أصبحت رسائل البريد الإلكتروني جزءًا لا يتجزأ من حياة الأعمال الحديثة. ومع ذلك، فإن ما بدأ كوسيلة فعالة للتواصل أصبح عبئاً مستهلكاً للوقت بالنسبة للعديد من الشركات. كان تدفق رسائل البريد الإلكتروني مشكلة كبيرة في شركة لانجمير للبرمجيات. فقد كان الموظفون يقضون ساعات كل يوم في فصل الرسائل المهمة عن الرسائل غير المهمة، وكانت الإنتاجية تتأثر نتيجة لذلك. ومع تقديم برنامج aBusiness Suite، وهو حل برمجي مبتكر من أورس لانجمير وكونستانتين ستراتيجيناس، تمكنت لانجمير للبرمجيات من إدارة سيل رسائل البريد الإلكتروني بكفاءة وتحسين سير العمل بشكل كبير - مع التركيز دائمًا على إسعاد العميل.

التحدي

في Langmeier Software، كانت تتراكم مئات رسائل البريد الإلكتروني في البريد الوارد للموظفين كل يوم. وتراوحت هذه الرسائل من استفسارات العملاء المهمة وتأكيدات الطلبات إلى الرسائل الإخبارية غير المرغوب فيها والرسائل غير المرغوب فيها. وقد استغرق الفرز اليدوي للرسائل وقتًا ثمينًا وكان يعني أن رسائل البريد الإلكتروني المهمة غالبًا ما يتم تجاهلها أو معالجتها بعد فوات الأوان. وقد فشلت محاولات حل المشكلة باستخدام المعالجات أو عناوين البريد الإلكتروني المختلفة أو قواعد التصفية اليدوية بسبب الحجم الهائل للرسائل الواردة وتعقيدها. وكان لهذا الأمر تأثير سلبي على رضا العملاء، حيث لم يكن بالإمكان دائماً الرد على الاستفسارات على الفور.

الحل: aBusiness Suite وثقافة التركيز المحسنة

طوَّر كونستانتين ستراتيجيناس، المؤسس المشارك لمشروع "aBusiness Suite" (aBusiness Suite) بالتعاون مع شركة Langmeier Software، حلاً مصممًا خصيصًا لمواجهة هذه التحديات. ويجمع البرنامج بين تحديد الأولويات المدعوم بالذكاء الاصطناعي واقتراحات الرد الآلي وفلتر نشط للرسائل غير المرغوب فيها لإدارة سيل رسائل البريد الإلكتروني بكفاءة - بهدف وضع العميل في المقام الأول دائمًا.

1- تحديد الأولويات المدعوم بالذكاء الاصطناعي:

تقوم aBusiness Suite بفرز رسائل البريد الإلكتروني الواردة تلقائياً وفقاً لأهميتها. استناداً إلى عوامل مثل معدل الدوران وموازنة التكلفة/الفائدة وتفضيلات المستخدم الفردية، يتم عرض الرسائل المهمة، مثل استفسارات العملاء أو تأكيدات الطلبات، في أعلى الخلاصة. يقوم النظام تلقائياً بتجميع أساس البيانات لذلك من المعلومات المتوفرة في برنامج الأعمال الكامل. يتم نقل رسائل البريد الإلكتروني غير المهمة، مثل الرسائل الإخبارية أو استفسارات الاستحواذ، إلى الأسفل ويمكن استرجاعها يدوياً إذا لزم الأمر. يضمن ذلك إعطاء الأولوية دائماً لاستفسارات العملاء.

2- اقتراحات الرد الآلي:

يقوم الذكاء الاصطناعي بإنشاء اقتراحات رد مناسبة لا تحتاج إلا إلى تعديل طفيف. وهذا يوفر الوقت ويضمن الرد على استفسارات العملاء بسرعة واحترافية. يحتل العميل السعيد دائماً مركز الصدارة.

3. فلتر نشط للبريد المزعج:

يتطلب فلتر الرسائل غير المرغوب فيها المدمج في aBusiness Suite من المرسلين تأكيد أنهم بشر قبل تسليم رسائلهم. وينتج عن ذلك صندوق وارد خالٍ من الرسائل غير المرغوب فيها بنسبة 100% ويقلل من الجهد المطلوب للتنظيف اليدوي للرسائل غير المرغوب فيها. وهذا يترك المزيد من الوقت لخدمة العملاء.

4- تحديد الأولويات الفردية مع التركيز على العميل:

في شركة Langmeier Software، تم وضع نهج جديد للتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني: يحدد الموظفون أنفسهم ما هو مهم بالنسبة لهم ولا يسمحون للمرسلين بإملاء الرسائل التي لها الأولوية. يحتل العميل السعيد دائمًا مركز الصدارة. ومع ذلك، تكون جميع الاتصالات متاحة دائمًا عندما يقرر الموظف بشكل مستقل إعطاء الأولوية لمشروع معين. يتم تحديد التركيز من قبل الموظف وليس البريد الإلكتروني الوارد. في حالة الأمور العاجلة حقاً، مثل طلبية معرضة للخطر أو رسالة بريد إلكتروني قد تؤدي إلى خسارة للشركة، يقرر الذكاء الاصطناعي المدمج إخطار الموظفين عبر قنوات أخرى مثل الرسائل النصية القصيرة أو واتساب.

