Rechnungen schreiben, so einfach wie ein Klick

Angebote erstellen, Rechnungen schreiben, Lohnausweise für das Personal ausstellen - drei Beispiele von Aufgaben, die in jedem Unternehmen anfallen. Mit der Software aBusiness werden auch alle weiteren ganz einfach - so einfach wie ein Anruf in Skype.

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Eine gute Business-Software ist die Basis für wirtschaftlichen Aufstieg

Als mein Geschäft mit der Datensicherungs-Software Langmeier Backup immer mehr Blüten gesprossen hat, habe ich mir einen Vertriebler zugelegt, der für noch mehr Umsatz sorgen sollte. Doch das Problem war, dass dieser Vertriebler nicht effizient arbeiten konnte, weil die Tools, mit denen er arbeitete, einfach nicht gut genug waren um Kundenadressen zu sortieren, zu gruppieren, um Kunden überhaupt zu kontaktieren und um den Erfolg daraus zu messen. Ich wollte eine Software, mit der er sich um nichts anderes mehr kümmern musste, als seine Anrufe zu tätigen.

Als ich meinen Vertriebler mit dem ersten Prototypen von aBusiness arbeiten liess, konnte er seinen Umsatz schlagartig um 300% steigern. Von diesem Moment an musste er sich nicht mehr um Leads kümmern, sondern diese Leads wurden ihm einfach von der Software zugetragen. Jeder Software- , jede Kontaktaufnahme, jeder Kundeninteressent oder neu anzugehender Wiederverkäufer wurde im richtigen Moment zuoberst auf seiner Liste eingeordnet, sodass er ganz bequem die Liste abarbeiten konnte. Selbst das Telefon fing auf Knopfdruck an zu klingeln.

Plötzlich habe ich mich dabei erwischt, wie eine innere Stimme in mir gehofft hat, dass nicht noch mehr Bestellungen einträfen, weil ich diese gar nicht mehr alle handhaben konnte - dafür würde mir einfach die Zeit fehlen. Da wusste ich: jetzt muss eine gute Software her, mit der sich Bestellungen schnell ausführen lassen - möglichst bereits am Verkaufsgespräch mit dem Kunden. Doch da ich eine solche Software nicht auf dem Markt gefunden habe, habe ich mich auch hier entschlossen, wieder selber Hand anzulegen.

Da es mit steigender Bekanntheit auch mal schwarze Schafe gibt die die Rechnung nicht bezahlen, musste nun bald auch ein effizientes Mahnwesen her, mit dem ich nichts zu tun haben wollte. Heute logge ich mich einfach bei der Bank online ein und lade die Zahlungen herunter. Die meisten Zahlungen kann ich nun automatisch oder nur mit einem Mausklick den richtigen Kunden und Bestellungen zuweisen, sodass bei jeder Bestellung jederzeit klar ist, wie es mit der Bezahlung steht. Wenn jemand nicht bezahlt, schicke ich dieser Person auf Knopfdruck eine Zahlungserinnerung oder übertrage die Rechnung auf Knopfdruck an das angeschlossene Inkasso-Büro.

Öffnen Sie sich und Ihren Mitarbeitenden Horizonte

Da mein erster und damals einziger Programmierer neben mir noch an der Universität beschäftigt war, musste ich eine Lösung finden, wie ich ihn an die lange Leine lassen konnte und ich ihm trotzdem vertraute. Also habe ich eine Uhr programmiert, die auf die Tastendrücke achtet und auch Kaffeepausen richtig protokolliert. Aber das war mir nicht genug, denn es braucht auch Vertrauen, andere an seine Computer-Systeme heranzulassen. Zu leicht ist einem Rechner dank einem falschen Klick Schaden zugefügt. Deshalb wird nun alle 30 Sekunden in ein aBusiness-Protokoll geschrieben, welche Windows-Fenster ich und meine Mitarbeiter zu welcher Zeit offen hatten. Selbstverständlich musste ich diesen Umstand mit meinen Mitarbeitern vertraglich untermauern, aber genau dies sorgt bei meinen Mitarbeitern für den notwendigen Respekt im Umgang mit den firmeneigenen Computersystemen. Zudem schafft dies meinen Mitarbeitern viel Freiheit - und ich habe mittlerweile überhaupt kein Problem mehr damit, wenn ein Mitarbeiter zu mir kommt und sagt: "Chefferl! Ich will die nächsten vier Monate von BALI aus arbeiten!". Ich kann das, dank aBusiness bedenkenlos zulassen. Manchmal packe ich auch meine Koffer und reise mit meinen Mitarbeitern mit, wo wir dann gemeinsam und mit viel Spass unsere Arbeit erledigen.

