでもない。無音でもない。大音量。そして長く。
サイレントリマインダーは、考え事をしていたり、トンネルの中にいたりすると役に立たないからだ。

持っていくべきもの

会議はツールだ。ただし、正しく使う場合に限る。

そうでなければ、アウトルックの招待状を使った高価なチャットに過ぎない。