Dan memiliki asisten atau sekretaris Anda sendiri hanya untuk manajemen janji temu? Banyak orang memimpikan hal ini, namun ketika tiba saatnya untuk merekrut, manajer yang sama tiba-tiba mengucapkan selamat tinggal. Terlalu mahal. Terlalu banyak usaha. "Saya akan melakukannya sendiri."

Hasilnya jelas: kalender yang seperti medan perang - dan perasaan bahwa Anda tidak akan pernah bisa menyelesaikan hal yang benar-benar penting.

Itulah mengapa saya telah mengumpulkan beberapa aturan emas untuk efisiensi buku harian selama bertahun-tahun. Aturan yang tidak hanya menghemat waktu saya, tetapi juga energi saya. Aturan yang saya rekomendasikan kepada setiap manajer - sebelum mereka mengirimkan tiga proposal rapat lainnya dengan judul "Apa jadwal Anda?".

Aturan rapat saya untuk efisiensi:

1. Tidak ada rapat di hari Senin.

Hari Senin bukanlah hari rapat. Senin adalah hari koordinasi Anda. Jika Anda sudah menerima panggilan telepon sebelum Anda bisa mengendalikan minggu Anda, Anda akan dikendalikan oleh orang lain sejak awal.

2. Jangan pernah mengirimkan lebih dari satu proposal janji temu.

"Pilihlah" memang sopan - tapi tidak efisien. Itu membuat pekerjaan menjadi tidak efektif. Untuk semua orang. Sebagai gantinya: saran yang tetap atau paling tidak kisaran yang jelas:

"Selasa, Kamis, atau Jumat antara pukul 14.00-18.00." Selesai.

3. Tidak ada kalender online untuk pemilihan sendiri.

Kedengarannya pintar, tapi sebenarnya tidak. Tautan-tautan ini hanya berfungsi di atas kertas. Apa yang sebenarnya terjadi: Orang-orang membuat janji temu untuk Anda yang sama sekali tidak cocok untuk Anda. Terlalu spontan. Di antara dua fase fokus. Pikiran Anda sudah tertuju pada hal lain.

4. Gunakan perencana janji temu yang memikirkan Anda.

Alat yang baik sangat berharga:
- Menyisipkan tautan pertemuan secara otomatis.
- Secara otomatis merumuskan saran email.
- Tidak perlu klik, tidak perlu salin & tempel.

👉 Apa yang tidak dilakukan oleh alat Anda untuk Anda, alat tersebut mencuri waktu Anda.

5. Biarkan diri Anda diingatkan - seperti seorang CEO.

Saya selalu mengingatkan setiap janji temu melalui pesan teks sebanyak tiga kali:
- Malam sebelumnya pada pukul 21:50 (sebelum tidur)
- Tiga jam sebelumnya
- Satu jam sebelumnya

6. atur pengingat SMS menjadi keras.

Tidak bergetar. Tidak hening. Keras. Dan panjang.
Karena pengingat senyap tidak berguna jika Anda sedang berpikir keras atau berada di terowongan.

Apa yang harus Anda bawa

Rapat adalah alat. Tetapi hanya jika Anda menggunakannya dengan benar.

Jika tidak, itu hanyalah obrolan mahal dengan undangan Outlook.