Da ich unbedingt länger ins Ausland wollte, und mir das als Unternehmer eigentlich nicht erlauben konnte, mussten noch andere Werkzeuge her, die mir das möglich machten. Alles, was auf Knopfdruck erledigt werden kann, braucht meine Person nicht an einem bestimmten Ort, und ich kann es von jedem Rechner der ans Internet angeschlossen ist erledigen. Also habe ich mir erstmal ein Verarbeitungs-Zentrum gesucht, das für mich die Rechnungen und Mahnungen per Post verschickt. Nach einmaliger Registrierung bei smallinvoice.com kann nun jeder direkt aus aBusiness heraus Rechnungen und Mahnungen verschicken - ohne einen einzigen Finger zu rühren (=> ausser den Zeigefinger für den Mausklick).

Auch die Buchhaltung wird endlich gut

Mit einer sauberen Buchhaltung tat ich mir lange schwer. Also musste auch hier eine Lösung her. Ich hatte einfach keine Lust mehr, mich mit langweiligem Staatskram herumzuschlagen und wollte soviel wie möglich automatisieren. Dank meinem eisernen Wille, alles zu automatisieren, kann nun jeder mit aBusiness Personal einstellen und die ganzen dazugehörigen Abrechnungen auf Knopfdruck erstellen.

Dank meiner Software kann ich nun die Buchhaltung dann erledigen wann ich will und brauche keinen Buchhalter mehr. Ich kann sie einmal pro Quartal machen oder notfalls erst dann, wenn das Steueramt den Jahresabschluss erwartet. Klar könnte jeder Unternehmer so bequem sein wie ich, doch die Frage ist, ob dann die Übersicht bewahrt bleibt. Denn ohne eine saubere Business-Software ist das kaum möglich. Die Belege würden sich mit der Zeit so sehr stapeln, dass die Buchhaltung in Unklarheit nur noch untergeht.

Dank aBusiness brauche ich nicht mal mehr Belege auf Papier. Mein Aufruf an alle Geschäftsführer: haben Sie Mut, unkompliziert zu sein! Eigentlich ist doch jeder Geldein- und ausgang bei der Bank schon ein halber Buchungssatz für die Buchhaltung. Dann ist es doch schön, diese bereits vorbereiteten Buchungen gleich zu verwenden. Lediglich das Gegenkonto muss noch erfasst werden. So schaffen selbst Unternehmer die noch nie einen Buchungssatz erstellt haben ganz locker 30 - 50 Buchungen pro Stunde. Und den Buchhalter braucht's nicht mehr.

Vielfältige Statistiken schaffen Transparenz

Weil Transparenz das beste Mittel ist, um die Kosten in den Griff zu bekommen, habe ich umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten mit in die Software eingebaut. So kann ich meiner Umsatzentwicklung nicht nur jeden Tag live zuschauen, sondern kann mir auch jederzeit tagesaktuelle grafische Auswertungen mit dazugehörigen demografischen Kunden-Statistiken als PDF anschauen und auch die Historie grafisch beobachten.

Auch die Zahlen für die Behörden kann ich schnell raus lassen: von der Lohnliste über die Bilanz bis zur Mehrwertsteuer-Abrechnung ist alles auf Knopfdruck da.

Online-Marketing als neues Mittel im Vertrieb

Vorteil: Alles ist miteinander verknüpft

Alle Tools die ich in unserer Business-Software eingefügt habe, sind eng ineinander verknüpft, was die Arbeit mit der Software sehr effizient macht.

Wer daran interessiert ist, kann die Software als Cloud-Lösung gleich jetzt mal kurz ausprobieren (Knopf unten). Das Ausprobieren kostet nämlich nichts und ein Test dauert nur wenige Minuten. Ein Test kann aber ein ganzes Leben zum Positiven verändern, weil aBusiness Suite Zeit schafft. Zeit, die für die Familie und kreative Dinge genutzt werden könnte. Zeit, die für die Entwicklung des nächsten Grossen Dings genutzt werden könnte.

Ohne, dass tief in die Tasche gegriffen werden muss, werden die ersten Schritte in eine rundum erneuerte Digitalisierung und die ersten Schritte in die Cloud gemacht. Und wer weiss, vielleicht wird die Software ja auch Ihr Leben verändern.

• Stellen Sie sich die neu gewonnene Produktivität Ihrer Mitarbeitenden vor.
• Stellen Sie sich die glänzenden Augen Ihrer Mitarbeitenden vor, die dank aBusiness Suite wieder mehr Freude an ihrem Job haben.
• Stellen Sie sich die Freude Ihrer Familienmitglieder vor, weil Sie dank aBusiness Suite mal wieder pünktlich nach Hause gehen können.

Stellen Sie sich vor, wie Sie dank aBusiness Suite endlich wieder Zeit haben, um Ihre Träume zu verwirklichen.

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