إن تحديد الأولويات الصحيحة أمر مهم في الحياة الخاصة وفي الشركة على حد سواء. ومع ذلك، ليس من السهل في كثير من الأحيان التركيز على الأشياء الصحيحة. والسؤال المهم هو: ما هو الشيء الصحيح الذي يجب القيام به - وما هو الشيء الخطأ الذي يجب التركيز عليه؟

حتى بالنسبة للطلاب، من المهم أن يتخذوا القرارات الصحيحة بشأن ما يجب أن يتعلموه. على سبيل المثال، إذا كنت تريد أن تعرف كل شيء، ويفضل أن تشرح الكون، ثم تحفظ كتابًا مدرسيًا كاملًا عن ظهر قلب من أجل الامتحان، فسوف تنسى الكثير من الأشياء في الامتحان وسيخصم المحاضرون علامات لأنك اقتبست من كتاب مدرسي بدلًا من شرح الأشياء بكلماتك الخاصة. أما إذا كنت قد رتبت أولوياتك التعليمية وقصرت نفسك على المحتوى المهم، فستجد أن المذاكرة أسهل وستحقق أداءً أفضل لأنك ستتمكن من استنتاج الكثير مما ينقصك مما تعلمته وستتمكن إلى حد ما من إعادة بنائه بحرية في رأسك.

على أي حال، يجب أن يتماشى القرار مع الاستراتيجية الشخصية والقيم الشخصية. فقيامك بشيء يتعارض مع قيمك لا معنى له على الإطلاق، لأنك بذلك تكون قد أسأت العمل أكثر من الصواب. نادراً ما يؤدي القيام بشيء يتعارض مع قيمك لمجرد القيام به من أجل القيام به إلى النجاح، ونادراً ما يؤدي إلى نتائج عكسية في نهاية المطاف لأنه يصيبك بالشلل.

من أجل تحديد الأولويات الصحيحة، قمت بتطوير طريقة تجعل من السهل تحديد أولويات المهام أو الرغبات أو الخطط. فبدلاً من الاكتفاء بتحديد أولويات المهمة بحرف (أ) أو (ب) أو (ج) أو (د)، آخذ في الاعتبار النجاح المتوقع وصعوبة حل المهمة عند تحديد الأولويات.

وهذا يسمح لك بالتعرف بسرعة كبيرة على المهام التي تستحق المعالجة حقًا. وأيها من الأفضل تركها لوقت لاحق أو عدم القيام بها على الإطلاق.

للقيام بذلك، أقوم بإنشاء مساحة ثنائية الأبعاد بخطين مستقيمين على ورقة (أو على الشاشة). أحدهما يشير أفقياً والآخر عمودياً. يمكن الآن ترتيب جميع المهام القادمة داخل هذه المساحة.

في الزاوية اليسرى السفلية توجد لعبة المحصلة الصفرية. يتم وضع المهام هنا التي لا تحقق أي شيء ويصعب إنجازها. أضع علامة على هذه المهام بالرقم صفر.

إذا قمت بتقسيم مهامك بمساعدة هذا الرسم البياني، يمكنك تحديد أولوياتها بشكل أفضل بكثير:

في أسفل اليمين توجد المهام الصعبة ولكنها ستحقق الكثير أيضًا. هذه المهام تحمل علامة "P" لأنها مؤجلة.

في المستوى الأعلى، تبدأ الأمور في أن تصبح أكثر واقعية وإثارة للاهتمام. في أعلى اليسار توجد المهام التي تعتبر سهلة ولكنها لا تجلب الكثير. أسمي هذه المهام بالحرف "ب".

وأخيرًا، في الجزء العلوي الأيمن توجد المهام من النوع "أ"، وهي مهام مجزية للغاية ولكنها ليست صعبة جدًا أو تستغرق وقتًا طويلاً. يجب بالطبع إكمال هذه المهام على الفور.

أما المهام من النوع "ب" (بسيطة ولكنها غير مفيدة للغاية) فيمكن إكمالها فيما بين ذلك إذا كنت لا ترغب في العمل بشكل مكثف على شيء محدد.

من المهم أن تفهم أن المهام من النوعين "أ" و"ب" لا يجب أن تكون جميعها سهلة أو مكتملة بسرعة متساوية. بل يعتمد الأمر على النسبة بين الإيرادات والجهد، مع مراعاة الإمكانيات الحالية. إذا كانت هذه النسبة عالية لصالح الإيرادات، وكان الوضع الحالي يجعل من الممكن القيام بهذه المهمة، يتم ترجيحها وترتيب أولوياتها وفقًا لذلك.