5 مستشار العملاء بالذكاء الاصطناعي الرقمي الموجود بالفعل على الموقع الإلكتروني:

لتحسين دعم العملاء بشكل أكبر، قامت شركة Langmeier Software بدمج مستشار عملاء رقمي يعمل بالذكاء الاصطناعي على الموقع الإلكتروني، وهو أيضًا جزء من مجموعة الأعمال. يتمتع هذا المستشار الذي يعمل بالذكاء الاصطناعي بجميع خبرات المنتجات، ويمكنه الإجابة على 80% من استفسارات الدعم بشكل مستقل قبل أن يضطر العملاء إلى كتابة رسالة بريد إلكتروني. يستطيع وكيل دعم الذكاء الاصطناعي الإجابة عن الأسئلة المتداولة وحل المشاكل التقنية وحتى دعم الطلبات. وهذا لا يقلل من عدد رسائل البريد الإلكتروني الواردة فحسب، بل يضمن أيضاً حصول العملاء على ردود سريعة ودقيقة - على مدار الساعة.

النتائج:

من خلال تقديم aBusiness Suite، تمكنت لانجمير للبرمجيات من السيطرة بنجاح على سيل رسائل البريد الإلكتروني. لم يعد الموظفون يقضون وقتًا في فرز الرسائل يدويًا، بل أصبح بإمكانهم التركيز على مهامهم الأساسية - إرضاء العملاء. يتم التعرف على رسائل البريد الإلكتروني الأكثر أهمية، خاصةً استفسارات العملاء، ومعالجتها على الفور، بينما يتم إزاحة الرسائل غير المهمة تلقائيًا إلى الخلفية. لقد زادت الإنتاجية بشكل كبير وأصبح الموظفون أكثر سعادة لأنهم لم يعودوا غارقين في طوفان رسائل البريد الإلكتروني. وفي الوقت نفسه، يستفيد العملاء من الردود الأسرع والأكثر دقة.

الخلاصة:

يعد تدفق رسائل البريد الإلكتروني مشكلة تؤثر على العديد من الشركات. مع حزمة الأعمال التجارية، وجدت لانجمير للبرمجيات حلاً فعالاً لا يوفر الوقت فحسب، بل يحسّن سير العمل أيضاً. لقد أدى الجمع بين تحديد الأولويات المدعوم بالذكاء الاصطناعي واقتراحات الرد الآلي وفلتر الرسائل غير المرغوب فيها النشط إلى الارتقاء باتصالات البريد الإلكتروني إلى مستوى جديد - مع التركيز دائمًا على إسعاد العميل. بالنسبة للمؤسسات التي تتطلع إلى التغلب على التحديات المماثلة، فإن aBusiness Suite هو الحل الأمثل.

نبذة عن aBusiness Suite

aBusiness Suite هو حل برمجي مبتكر طوّره كل من أورس لانجمير وكونستانتين ستراتيجيناس في شركة لانجمير للبرمجيات. تجمع هذه الحزمة بين أحدث تقنيات السحابة والذكاء الاصطناعي والبرمجيات كخدمة مع ميزات سهلة الاستخدام لمساعدة المؤسسات على إدارة التحديات اليومية.

لمزيد من المعلومات، تفضل بزيارة www.abusiness.one.

كيف يعمل إلغاء انسداد البريد الوارد الثوري في برنامجنا:

1. مكافحة الرسائل غير المرغوب فيها النشطة: يُطلب من المرسلين غير المعروفين تعريف أنفسهم على أنهم بشر. يتلقون بريداً إلكترونياً ويتعين عليهم ملء كلمة التحقق. عندها فقط يظهر البريد الإلكتروني في موجز المستخدم لدينا، وإلا ينتهي البريد الإلكتروني في قائمة الرسائل غير المرغوب فيها.

2. تحليل الذكاء الاصطناعي: يتم تحليل رسائل البريد الإلكتروني التي عرّف مرسلوها أنفسهم على أنهم بشر بواسطة الذكاء الاصطناعي ويتم وضع علامة على الإعلانات وفقاً لذلك. وبالتالي يتم عرض رسائل البريد الإلكتروني التي تم تصنيفها بهذه الطريقة في أسفل موجز الأخبار.

3. عرض موجز الأخبار: يعرض aBusiness Suite رسائل البريد الإلكتروني في عرض موجز الأخبار. يحسب النظام درجة لكل بريد إلكتروني. تحدد هذه الدرجة مدى ارتفاع البريد الإلكتروني المعروض في موجز الأخبار.
   ويتم تضمين بيانات العمل الموجودة في نظام إدارة علاقات العملاء، مثل الفواتير المسجلة لجهة اتصال أو الاجتماعات المجدولة عبر الإنترنت أو العروض المرسلة إلى جهة الاتصال هذه، في حساب الدرجة، وبالتالي تؤثر على مدى ارتفاع البريد الإلكتروني في موجز الأخبار الخاص بالمستخدم.
   تلعب حداثة البريد الإلكتروني أيضًا دورًا في الفرز في الخلاصة: كلما كان البريد الإلكتروني حديثًا، كلما كان البريد الإلكتروني حديثًا، كلما كان عرضه أعلى. ولكن كلما كانت الرسالة الإلكترونية أقل أهمية، كلما ظهرت في أسفل الخلاصة.