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Business & Startups Von Urs Langmeier, 23. Juni 2011

Prioritäten richtig setzen | Langmeier Backup Magazin

Die richtigen Prioritäten zu setzen das ist etwas Wichtiges im Privatleben sowie auch in einem Unternehmen. Doch häufig ist es gar nicht so einfach, sich auf das Richtige zu fokussieren. Die entscheidende Frage lautet nämlich: was ist das Richtige - und was wäre andersrum das Falsche um sich darauf zu fokussieren?

Bereits bei Studierenden ist es wichtig, dass sie die richtigen Entscheidungen treffen, welche Dinge es zu lernen gilt. Wer zum Beispiel alles wissen möchte, am liebsten das Universum erklären möchte, und dann auf eine Prüfung ein komplettes Fach-Buch richtiggehend auswendig lernt, der vergisst an der Prüfung wieder vieles und es gibt von den Lektoren Abzüge, weil man ein Fachbuch zitiert anstatt die Dinge mit eigenen Worten zu erklären. Wer jedoch beim Lernen schon Prioritäten gesetzt hat und sich auf die wichtigen Inhalte beschränkt, dem fällt das Lernen leichter und der schliesst dann auch besser ab, weil er vieles was ihm noch fehlt aus seinem gelernten Wissen ableiten und gewissermassen im Kopf frei nachkonstruieren kann.

In jedem Fall sollte eine Entscheidung mit der persönlichen Strategie und den persönlichen Wertvorstellungen in Einklang stehen. Etwas zu tun, was gegen seine Werte verstösst, macht eigentlich gar keinen Sinn, denn man würde die Arbeit mehr schlecht als recht ausführen. Etwas, was einem entgegengesetzt entspricht zu tun, einfach der Arbeit wegen, das führt selten zum Erfolg und ist schlussendlich kontraproduktiv weil es lähmt.

Um die richtigen Prioritäten zu setzen habe ich eine Methode entwickelt, die das Priorisieren von Aufgaben, Wünschen oder Plänen ein Leichtes macht. Anstatt eine Aufgabe nur mit einem Buchstaben A, B, C oder D zu priorisieren, berücksichtige ich bei der Priorisierung den erwarteten Erfolg sowie die Schwierigkeit, eine Aufgabe zu lösen.

Dadurch erkennt man sehr schnell, welche Aufgaben es sich wirklich lohnt, anzugehen. Und welche man sich lieber für später aufbehält oder grad ganz sein lässt.

Dazu erstelle ich auf einem Blatt Papier (oder auf dem Bildschirm) einen zweidimensionalen Raum mit zwei Geraden. Eine zeigt in die Horizontale, und eine in die Vertikale. Alle anstehenden Aufgaben lassen sich nun innerhalb dieses Raumes anordnen.

In der linken unteren Ecke ist das Nullsummenspiel. Hier sind Aufgaben positioniert, die nichts bringen, und ganz schwierig zu bewerkstelligen sind. Diese Aufgaben kennzeichne ich mit der Zahl Null.

Wer seine Aufgaben mit Hilfe dieser Grafik aufteilt, kann wesentlich besser priorisieren:

Rechts unten sind Aufgaben, die schwierig sind, aber auch viel bringen würden. Diese Aufgaben erhalten das "P", weil sie Postponed sind, also aufgeschoben werden.

In der oberen Ebene fängt es an konkreter und interessanter zu werden. Links oben sind nämlich die Aufgaben positioniert, die ein leichtes Spiel sind, dafür nicht so viel bringen. Solche Aufgaben kennzeichne ich mit dem Buchstaben "B".

Oben rechts dann schlussendlich sind Aufgaben des Typs "A", die sehr viel bringen, aber nicht sehr schwierig oder aufwändig sind. Diese Aufgaben sollten natürlich sofort erledigt werden.

Aufgaben des Typs "B" (einfach aber bringen nicht viel) können zwischendurch erledigt werden, wenn man mal keine Lust hat sich etwas intensiver mit etwas Bestimmten zu beschäftigen.

Wichtig zu verstehen ist, dass die Aufgaben der Typen "A" und "B" nicht alle gleich einfach oder rasch erledigt sein müssen. Vielmehr kommt es auf das Verhältnis zwischen Erlös und Aufwand an, unter der Berücksichtigung der aktuellen Möglichkeiten. Ist dieses Verhältnis gross zu gunsten des Erlöses, und die aktuelle Situation macht es einem möglich sich dieser Aufgabe anzunehmen, dann wird diese entsprechend hoch gewichtet und priorisiert.

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Über den Autor , Gründer und CEO von Langmeier Software GmbH
Urs Langmeier Urs Langmeier ist Gründer und CEO von Langmeier Software GmbH und damit verantwortlich für die strategische Weiterentwicklung der Langmeier Software-Lösungen.
 

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